Polsko: Vše o elektronické fakturaci KSeF v roce 2026

V roce 2023 se Polsko rozhodlo zařadit mezi členské státy zavádějící povinnou elektronickou fakturaci. V tomto kontextu představuje systém KSeF významnou etapu digitalizace daní a kontroly DPH v Polsku.

Již v roce 2022 získalo Polsko souhlas Evropské komise s zavedením tohoto systému s výjimkou z evropských pravidel DPH. Tento souhlas však obsahuje významnou výhradu: plátci DPH neusazení v Polsku jsou z povinnosti vyloučeni.

Je třeba zdůraznit, že polský systém elektronické fakturace fungoval již od roku 2022 na dobrovolné bázi. Podniky jej tedy mohly používat volitelně ještě před jeho povinností.

Elektronická fakturace původně plánovaná na rok 2024 byla odložena, zejména kvůli nutným technickým úpravám. Systém KSeF se stal povinným 1. února 2026, a to výhradně pro plátce DPH usazené v Polsku. Podniky neusazené v Polsku touto povinností nejsou dotčeny.

Tato změna se přímo týká podniků provozujících DPH v Polsku a vyžaduje soulad s polskými daňovými povinnostmi.

Na stejné téma:
Polsko: Povinná elektronická fakturace od roku 2024

Co je KSeF?

KSeF je zkratka pro Krajowy System e-Faktur. Jedná se o národní systém elektronické fakturace zavedený v Polsku.

V rámci tohoto systému musí všichni plátci DPH usazení v Polsku vystavovat faktury za prodej v strukturovaném elektronickém formátu v souladu s technickými požadavky systému KSeF. Tato povinnost se týká výhradně transakcí mezi plátci DPH, tedy operací B2B.

To plně zapadá do pravidel elektronické fakturace B2B v Polsku a do evropských postupů elektronické fakturace v Evropě.

Je důležité rozlišovat dva typy elektronických faktur podle polské legislativy:

Strukturovaná elektronická faktura KSeF

Je vystavována přímo prostřednictvím systému KSeF a musí striktně dodržovat formát a technické požadavky stanovené daňovou správou. Pouze tato faktura splňuje zákonnou povinnost pro podniky usazené v Polsku.

„Klasická“ elektronická faktura

Jedná se rovněž o fakturu vystavenou v elektronickém formátu (PDF, EDI atd.), avšak její formát zůstává volný. Lze ji generovat z libovolného softwaru podle podmínek emitenta. Na rozdíl od faktury KSeF nesplňuje požadavky povinného strukturovaného systému.

Pouze první typ představuje elektronickou fakturu KSeF, která je právně uznána v rámci povinnosti.

Typ faktury	Formát / Přenos	Splňuje povinnost KSeF
Strukturovaná faktura KSeF	Strukturovaný formát prostřednictvím KSeF	Ano
Klasická elektronická faktura	PDF, EDI, jiný	Ne
Papírová faktura	Papír	Ne

Jaký je obsah a struktura faktury KSeF?

Faktury KSeF musí dodržovat velmi přesný strukturovaný formát založený na schématu XML definovaném polskou daňovou správou.

Tento formát zahrnuje zejména:

• Údaje dodavatele (název, adresa, DIČ)
• Údaje odběratele
• Jedinečné číslo faktury přidělené systémem
• Datum vystavení a datum dodání
• Detail řádků faktury:
  • Popis zboží/služeb
  • Množství
  • Jednotkové ceny
• Použité sazby DPH
• Částky bez DPH, DPH a včetně DPH

Prvek	Přítomnost v KSeF
Číslo faktury	Generováno systémem KSeF
Formát	Strukturované XML
Podpis	Není povinný
Validace	Automatická systémem

Jaký je životní cyklus faktury v KSeF?

Funkce systému KSeF je založena na jasně definovaném procesu.

Hlavní kroky jsou následující:

1. Vytvoření faktury v účetním systému
2. Převod do strukturovaného formátu KSeF (XML)
3. Přenos do systému KSeF
4. Validace daňovou správou
5. Přidělení jedinečného identifikátoru
6. Automatické zpřístupnění příjemci

Jaké jsou cíle systému KSeF pro polskou daňovou správu?

Systém KSeF není pouze technickou povinností. Sleduje několik strategických cílů pro polskou daňovou správu.

Mezi hlavní patří:

• Omezení podvodů na DPH
  Díky přístupu k údajům o fakturách v reálném čase může správa rychleji odhalovat nesrovnalosti.
• Automatizovaná kontrola transakcí
  Protože jsou faktury strukturované, mohou být automaticky analyzovány pomocí algoritmů.
• Zlepšení výběru daní
  Lepší přehled umožňuje optimalizovat kontroly i daňové příjmy.
• Zjednodušení auditů
  Daňové kontroly jsou usnadněny díky přímému přístupu k datům.

Jaké jsou výhody systému KSeF v Polsku?

Automatický přenos faktur

Vystavitel nemusí fakturu odesílat příjemci: je automaticky přenesena a dostupná v prostoru příjemce plátce DPH.

Centralizovaná databáze

KSeF není pouze nástrojem pro vystavování faktur, ale představuje také skutečnou daňovou databázi.

Každý uživatel má online přístup k:

• Všem fakturám za prodej vystaveným prostřednictvím systému
• Všem přijatým fakturám za nákup prostřednictvím systému

Dlouhodobá archivace

Faktury jsou uchovávány po dobu 10 let, což zajišťuje bezpečné a legislativně souladné archivování.

Jaké jsou výzvy systému KSeF v Polsku?

Přizpůsobení informačních systémů

Podniky musí přizpůsobit své interní účetní systémy technickým požadavkům KSeF.

Striktní formát faktur

Pouze faktury ve strukturovaném formátu, odeslané a přijaté systémem, jsou daňovou správou uznány jako platné.

Mezinárodní fakturace

Povinnost KSeF se vztahuje rovněž na faktury vystavené zahraničním plátcům. S nimi je nutné dohodnout způsob předávání.

✔ Výhody	⚠ Výzvy
Automatický přenos Faktury jsou automaticky přenášeny a dostupné v prostoru příjemce.	IT přizpůsobení Účetní systémy musí být přizpůsobeny technickým požadavkům KSeF.
Centralizovaný přístup Online nahlížení do všech faktur za prodej i nákup z jediné databáze.	Strukturovaný formát Platné jsou pouze faktury vyhovující formátu KSeF.
Archivace 10 let Faktury jsou automaticky uchovávány po dobu 10 let.	Mezinárodní fakturace Nutná dohoda se zahraničními partnery o způsobu předávání.

Jaké sankce hrozí v případě nedodržení povinnosti?

Pro plátce DPH usazené v Polsku, kteří by povinnost nedodrželi, jsou stanoveny sankce.

nicméně jejich uplatňování je pozastaveno do konce roku 2026.

Podniky neusazené v Polsku se těchto sankcí netýkají.

Týká se povinnost KSeF zahraničních podniků?

Ne.

Článek 106ga §2 bod 2 polského zákona o DPH výslovně vylučuje plátce DPH neusazené v Polsku z povinnosti.

Evropské rozhodnutí povolující výjimku z direktivy 2006/112/ES rovněž uvádí:

„S výjimkou z článku 218 směrnice 2006/112/ES je Polsko oprávněno přijímat pouze elektronické faktury vystavené plátci DPH usazenými na polském území.“

Podniky neusazené v Polsku mohou nadále:

• Vystavovat papírové faktury
• Vystavovat elektronické faktury ve volném formátu

Mohou zahraniční podniky používat KSeF dobrovolně?

Ano.

I když nejsou povinností vázány, podniky neusazené v Polsku mají možnost systém používat dobrovolně.

To jim umožňuje:

• Vystavovat faktury za prodej prostřednictvím KSeF
• Přijímat místní faktury za nákup přímo v systému

Jedná se o strategickou volbu zahraničního plátce DPH, nikoli o regulační povinnost.

Situace podniku	Povinnost vystavovat přes KSeF	Možnost dobrovolného používání
Plátce usazený v Polsku	Ano (povinné)	—
Plátce neusazený v Polsku	Ne (vyloučeno)	Ano (možné)
Plátce neusazený s stálou provozovnou v Polsku	Ano, pokud se zapojí stálá provozovna	—

Jaké jsou osvědčené postupy pro splnění požadavků systému KSeF?

Pro efektivní přípravu na povinnost KSeF mohou společnosti postupovat podle několika doporučení:

Strategická oblast	Doporučené kroky
Předvídání technických změn	– Audit stávajících systémů – dentifikace nedostatků
Testování systému	– Využití testovacího prostředí KSeF – Validace fakturačních toků
Školení týmů	– Zvyšování povědomí účetních oddělení – Školení nových procesů
Spolupráce s odborníky, jako je ASD Group v Polsku	– Daňové poradenství – Podpora

V rámci zavádění systému KSeF v Polsku vás ASD Group podporuje při plnění povinností v oblasti elektronické fakturace a DPH v Polsku. Díky našim odborným znalostem v oblasti evropského daňového práva a našim digitálním řešením můžete zabezpečit své operace a usnadnit rozvoj svého podnikání v Polsku.

Zdroje:

• Článek 218 směrnice 2006/112/ES (pdf ve francouzštině)
• 106ga §2 bod 2 polského zákona o DPH (v polštině)
• ksef.podatki.gov.pl (v polštině)

FAQ KSeF: často kladené otázky k elektronické fakturaci v Polsku

---