Chat GPT
Mistral
Claude
Perplexity
GrokНай-важното накратко:
- Системата KSeF е задължителна в Полша от 1 февруари 2026 г., но само за данъчнозадължени лица, установени на полска територия.
- Предприятията, които не са установени в Полша, не са засегнати от задължението, но могат да използват системата доброволно.
- Само електронните фактури в структуриран формат чрез KSeF се признават за съответстващи за предприятията, подлежащи на задължението.
- KSeF централизира издаването, получаването и архивирането на фактурите за 10 години, с автоматично предаване на документите.
През 2023 г. Полша реши да се присъедини към групата на държавите членки, които въвеждат задължително електронно фактуриране. В този контекст системата KSeF представлява значителна стъпка в данъчната цифровизация и контрола на ДДС в Полша.
Още през 2022 г. тя получи разрешение от Европейската комисия да въведе тази мярка с дерогация от европейските правила за ДДС. Това разрешение обаче предвижда важна граница: данъчнозадължените лица, които не са установени в Полша, са изключени от задължението.
Важно е да се отбележи, че полската система за електронно фактуриране работеше доброволно още от 2022 г. Предприятията можеха да я използват по желание преди да стане задължителна.
Електронното фактуриране, първоначално планирано за 2024 г., беше отложено поради необходими технически настройки. Системата KSeF стана задължителна окончателно на 1 февруари 2026 г., единствено за данъчнозадължените лица, установени в Полша. Предприятията, които не са установени там, не са засегнати от това задължение.
Тази промяна засяга пряко предприятията, които извършват дейност с ДДС в Полша, и изисква съответствие с полските данъчни задължения.
По същата тема:
Полша: Задължително електронно фактуриране от 2024 г.
Какво представлява KSeF?
KSeF е съкращение от Krajowy System e-Faktur. Това е националната система за електронно фактуриране, въведена в Полша.
В рамките на тази система всички данъчнозадължени лица, установени в Полша, трябва да издават фактурите си за продажби в структуриран електронен формат, съответстващ на техническите изисквания на KSeF. Това задължение се отнася изключително за сделките между данъчнозадължени лица по ДДС, т.е. операции B2B.
Това напълно съответства на правилата за електронно фактуриране B2B в Полша и на европейските практики за електронно фактуриране в Европа.
Важно е да се разграничат двата вида електронни фактури, предвидени от полското законодателство:
Структурирана електронна фактура KSeF
Тя се издава директно чрез системата KSeF и трябва стриктно да спазва формата и техническите критерии, определени от данъчната администрация. Само тази фактура отговаря на законовото задължение за предприятията, установени в Полша.
„Класическа“ електронна фактура
Това също е електронна фактура (PDF, EDI и др.), но форматът й остава свободен. Може да се генерира от всякакъв софтуер и по избраните от издателя условия. За разлика от фактурата KSeF, тя не отговаря на изискванията на задължителната структурирана система.
Само първият вид представлява законно призната електронна фактура KSeF в рамките на задължението.
| Вид фактура | Формат / Предаване | Отговаря на задължението KSeF |
|---|---|---|
| Структурирана фактура KSeF | Структуриран формат чрез KSeF | Да |
| Класическа електронна фактура | PDF, EDI, друг | Не |
| Хартиена фактура | Хартия | Не |
Какво е съдържанието и структурата на фактура KSeF?
Фактурите KSeF трябва да спазват много прецизен структуриран формат, базиран на XML схема, определена от полската данъчна администрация.
Този формат включва по-специално:
- Данни за доставчика (име, адрес, ДДС номер)
- Данни за клиента
- Уникален номер на фактура, присвоен от системата
- Дата на издаване и дата на доставка
- Подробности за редовете на фактурата:
- Описание на стоките/услугите
- Количества
- Единични цени
- Приложими ставки на ДДС
- Суми без ДДС, ДДС и с ДДС
| Елемент | Наличие в KSeF |
|---|---|
| Номер на фактура | Генериран от KSeF |
| Формат | Структуриран XML |
| Подпис | Не е задължителен |
| Валидиране | Автоматично от системата |
Какъв е жизненят цикъл на една фактура в KSeF?
Функционирането на KSeF се основава на добре дефиниран процес.
Ето основните стъпки:
- Създаване на фактурата в счетоводната система
- Конвертиране в структуриран формат KSeF (XML)
- Предаване към системата KSeF
- Валидация от данъчната администрация
- Присвояване на уникален идентификатор
- Автоматично предоставяне на получателя
Какви са целите на системата KSeF за полската данъчна администрация?
Системата KSeF не е само техническо изискване. Тя преследва няколко стратегически цели за полската данъчна администрация.
Сред основните:
- Намаляване на ДДС измамите
Благодарение на достъпа в реално време до данните за фактуриране администрацията може по-бързо да открива нередности. - Автоматизиран контрол на транзакциите
Тъй като фактурите са структурирани, те могат да бъдат анализирани автоматично чрез алгоритми. - Подобряване на събираемостта на данъците
По-добрата видимост позволява оптимизиране на контрола и приходите. - Опростяване на одитите
Данъчните проверки се улесняват благодарение на директния достъп до данните.
Какви са предимствата на системата KSeF в Полша?
Автоматично предаване на фактурите
Издателят не трябва да изпраща фактурата на получателя: тя се предава автоматично и е достъпна в профила на данъчнозадължения получател.
Централизирана база данни
KSeF не се ограничава само до инструмент за издаване на фактури: той представлява и истинска данъчна база данни.
Всеки потребител има онлайн достъп до:
- Всички издадени фактури за продажби чрез системата
- Всички фактури за покупки, получени чрез нея
Дългосрочно архивиране
Фактурите се съхраняват за период от 10 години, гарантирайки сигурно и съответстващо на нормативните изисквания архивиране.
Какви са предизвикателствата на системата KSeF в Полша?
Адаптиране на информационните системи
Предприятията трябва да адаптират своите вътрешни счетоводни системи, за да отговорят на техническите изисквания на KSeF.
Строг формат на фактурите
Само фактурите в структуриран формат, изпратени и приети от системата, се признават за валидни от администрацията.
Международно фактуриране
Задължението KSeF се прилага и за фактури, издадени на чуждестранни данъчнозадължени лица. Необходимо е да се договори начинът на предаване с тях.
| ✔ Предимства | ⚠ Предизвикателства |
|---|---|
| Автоматично предаване Фактурите се предават автоматично и са достъпни в профила на получателя. | IT адаптация Счетоводните системи трябва да се адаптират към техническите изисквания на KSeF. |
| Централизиран достъп Онлайн преглед на всички фактури за продажби и покупки чрез една база. | Структуриран формат Само фактурите, съответстващи на формата KSeF, са валидни. |
| Архивиране 10 години Фактурите се съхраняват автоматично в продължение на 10 години. | Международно фактуриране Необходимо е споразумение с чуждестранните партньори за начина на предаване. |
Какви са предвидените санкции при неспазване?
Предвидени са санкции за данъчнозадължените лица, установени в Полша, които не спазят задължението.
Въпреки това прилагането им е спряно до края на 2026 г..
Предприятията, които не са установени в Полша, не са засегнати от тези санкции.
Оптимизирайте управлението на ДДС в Полша с ASD Taxflow
Предвидете рисковете чрез одит на ДДС и анализ на вашите фактуриращи потоци. Възползвайте се от експертизата на специалистите от ASD Group, за да структурирате и обезпечите дейността си в Полша.
Засегнати ли са чуждестранните предприятия от задължението KSeF?
Не.
Член 106ga §2 т. 2 от полския ДДС кодекс изрично изключва данъчнозадължените лица, които не са установени в Полша, от задължението.
Европейското решение, разрешаващо дерогацията от Директива 2006/112/ЕО, уточнява също:
« С дерогация от член 218 от Директива 2006/112/ЕО, Полша е упълномощена да приема единствено фактури, издадени от данъчнозадължени лица, установени на полска територия, в електронна форма. »
Предприятията, които не са установени в Полша, могат да продължат да:
- Издават хартиени фактури
- Издават електронни фактури в свободен формат
Могат ли чуждестранните предприятия да използват KSeF доброволно?
Да.
Въпреки че не са задължени, предприятията, които не са установени в Полша, имат възможност да използват системата доброволно.
Това им позволява:
- Да издават фактурите си за продажби чрез KSeF
- Да получават местни фактури за покупки директно в системата
Това е стратегически избор, оставен на чуждестранното данъчнозадължено лице, а не нормативно задължение.
| Статус на предприятието | Задължение за издаване чрез KSeF | Възможност за доброволно използване |
|---|---|---|
| Данъчнозадължено лице, установено в Полша | Да (задължително) | — |
| Данъчнозадължено лице, неустановено в Полша | Не (изключено) | Да (възможно) |
| Данъчнозадължено лице, неустановено, но с постоянен обект в Полша | Да, ако постоянен обект участва | — |
Какви са добрите практики за съответствие със системата KSeF?
За да се подготвят ефективно за задължението KSeF, предприятията могат да следват няколко препоръки:
| Стратегическа ос | Препоръчани действия |
|---|---|
| Предвиждане на техническите промени | – Одит на съществуващите системи – Идентифициране на несъответствия |
| Тестване на системата | – Използване на тестовата среда на KSeF – Валидиране на фактурните потоци Обучение на екипите | – Повишаване на осведоме |
| Обучение на екипите | – Повишаване на осведомеността на счетоводните отдели – Обучение за новите процеси |
| Сътрудничество с експерти като ASD Group в Полша | – Данъчно съдействие – Поддръжка |
В контекста на въвеждането на системата KSeF в Полша, ASD Group ви подпомага при спазването на изискванията за електронно фактуриране и ДДС в Полша. Благодарение на нашия опит в европейското данъчно облагане и нашите дигитални решения можете да обезпечите дейността си и да улесните развитието си в Полша.
Осигурете съответствието си с ДДС в Полша
Предвидете рисковете чрез одит на ДДС и анализ на вашите фактуриращи потоци. Възползвайте се от експертизата на специалистите от ASD Group, за да структурирате и обезпечите дейността си в Полша.
Източници:
- Член 218 от Директива 2006/112/ЕО (pdf на френски)
- 106ga §2 т. 2 от полския ДДС кодекс (на полски)
- ksef.podatki.gov.pl (на полски)
FAQ KSeF: често задавани въпроси за електронното фактуриране в Полша
Задължителна ли е системата KSeF в Полша?
Да, системата KSeF е задължителна от 1 февруари 2026 г. за всички компании, установени в Полша, които извършват B2B транзакции.
Трябва ли чуждестранните компании да използват KSeF?
Не, компаниите, които не са установени в Полша, не са задължени, но могат да използват системата доброволно.
Какъв е форматът на фактурата KSeF?
Фактурите трябва да бъдат издавани в структуриран XML формат съгласно техническите изисквания на полската данъчна администрация.
Възможно ли е изпращане на фактура в PDF формат в Полша?
Да, но само за компании, които не подлежат на задължението KSeF. Установените в Полша компании трябва да използват системата KSeF.
Колко време се съхраняват фактурите?
Фактурите се архивират автоматично за 10 години в системата KSeF.
Фактурата KSeF валидна ли е веднага след издаване?
Не. Фактурата трябва да бъде изпратена към системата KSeF и валидирана от данъчната администрация, преди да се счита за официално издадена.
Какво се случва, ако фактура бъде отхвърлена от KSeF?
В случай на отхвърляне фактурата не е валидна. Тя трябва да бъде коригирана и изпратена отново до валидиране.
Как получателите получават фактура чрез KSeF?
Фактурите са достъпни директно в системата KSeF. Получателят получава известие и може да прегледа или изтегли фактурата от платформата.
KSeF приложим ли е само за ДДС регистрирани фирми?
Да, системата се прилага за B2B транзакции между ДДС регистрирани лица, установени в Полша.
Съвместим ли е KSeF със съществуващи счетоводни системи?
Да, но е необходима адаптация. Софтуерът трябва да може да генерира фактури в съвместим XML формат и да комуникира с платформата KSeF.
Работи ли KSeF в реално време?
Да, фактурите се изпращат и валидират почти в реално време, което позволява по-добър данъчен контрол и по-голяма проследимост.
Международните фактури обхванати ли са от KSeF?
Международните транзакции могат да бъдат засегнати от гледна точка на полското предприятие, но условията зависят от статута на страните и мястото им на установяване.
Noémie Almot
Community Manager и Редактор
Ноеми е специализиран редактор в ASD Group. Тя създава и управлява блог статии, както и новини на нашите уебсайтове, с акцент върху ДДС, международните данъци, митническите операции, социалните регулации и международната търговия. С ясния и образователен си стил на писане, тя прави сложните и технически теми лесно разбираеми и релевантни за бизнеса.
