Das Wichtigste in Kürze:

  • Das KSeF-System ist in Polen ab dem 1. Februar 2026 verpflichtend, jedoch ausschließlich für im Inland ansässige Steuerpflichtige.
  • Nicht in Polen ansässige Unternehmen sind von der Verpflichtung nicht betroffen, können das System jedoch freiwillig nutzen.
  • Nur strukturierte elektronische Rechnungen über KSeF werden für verpflichtete Unternehmen als konform anerkannt.
  • KSeF zentralisiert die Ausstellung, den Empfang und die Archivierung von Rechnungen über 10 Jahre hinweg mit automatischer Weiterleitung der Dokumente.

Im Jahr 2023 hat sich Polen der Gruppe der Mitgliedstaaten angeschlossen, die die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend machen. In diesem Zusammenhang stellt das KSeF-System eine wesentliche Weiterentwicklung der steuerlichen Digitalisierung und der MwSt-Kontrolle in Polen dar.

Bereits 2022 hatte Polen von der Europäischen Kommission die Genehmigung erhalten, dieses System abweichend von den europäischen MwSt-Regeln einzuführen. Diese Genehmigung enthält jedoch eine wichtige Einschränkung: Nicht in Polen ansässige Steuerpflichtige sind von der Verpflichtung ausgenommen.

Es ist hervorzuheben, dass das polnische System der elektronischen Rechnungsstellung bereits seit 2022 auf freiwilliger Basis funktionierte. Unternehmen konnten es also optional nutzen, bevor es verpflichtend wurde.

Die ursprünglich für 2024 geplante elektronische Rechnungsstellung wurde verschoben, insbesondere aufgrund notwendiger technischer Anpassungen. Das KSeF-System ist schließlich am 1. Februar 2026 verpflichtend geworden – ausschließlich für in Polen ansässige Steuerpflichtige. Nicht ansässige Unternehmen sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.

Diese Entwicklung betrifft unmittelbar Unternehmen, die in Polen MwSt-pflichtig tätig sind, und erfordert die Einhaltung der polnischen steuerlichen Pflichten.

Zum gleichen Thema:
Polen: Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ab 2024

Was ist KSeF?

KSeF steht für Krajowy System e-Faktur. Es handelt sich um das nationale System der elektronischen Rechnungsstellung in Polen.

Im Rahmen dieses Systems müssen alle in Polen ansässigen Steuerpflichtigen ihre Verkaufsrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, das den technischen Anforderungen des KSeF-Systems entspricht. Diese Verpflichtung betrifft ausschließlich Transaktionen zwischen MwSt-Pflichtigen, also B2B-Geschäfte.

Dies fügt sich nahtlos in die Regeln der polnischen B2B-Elektronischen Rechnungsstellung und die europäischen Praktiken der elektronischen Rechnungsstellung in Europa ein.

Es ist wichtig, zwei Arten elektronischer Rechnungen zu unterscheiden, die die polnische Regelung vorsieht:

Die strukturierte KSeF-Elektronische Rechnung

Sie wird direkt über das KSeF-System ausgestellt und muss streng das Format und die technischen Kriterien der Finanzverwaltung einhalten. Nur diese Rechnung erfüllt die gesetzliche Verpflichtung für in Polen ansässige Unternehmen.

Die „klassische“ elektronische Rechnung

Dabei handelt es sich ebenfalls um eine elektronische Rechnung (PDF, EDI etc.), jedoch bleibt ihr Format frei wählbar. Sie kann mit beliebiger Software und nach den vom Aussteller gewählten Modalitäten erstellt werden. Im Gegensatz zur KSeF-Rechnung erfüllt sie nicht die Anforderungen des verpflichtenden strukturierten Systems.

Nur die erste Variante stellt eine gesetzlich anerkannte KSeF-Elektronische Rechnung im Rahmen der Verpflichtung dar.

RechnungstypFormat / ÜbermittlungErfüllt die KSeF-Pflicht
Strukturierte KSeF-RechnungStrukturiertes Format via KSeFJa
Klassische elektronische RechnungPDF, EDI, sonstigesNein
PapierrechnungPapierNein

Welchen Inhalt und welche Struktur hat eine KSeF-Rechnung?

KSeF-Rechnungen müssen ein sehr präzises strukturiertes Format einhalten, das auf einem von der polnischen Finanzverwaltung definierten XML-Schema basiert.

Dieses Format umfasst insbesondere:

  • Daten des Lieferanten (Name, Adresse, MwSt-Nummer)
  • Daten des Kunden
  • Eindeutige Rechnungsnummer, die vom System vergeben wird
  • Ausstellungs- und Lieferdatum
  • Einzelheiten der Rechnungspositionen:
    • Beschreibung der Waren/Dienstleistungen
    • Mengen
    • Einzelpreise
  • Anwendbare MwSt-Sätze
  • Nettobeträge, MwSt und Bruttobeträge
👉 Wichtige Besonderheit
Die Rechnungsnummer wird nicht mehr vom Unternehmen vergeben, sondern nach der Validierung direkt vom KSeF-System selbst erzeugt.
ElementVorhanden im KSeF
RechnungsnummerVom KSeF generiert
FormatStrukturierte XML
SignaturNicht verpflichtend
ValidierungAutomatisch durch das System

Wie sieht der Lebenszyklus einer Rechnung in KSeF aus?

Die Funktionsweise von KSeF basiert auf einem klar definierten Prozess.

Hier die wichtigsten Schritte:

  1. Erstellung der Rechnung im Buchhaltungssystem
  2. Umwandlung in das strukturierte KSeF-Format (XML)
  3. Übermittlung an das KSeF-System
  4. Validierung durch die Finanzverwaltung
  5. Vergabe einer eindeutigen Kennung
  6. Automatische Bereitstellung für den Empfänger
Wie funktioniert das nationale System der elektronischen Rechnungsstellung KSeF in Polen?
📌 Wichtiger Hinweis
Eine Rechnung gilt erst nach der Validierung durch das KSeF-System als ausgestellt.

Welche Ziele verfolgt das KSeF-System für die polnische Steuerverwaltung?

Das KSeF-System ist nicht nur eine technische Verpflichtung. Es verfolgt mehrere strategische Ziele für die polnische Steuerverwaltung.

Zu den wichtigsten gehören:

  • Reduzierung des Mehrwertsteuerbetrugs
    Dank des Echtzeitzugangs zu Rechnungsdaten kann die Verwaltung Unregelmäßigkeiten schneller erkennen.
  • Automatisierte Kontrolle von Transaktionen
    Da die Rechnungen strukturiert sind, können sie automatisch durch Algorithmen analysiert werden.
  • Verbesserung der Steuereinnahmen
    Eine bessere Transparenz ermöglicht eine Optimierung der Kontrollen und der Steuereinnahmen.
  • Vereinfachung von Prüfungen
    Steuerprüfungen werden durch den direkten Zugriff auf Daten erleichtert.

Welche Vorteile bietet das KSeF-System in Polen?

Automatische Rechnungsübermittlung

Der Aussteller muss die Rechnung nicht selbst versenden: Sie wird automatisch übermittelt und ist im Portal des empfangenden Steuerpflichtigen abrufbar.

Zentralisierte Datenbank

KSeF ist nicht nur ein Tool zur Rechnungserstellung, sondern bildet auch eine echte steuerliche Datenbank.

Jeder Nutzer hat Online-Zugriff auf:

  • Alle über das System ausgestellten Verkaufsrechnungen
  • Alle über das System empfangenen Einkaufsrechnungen

Langfristige Archivierung

Die Rechnungen werden 10 Jahre lang aufbewahrt, was eine sichere und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Archivierung gewährleistet.

Welche Herausforderungen stellt das KSeF-System in Polen dar?

Anpassung der IT-Systeme

Unternehmen müssen ihre internen Buchhaltungssysteme an die technischen Anforderungen von KSeF anpassen.

Strenges Rechnungsformat

Nur strukturierte Rechnungen, die vom System gesendet und akzeptiert werden, werden von der Finanzverwaltung als gültig anerkannt.

Internationale Rechnungsstellung

Die KSeF-Pflicht gilt auch für Rechnungen an ausländische Steuerpflichtige. Mit diesen muss die Übermittlungsart vereinbart werden.

✔ Vorteile⚠ Herausforderungen
Automatische Übermittlung
Die Rechnungen werden automatisch übermittelt und sind im Portal des Empfängers abrufbar.		IT-Anpassung
Die Buchhaltungssysteme müssen an die technischen Anforderungen von KSeF angepasst werden.
Zentraler Zugriff
Online-Einsicht in alle Verkaufs- und Einkaufsrechnungen über eine zentrale Datenbank.		Strukturiertes Format
Nur Rechnungen im KSeF-Format sind gültig.
10-jährige Archivierung
Die Rechnungen werden automatisch 10 Jahre lang aufbewahrt.		Internationale Rechnungsstellung
Notwendige Vereinbarung mit ausländischen Partnern über die Übermittlungsart.

Welche Sanktionen sind bei Nichteinhaltung vorgesehen?

Für in Polen ansässige Steuerpflichtige, die die Verpflichtung nicht einhalten, sind Sanktionen vorgesehen.

Allerdings ist deren Anwendung bis Ende 2026 ausgesetzt.

Nicht ansässige Unternehmen sind von diesen Sanktionen nicht betroffen.

ASD Taxflow Screenshot Magnifying Glass
ENTDECKEN SIE ASD TAXFLOW

Optimieren Sie Ihr Umsatzsteuer-Management in Polen mit ASD Taxflow

Die Verwaltung der Umsatzsteuer in Polen kann schnell komplex werden, insbesondere mit der Einführung des KSeF-Systems und der Verschärfung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Mit ASD Taxflow können Sie Ihre steuerlichen Prozesse vereinfachen und Ihre Compliance sicherstellen.

Sind ausländische Unternehmen von der KSeF-Pflicht betroffen?

Nein.

Artikel 106ga §2 Punkt 2 des polnischen MwSt-Gesetzes schließt nicht in Polen ansässige Steuerpflichtige ausdrücklich von der Verpflichtung aus.

Die europäische Entscheidung zur Abweichung von der Richtlinie 2006/112/EG präzisiert ebenfalls:

„Abweichend von Artikel 218 der Richtlinie 2006/112/EG ist Polen berechtigt, ausschließlich elektronische Rechnungen anzunehmen, die von auf polnischem Gebiet ansässigen Steuerpflichtigen ausgestellt wurden.“

⚠️ Folglich
Kein polnischer Kunde oder Partner darf von einem ausländischen Unternehmen eine Rechnung über KSeF verlangen. Eine solche Forderung wäre rechtswidrig.

Nicht ansässige Unternehmen können weiterhin:

  • Papierrechnungen ausstellen
  • Elektronische Rechnungen in freiem Format ausstellen

Können ausländische Unternehmen KSeF freiwillig nutzen?

Ja.

Auch wenn sie nicht verpflichtet sind, haben nicht in Polen ansässige Unternehmen die Möglichkeit, das System freiwillig zu nutzen.

Dadurch können sie:

  • Ihre Verkaufsrechnungen über KSeF ausstellen
  • Ortsansässige Einkaufsrechnungen direkt im System empfangen

Es handelt sich um eine strategische Entscheidung des ausländischen Steuerpflichtigen und nicht um eine gesetzliche Verpflichtung.

UnternehmenssituationPflicht zur Ausstellung über KSeFMöglichkeit der freiwilligen Nutzung
In Polen ansässiger SteuerpflichtigerJa (verpflichtend)—
Nicht in Polen ansässiger SteuerpflichtigerNein (ausgeschlossen)Ja (möglich)
Nicht ansässiger Steuerpflichtiger mit Betriebsstätte in PolenJa, wenn die Betriebsstätte betroffen ist—

Was sind bewährte Praktiken zur Einhaltung des KSeF-Systems?

Um sich effektiv auf die KSeF-Verpflichtung vorzubereiten, können Unternehmen mehrere Empfehlungen befolgen:

Strategischer SchwerpunktEmpfohlene Maßnahmen
Technische Entwicklungen antizipieren– Audit der bestehenden Systeme
– Identifizierung von Lücken
System testen– Nutzung der KSeF-Testumgebun
– Validierung der Rechnungsflüsse
Teams schulen– Sensibilisierung der Buchhaltungsabteilungen
– Schulung zu neuen Prozessen
Zusammenarbeit mit Experten wie ASD Group in Polen– Steuerliche Begleitung
– Support

Im Rahmen der Einführung des KSeF-Systems in Polen unterstützt ASD Group Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und Umsatzsteuer in Polen. Dank unserer Expertise im europäischen Steuerrecht und unserer digitalen Lösungen können Sie Ihre Geschäftstätigkeiten sichern und Ihre Entwicklung in Polen erleichtern.

Sichern Sie Ihre Mehrwertsteuer-Compliance in Polen

Antizipieren Sie Risiken mit einer Umsatzsteuerprüfung und einer Analyse Ihrer Rechnungsflüsse. Profitieren Sie von der Expertise der Spezialisten von ASD Group, um Ihre Tätigkeiten in Polen zu strukturieren und abzusichern.

Kontaktieren Sie uns noch heute >

Quellen:

FAQ KSeF: Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen

FAQ KSeF: Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen

Ist KSeF in Polen verpflichtend?

Ja, das KSeF-System ist seit dem 1. Februar 2026 für alle in Polen ansässigen Unternehmen verpflichtend, die B2B-Transaktionen durchführen.

Müssen ausländische Unternehmen KSeF nutzen?

Nein, Unternehmen, die nicht in Polen ansässig sind, unterliegen nicht der Verpflichtung, können das System jedoch freiwillig nutzen.

Welches Format hat eine KSeF-Rechnung?

Rechnungen müssen im strukturierten XML-Format gemäß den technischen Anforderungen der polnischen Steuerverwaltung ausgestellt werden.

Kann man in Polen eine Rechnung im PDF-Format versenden?

Ja, jedoch nur für Unternehmen, die nicht der KSeF-Pflicht unterliegen. In Polen ansässige Unternehmen müssen das KSeF-System nutzen.

Wie lange werden Rechnungen aufbewahrt?

Rechnungen werden im KSeF-System automatisch für 10 Jahre archiviert.

Ist eine KSeF-Rechnung sofort nach Ausstellung gültig?

Nein. Eine Rechnung muss an das KSeF-System übermittelt und von der Steuerverwaltung validiert werden, bevor sie als offiziell ausgestellt gilt.

Was passiert, wenn eine Rechnung vom KSeF abgelehnt wird?

Im Falle einer Ablehnung ist die Rechnung ungültig. Sie muss korrigiert und erneut übermittelt werden, bis sie validiert wird.

Wie erhalten Empfänger eine Rechnung über KSeF?

Die Rechnungen sind direkt im KSeF-System verfügbar. Der Empfänger wird benachrichtigt und kann die Rechnung über die Plattform einsehen oder herunterladen.

Gilt KSeF nur für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen?

Ja, das System gilt für B2B-Transaktionen zwischen in Polen ansässigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

Ist KSeF mit bestehenden Buchhaltungssystemen kompatibel?

Ja, jedoch ist eine Anpassung erforderlich. Die Software muss in der Lage sein, Rechnungen im konformen XML-Format zu erstellen und mit der KSeF-Plattform zu kommunizieren.

Funktioniert KSeF in Echtzeit?

Ja, Rechnungen werden nahezu in Echtzeit übermittelt und validiert, was eine bessere steuerliche Kontrolle und Rückverfolgbarkeit ermöglicht.

Sind internationale Rechnungen vom KSeF betroffen?

Internationale Transaktionen können aus Sicht des polnischen Unternehmens betroffen sein, jedoch hängen die Anforderungen vom Status der Parteien und ihrem Niederlassungsort ab.

Noémie Almot
Community Managerin & Redakteurin

Noémie ist spezialisierte Redakteurin bei ASD Group. Sie erstellt und betreut Blogartikel sowie News auf unseren Websites, mit Schwerpunkt auf Mehrwertsteuer, internationalen Steuern, Zollvorgängen, Arbeitsrecht und internationalem Handel. Mit ihrem klaren und lehrreichen Schreibstil macht sie komplexe und technische Themen für Unternehmen leicht verständlich und relevant.