Polen: Alles wat u moet weten over de elektronische facturatie KSeF in 2026

In 2023 besloot Polen zich aan te sluiten bij de groep lidstaten die elektronische facturatie verplicht stellen. In dit kader vormt het KSeF-systeem een belangrijke stap in de fiscale digitalisering en de BTW-controle in Polen.

Reeds in 2022 had Polen toestemming gekregen van de Europese Commissie om dit systeem in te voeren, met een afwijking van de Europese BTW-regels. Deze toestemming bevat echter een belangrijke beperking: belastingplichtigen die niet in Polen zijn gevestigd, zijn uitgesloten van de verplichting.

Het is belangrijk op te merken dat het Poolse systeem voor elektronische facturatie reeds sinds 2022 op vrijwillige basis functioneerde. Bedrijven konden het dus optioneel gebruiken voordat het verplicht werd.

De elektronische facturatie, die oorspronkelijk was gepland voor 2024, is uitgesteld, onder meer vanwege noodzakelijke technische aanpassingen. Het KSeF-systeem is uiteindelijk 1 februari 2026 verplicht geworden, uitsluitend voor belastingplichtigen die in Polen zijn gevestigd. Bedrijven die niet in Polen zijn gevestigd, vallen niet onder deze verplichting.

Deze ontwikkeling heeft rechtstreeks betrekking op bedrijven die in Polen BTW-plichtig zijn en vereist naleving van de Poolse fiscale verplichtingen.

Over hetzelfde onderwerp:
Polen: Verplichte elektronische facturatie vanaf 2024

Wat is KSeF?

KSeF is de afkorting van Krajowy System e-Faktur. Het betreft het nationale systeem voor elektronische facturatie dat in Polen is ingevoerd.

In het kader van dit systeem moeten alle in Polen gevestigde belastingplichtigen hun verkoopfacturen uitreiken in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan de technische eisen van het KSeF-systeem. Deze verplichting geldt uitsluitend voor transacties tussen BTW-plichtigen, met andere woorden voor B2B-transacties.

Dit past volledig binnen de regels van elektronische B2B-facturatie in Polen en de Europese praktijken van elektronische facturatie in Europa.

Het is belangrijk om twee soorten elektronische facturen te onderscheiden die in de Poolse regelgeving zijn voorzien:

De gestructureerde KSeF-elektronische factuur

Deze wordt rechtstreeks via het KSeF-systeem uitgereikt en moet strikt voldoen aan het formaat en de technische criteria die door de belastingdienst zijn vastgelegd. Alleen deze factuur voldoet aan de wettelijke verplichting voor in Polen gevestigde bedrijven.

De « klassieke » elektronische factuur

Dit betreft eveneens een factuur die in elektronisch formaat (PDF, EDI, enz.) wordt uitgereikt, maar het formaat blijft vrij. Ze kan worden gegenereerd vanuit elke software en volgens de modaliteiten gekozen door de uitgever. In tegenstelling tot de KSeF-factuur voldoet zij niet aan de eisen van het verplichte gestructureerde systeem.

Alleen de eerste vormt een wettelijk erkende KSeF-elektronische factuur in het kader van de verplichting.

Type factuur	Formaat / Doorgifte	Voldoet aan de KSeF-verplichting
Gestructureerde KSeF-factuur	Gestructureerd formaat via KSeF	Ja
Klassieke elektronische factuur	PDF, EDI, andere	Nee
Papieren factuur	Papier	Nee

Wat is de inhoud en structuur van een KSeF-factuur?

KSeF-facturen moeten een zeer precies gestructureerd formaat respecteren, gebaseerd op een XML-schema dat is vastgelegd door de Poolse belastingdienst.

Dit formaat omvat onder meer:

• Gegevens van de leverancier (naam, adres, BTW-nummer)
• Gegevens van de klant
• Uniek factuurnummer toegekend door het systeem
• Datum van uitreiking en leveringsdatum
• Detail van de factuurregels:
  • Beschrijving van de goederen/diensten
  • Hoeveelheden
  • Eenheidsprijzen
• Toegepaste BTW-tarieven
• Bedragen exclusief BTW, BTW en inclusief BTW

Element	Aanwezigheid in KSeF
Factuurnummer	Gegenereerd door KSeF
Formaat	Gestructureerde XML
Handtekening	Niet verplicht
Validatie	Automatisch door het systeem

Wat is de levenscyclus van een factuur in KSeF?

De werking van KSeF berust op een goed gedefinieerd proces.

Hieronder de belangrijkste stappen:

1. Creatie van de factuur in het boekhoudsysteem
2. Conversie naar gestructureerd KSeF-formaat (XML)
3. Doorgifte aan het KSeF-systeem
4. Validatie door de belastingdienst
5. Toekenning van een uniek identificatienummer
6. Automatische terbeschikkingstelling aan de ontvanger

Wat zijn de doelstellingen van het KSeF-systeem voor de Poolse belastingdienst?

Het KSeF-systeem is niet alleen een technische verplichting. Het heeft verschillende strategische doelstellingen voor de Poolse belastingdienst.

Belangrijkste doelen:

• Vermindering van btw-fraude
  Dankzij realtime toegang tot factuurgegevens kan de administratie sneller afwijkingen opsporen.
• Geautomatiseerde controle van transacties
  Omdat facturen gestructureerd zijn, kunnen ze automatisch door algoritmen worden geanalyseerd.
• Verbetering van de belastinginning
  Betere zichtbaarheid maakt het mogelijk controles en belastinginkomsten te optimaliseren.
• Vereenvoudiging van audits
  Belastingcontroles worden vergemakkelijkt dankzij directe toegang tot gegevens.

Wat zijn de voordelen van het KSeF-systeem in Polen?

Automatische doorgifte van facturen

De uitgever hoeft de factuur niet zelf naar de ontvanger te sturen: ze wordt automatisch doorgestuurd en toegankelijk gemaakt in de ruimte van de BTW-plichtige ontvanger.

Gecentraliseerde database

KSeF beperkt zich niet tot een eenvoudig factuuruitgavesysteem: het vormt tevens een echte fiscale database.

Elke gebruiker heeft online toegang tot:

• Alle verkoopfacturen die via het systeem zijn uitgereikt
• Alle inkoopfacturen die via het systeem zijn ontvangen

Langdurige archivering

De facturen worden 10 jaar bewaard, wat een veilige en regelconforme archivering garandeert.

Wat zijn de uitdagingen van het KSeF-systeem in Polen?

Aanpassing van de IT-systemen

Bedrijven moeten hun interne boekhoudsystemen aanpassen om te voldoen aan de technische eisen van KSeF.

Strikt factuurformaat

Alleen facturen in gestructureerd formaat die door het systeem zijn verzonden en geaccepteerd, worden door de belastingdienst als geldig erkend.

Internationale facturatie

De KSeF-verplichting geldt ook voor facturen die aan buitenlandse belastingplichtigen worden uitgereikt. Met hen moet de wijze van doorgifte worden afgesproken.

✔ Voordelen	⚠ Uitdagingen
Automatische doorgifte Facturen worden automatisch doorgestuurd en toegankelijk gemaakt in de ruimte van de ontvanger.	IT-aanpassing Boekhoudsystemen moeten worden aangepast aan de technische eisen van KSeF.
Gecentraliseerde toegang Online raadpleging van alle verkoop- en inkoopfacturen via één database.	Gestructureerd formaat Alleen facturen die voldoen aan het KSeF-formaat zijn geldig.
10 jaar archivering Facturen worden automatisch 10 jaar bewaard.	Internationale facturatie Overeenkomst met buitenlandse partners over de wijze van doorgifte is noodzakelijk.

Welke sancties zijn voorzien bij niet-naleving?

Er zijn sancties voorzien voor in Polen gevestigde belastingplichtigen die de verplichting niet naleven.

De toepassing ervan is evenwel opgeschort tot eind 2026.

Bedrijven die niet in Polen zijn gevestigd, vallen niet onder deze sancties.

Zijn buitenlandse bedrijven onderworpen aan de KSeF-verplichting?

Nee.

Artikel 106ga §2 punt 2 van de Poolse BTW-wet sluit belastingplichtigen die niet in Polen zijn gevestigd expliciet uit van de verplichting.

De Europese beslissing die de afwijking van richtlijn 2006/112/EG toestaat, preciseert eveneens:

« Met afwijking van artikel 218 van richtlijn 2006/112/EG is Polen gemachtigd om uitsluitend facturen te aanvaarden die zijn uitgereikt door op Pools grondgebied gevestigde belastingplichtigen in elektronische vorm. »

Bedrijven die niet in Polen zijn gevestigd, kunnen blijven:

• Papieren facturen uitreiken
• Elektronische facturen in vrij formaat uitreiken

Kunnen buitenlandse bedrijven KSeF vrijwillig gebruiken?

Ja.

Ook al zijn ze niet aan de verplichting onderworpen, hebben bedrijven die niet in Polen zijn gevestigd de mogelijkheid om het systeem vrijwillig te gebruiken.

Dit stelt hen in staat om:

• Hun verkoopfacturen via KSeF uit te reiken
• Lokale inkoopfacturen rechtstreeks in het systeem te ontvangen

Het betreft een strategische keuze voor de buitenlandse belastingplichtige, en geen wettelijke verplichting.

Situatie van het bedrijf	Verplichting om via KSeF uit te reiken	Mogelijkheid tot vrijwillig gebruik
In Polen gevestigde belastingplichtige	Ja (verplicht)	—
Niet in Polen gevestigde belastingplichtige	Nee (uitgesloten)	Ja (mogelijk)
Niet in Polen gevestigde belastingplichtige met een vaste inrichting in Polen	Ja indien vaste inrichting betrokken is	—

Wat zijn de beste praktijken om te voldoen aan het KSeF-systeem?

Om zich effectief voor te bereiden op de KSeF-verplichting, kunnen bedrijven verschillende aanbevelingen volgen:

Strategische as	Aanbevolen acties
Technische ontwikkelingen anticiperen	– Audit van bestaande systemen – Identificatie van hiaten
Het systeem testen	– Gebruik van de KSeF-testomgeving – Validatie van facturatiestromen
Teams opleiden	– Bewustmaking van boekhoudafdelingen – Opleiding in nieuwe processen
Samenwerken met experts zoals ASD Group in Polen	– Fiscale begeleiding – Ondersteuning

In het kader van de invoering van het KSeF-systeem in Polen ondersteunt ASD Group u bij het naleven van de verplichtingen inzake elektronische facturatie en btw in Polen. Dankzij onze expertise in Europese fiscaliteit en onze digitale oplossingen kunt u uw activiteiten beveiligen en uw ontwikkeling in Polen vergemakkelijken.

Bronnen:

• Artikel 218 van richtlijn 2006/112/EG (pdf in het Frans)
• 106ga §2 punt 2 van de Poolse BTW-wet (in het Pools)
• ksef.podatki.gov.pl (in het Pools)

FAQ KSeF: veelgestelde vragen over elektronische facturatie in Polen

---