12 techniques pour devenir un expert en remboursement de TVA

Fiscal

12 techniques pour devenir un expert en remboursement de TVA

  • En tant que société spécialisée en récupération de TVA, nous avons essayé de regrouper les questions les plus importantes à se poser pour soumettre une demande de remboursement de TVA dans un État membre de l'Union européenne. Vous trouverez ci dessous les 12 techniques à connaître pour devenir un expert en remboursement de TVA.

  • Qu’est ce que “La récupération de la TVA étrangère” ?

La récupération de la TVA étrangère est accessible pour les assujettis établis dans des pays de l’Union européenne mais également pour les entreprises établies dans des pays tiers (hors de l’union européenne) souhaitant récupérer leur TVA dans un pays membre.

Cette démarche est applicable sous réserve de respecter les modalités de la directive 2008/9/CE sachant que des conditions spécifiques sont appliquées pour chacun des pays membres de l’UE. Cette directive a été appliquée afin de faciliter les échanges et ainsi permettre aux entreprises d’engager plus de partenariats commerciaux avec des pays étrangers.

  • Quelles entreprises sont concernées par la récupération de TVA ?

Les conditions pour pouvoir obtenir un remboursement de sa TVA étrangère  sont les suivantes :

  • Il faut être une entreprise assujettie à la TVA dans un pays européen ou bien une entreprise assujettie à la TVA  établie hors de l’UE possédant des accords de réciprocité avec l’État membre où la demande est déposée.
    La société ne doit pas être établie dans le pays où les dépenses ont été effectuées.
    La société de doit pas avoir réalisé de livraisons de biens ou des prestations de services imposables dans le pays où la demande de remboursement est envoyée.

    Quels types de dépenses sont concernées par ce remboursement ?

    Cette question est la plus délicate car la réponse varie en fonction des pays de la demande. De manière générale, les dépenses déductibles doivent être nécessaires à la réalisation de l’activité économique. Cependant, il y a des exceptions dans certains pays. Par exemple vous pouvez récupérer la TVA française sur les dépenses de restauration, ce qui n’est pas le cas en Belgique. Il est donc important de déterminer la catégorie de vos frais professionnels pour connaître les règles de déductibilité. Voici un aperçu des différentes catégories de dépenses qui peuvent être concernées :

  1. Carburant

  2. Location de moyens de transport

  3. Dépenses relatives aux moyens de transport

  4. Péages routiers et taxes de circulation

  5. Frais de voyage, tels que les frais de taxi et les frais de transport en commun

  6. Hébergement

  7. Alimentation, boissons et services de restauration

  8. Droits d'entrée aux foires et expositions

  9. Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation

  10. Divers

  • Les numéros des catégories sont demandés dans le formulaire de demande de remboursement. Nous vous invitons à lire notre dossier spécial et  notre article consacrés à la TVA étrangère pour avoir plus d’informations à ce sujet.

  • Comment calculer les dépenses réalisées dans le cadre d’un remboursement de la TVA étrangère ?

  • La méthode de calcul est complexe puisqu’elle dépend du taux applicable à la catégorie de la dépense effectuée. Vous pouvez vous aider de notre étude de cas afin de réaliser un tableau récapitulatif de vos dépenses.

  • Quelles sont les différences entre une démarche d’un pays appartenant à l’UE et un pays hors de l’UE ?

La procédure des demandes de remboursement de TVA est différente si vous êtes une société établie dans l’Union européenne ou si vous êtes une société tierce. Les demandes de remboursement de TVA des sociétés UE sont définies par la 9e directive. Chaque société établit sa demande de remboursement par voie électronique via un guichet unique accessible sur le portail de leur administration fiscale. Cette dernière doit être déposée avant le 30 septembre de l’année N+1.

En ce qui concerne les sociétés tierces, les règles sont définies via la 13e directive. Les demandes doivent être transmises au service des impôts de l’État concerné avant le 30 juin de l’année N+1. Chaque État a un formalisme différent. Il n’y a pas de portail électronique commun comme pour la 9e directive. La commission européenne a mis en place des guides pratiques par État membre pour expliquer les procédures. Cependant, avant toute chose, vous devez en amont vérifier qu’il existe un accord de réciprocité entre votre pays d’origine et l’État membre où vous déposez la demande.

  • Quelle est la démarche à engager pour obtenir le remboursement de sa TVA rapidement ?

  • La demande est aujourd’hui entièrement dématérialisée pour les pays membres de l’UE grâce à la mise en place d’un guichet unique. De ce fait, l’entreprise peut directement adresser sa demande sur le portail du service de l’Administration Fiscale de son pays.

Par exemple, en France cette demande se fait via le formulaire n°3559-SD de la Direction Générale des Finances Publiques sur le site www.impots.gouv.fr, dans l’espace abonné de la rubrique >.

Il faudra bien sûr posséder en amont une adresse électronique et avoir accès à tous ses justificatifs numérisés.

Vous pouvez également consulter le document mis en place par la commission européenne concernant les démarches spécifiques de chacun des pays membres.

Pour les pays hors de l’UE, la demande se fera uniquement au format papier et l’envoi, par courriel, à l’adresse de l’Administration fiscale du pays où ont été effectuées les dépenses. Les démarches pour ces pays doivent obligatoirement être confiées à un représentant fiscal.

  • Quels justificatifs doit-on fournir à l’administration fiscale ?

  • Les justificatifs à présenter sont toutes les factures qui mentionnent la TVA payée, ou tous documents d’importations. Les documents sont à joindre par voie électronique lors de l’envoi de la demande. Le fichier joint ne doit pas dépasser 5 Mo. Si votre fichier dépasse la limite, vous devez fournir uniquement les factures avec les montants les plus importants. L’administration, reviendra vers vous si besoin, si elle souhaite l’ensemble des factures.

Les sociétés établies dans un pays tiers (hors de l’Union européenne) doivent joindre à sa demande les factures originales et également une attestation qui prouve sa qualité “d’assujetti” à la TVA dans son pays d’origine.

  • Quelle est l’adresse du service à qui adresser sa demande ?

Les sociétés établies dans l’Union européenne doivent exclusivement remplir la demande de remboursement via le portail électronique. Les sociétés tierces doivent le faire sous format papier et l’envoyer à l’adresse de l’Administration Fiscale en vigueur dans le pays où l’entreprise demandera le remboursement de TVA. L’adresse en France est la suivante : Service de Remboursement de la TVA, 10 rue du Centre, TSA 60015, 93465 - NOISY-LE-GRAND CEDEX

En ce qui concerne les autres pays membres vous pouvez vous référer au document établit par la commission européenne.

  • Peut-on faire appel à un tiers déclarant pour sous-traiter ces démarches ?

 

Oui, il est tout à fait possible de faire appel à un agent ou un représentant fiscal pour sous-traiter ces démarches administratives. Des professionnels qualifiés peuvent, par l’intermédiaire d’un mandat, prendre en charge l’ensemble de la demande :

  • Analyse des dépenses et évaluation du montant récupérable
    Vérification des justificatifs des dépenses
    Préparation et soumission du dossier
    Suivi du dossier avec l’administration locale

 

Pour que qui est des sociétés établies hors de l’Union européenne, il est d’ailleurs obligatoire de dédier un représentant fiscal pour assurer la prise en charge des formalités liées à la récupération de la TVA étrangère.

Ce service est proposé par ASD, pour plus d’informations vous pouvez consulter notre page dédiée ou nous contacter via notre formulaire de contact.

  • Quel est le processus de validation du dossier de récupération de TVA étrangère?

Les demandes de remboursements dans les différents états membres de l’UE répondent à une périodicité trimestrielle ou annuelle. Ce qui signifie que toute demande doit être réalisée à l’issue d’une période équivalente à trois mois ou à l’issue d’une année civile.

L’état concerné a ensuite 4 mois à compter de la réception du dossier pour avertir le requérant de sa décision. Cette période peut être prolongée de deux mois si d’autres documents sont nécessaires pour la validation du dossier.

  • A quel moment suis-je censé recevoir un remboursement de ma TVA étrangère ?

Cela peut varier selon le dossier soumis par l’entreprise mais en règle générale le délai pour obtenir son remboursement, après validation du dossier, est de 10 jours ouvrés. Si ce délai n’est pas respecté par l’Administration Fiscale, le requérant peut se voir attribuer des intérêts moratoires pour compenser ce retard.

  • Que se passe-t-il en cas de rejet du dossier ? quelles pourraient être les raisons ?

L’entreprise aura normalement reçu un avis de “rejet” du dossier. Il faudra alors examiner la raison de ce refus et soumettre à nouveau un dossier complet. Le courrier de l’administration indique toujours la raison du refus, voici quelques exemples :

  • Erreur de directive (6e, 9e, 13e)
    Date de la demande dépassée
    Facture libellée sous un autre nom ou une autre dénomination sociale
    Numéro de TVA non valide
    Facture ne mentionnant pas le taux de TVA et/ou le montant de la TVA
    Document d’importation non conforme

ASD peut bien sûr vous accompagner dans cette démarche et ainsi vous assurer la validation de votre dossier pour le remboursement de votre TVA étrangère.

Il est important de savoir qu’il existe des seuils de remboursement minimums correspondant à 400 euros pour une demande basée sur une période de 3 mois et de 50 euros pour une demande relatant une année civile. Si le dossier comporte des seuils en dessous de ces montants, il sera alors rejeté. (Ces montants peuvent différer en fonction des pays)

Vous avez maintenant toutes les informations importantes pour récupérer votre TVA étrangère. Si vous souhaitez faire appel à un tiers déclarant pour prendre en charge vos demandes de remboursement de TVA, contactez-nous, nous pouvons récupérer votre TVA dans les 28 pays membre de l’Union européenne.

récupération de tva étrangère FAQ

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Morgane Loffroy

Morgane Loffroy

Marketing Digital TVA

Après avoir réalisé cinq années d'études supérieures en Marketing et en Communication dont une spécialisation en Marketing Digital, j'ai rejoint l'équipe du service Marketing d'ASD Group pour consolider la stratégie digitale. Je travaille au quotidien avec le département compliance TVA pour mettre en lumière leur domaine d'expertise.

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