Chat GPT
Mistral
Claude
Perplexity
GrokShrnutí nejdůležitějších informací:
- Systém KSeF je v Polsku povinný od 1. února 2026, avšak pouze pro plátce DPH usazené na polském území.
- Podniky neusazené v Polsku nejsou touto povinností dotčeny, ale mohou systém využívat dobrovolně.
- Pouze elektronické faktury ve strukturovaném formátu prostřednictvím KSeF jsou považovány za vyhovující pro podniky podléhající povinnosti.
- KSeF centralizuje vystavování, příjem a archivaci faktur po dobu 10 let s automatickým předáváním dokumentů.
V roce 2023 se Polsko rozhodlo zařadit mezi členské státy zavádějící povinnou elektronickou fakturaci. V tomto kontextu představuje systém KSeF významnou etapu digitalizace daní a kontroly DPH v Polsku.
Již v roce 2022 získalo Polsko souhlas Evropské komise s zavedením tohoto systému s výjimkou z evropských pravidel DPH. Tento souhlas však obsahuje významnou výhradu: plátci DPH neusazení v Polsku jsou z povinnosti vyloučeni.
Je třeba zdůraznit, že polský systém elektronické fakturace fungoval již od roku 2022 na dobrovolné bázi. Podniky jej tedy mohly používat volitelně ještě před jeho povinností.
Elektronická fakturace původně plánovaná na rok 2024 byla odložena, zejména kvůli nutným technickým úpravám. Systém KSeF se stal povinným 1. února 2026, a to výhradně pro plátce DPH usazené v Polsku. Podniky neusazené v Polsku touto povinností nejsou dotčeny.
Tato změna se přímo týká podniků provozujících DPH v Polsku a vyžaduje soulad s polskými daňovými povinnostmi.
Na stejné téma:
Polsko: Povinná elektronická fakturace od roku 2024
Co je KSeF?
KSeF je zkratka pro Krajowy System e-Faktur. Jedná se o národní systém elektronické fakturace zavedený v Polsku.
V rámci tohoto systému musí všichni plátci DPH usazení v Polsku vystavovat faktury za prodej v strukturovaném elektronickém formátu v souladu s technickými požadavky systému KSeF. Tato povinnost se týká výhradně transakcí mezi plátci DPH, tedy operací B2B.
To plně zapadá do pravidel elektronické fakturace B2B v Polsku a do evropských postupů elektronické fakturace v Evropě.
Je důležité rozlišovat dva typy elektronických faktur podle polské legislativy:
Strukturovaná elektronická faktura KSeF
Je vystavována přímo prostřednictvím systému KSeF a musí striktně dodržovat formát a technické požadavky stanovené daňovou správou. Pouze tato faktura splňuje zákonnou povinnost pro podniky usazené v Polsku.
„Klasická“ elektronická faktura
Jedná se rovněž o fakturu vystavenou v elektronickém formátu (PDF, EDI atd.), avšak její formát zůstává volný. Lze ji generovat z libovolného softwaru podle podmínek emitenta. Na rozdíl od faktury KSeF nesplňuje požadavky povinného strukturovaného systému.
Pouze první typ představuje elektronickou fakturu KSeF, která je právně uznána v rámci povinnosti.
| Typ faktury | Formát / Přenos | Splňuje povinnost KSeF |
|---|---|---|
| Strukturovaná faktura KSeF | Strukturovaný formát prostřednictvím KSeF | Ano |
| Klasická elektronická faktura | PDF, EDI, jiný | Ne |
| Papírová faktura | Papír | Ne |
Jaký je obsah a struktura faktury KSeF?
Faktury KSeF musí dodržovat velmi přesný strukturovaný formát založený na schématu XML definovaném polskou daňovou správou.
Tento formát zahrnuje zejména:
- Údaje dodavatele (název, adresa, DIČ)
- Údaje odběratele
- Jedinečné číslo faktury přidělené systémem
- Datum vystavení a datum dodání
- Detail řádků faktury:
- Popis zboží/služeb
- Množství
- Jednotkové ceny
- Použité sazby DPH
- Částky bez DPH, DPH a včetně DPH
| Prvek | Přítomnost v KSeF |
|---|---|
| Číslo faktury | Generováno systémem KSeF |
| Formát | Strukturované XML |
| Podpis | Není povinný |
| Validace | Automatická systémem |
Jaký je životní cyklus faktury v KSeF?
Funkce systému KSeF je založena na jasně definovaném procesu.
Hlavní kroky jsou následující:
- Vytvoření faktury v účetním systému
- Převod do strukturovaného formátu KSeF (XML)
- Přenos do systému KSeF
- Validace daňovou správou
- Přidělení jedinečného identifikátoru
- Automatické zpřístupnění příjemci
Jaké jsou cíle systému KSeF pro polskou daňovou správu?
Systém KSeF není pouze technickou povinností. Sleduje několik strategických cílů pro polskou daňovou správu.
Mezi hlavní patří:
- Omezení podvodů na DPH
Díky přístupu k údajům o fakturách v reálném čase může správa rychleji odhalovat nesrovnalosti. - Automatizovaná kontrola transakcí
Protože jsou faktury strukturované, mohou být automaticky analyzovány pomocí algoritmů. - Zlepšení výběru daní
Lepší přehled umožňuje optimalizovat kontroly i daňové příjmy. - Zjednodušení auditů
Daňové kontroly jsou usnadněny díky přímému přístupu k datům.
Jaké jsou výhody systému KSeF v Polsku?
Automatický přenos faktur
Vystavitel nemusí fakturu odesílat příjemci: je automaticky přenesena a dostupná v prostoru příjemce plátce DPH.
Centralizovaná databáze
KSeF není pouze nástrojem pro vystavování faktur, ale představuje také skutečnou daňovou databázi.
Každý uživatel má online přístup k:
- Všem fakturám za prodej vystaveným prostřednictvím systému
- Všem přijatým fakturám za nákup prostřednictvím systému
Dlouhodobá archivace
Faktury jsou uchovávány po dobu 10 let, což zajišťuje bezpečné a legislativně souladné archivování.
Jaké jsou výzvy systému KSeF v Polsku?
Přizpůsobení informačních systémů
Podniky musí přizpůsobit své interní účetní systémy technickým požadavkům KSeF.
Striktní formát faktur
Pouze faktury ve strukturovaném formátu, odeslané a přijaté systémem, jsou daňovou správou uznány jako platné.
Mezinárodní fakturace
Povinnost KSeF se vztahuje rovněž na faktury vystavené zahraničním plátcům. S nimi je nutné dohodnout způsob předávání.
| ✔ Výhody | ⚠ Výzvy |
|---|---|
| Automatický přenos Faktury jsou automaticky přenášeny a dostupné v prostoru příjemce. | IT přizpůsobení Účetní systémy musí být přizpůsobeny technickým požadavkům KSeF. |
| Centralizovaný přístup Online nahlížení do všech faktur za prodej i nákup z jediné databáze. | Strukturovaný formát Platné jsou pouze faktury vyhovující formátu KSeF. |
| Archivace 10 let Faktury jsou automaticky uchovávány po dobu 10 let. | Mezinárodní fakturace Nutná dohoda se zahraničními partnery o způsobu předávání. |
Jaké sankce hrozí v případě nedodržení povinnosti?
Pro plátce DPH usazené v Polsku, kteří by povinnost nedodrželi, jsou stanoveny sankce.
nicméně jejich uplatňování je pozastaveno do konce roku 2026.
Podniky neusazené v Polsku se těchto sankcí netýkají.
Optimalizujte správu DPH v Polsku s ASD Taxflow
Gérer la TVA en Pologne peut rapidement devenir complexe, notamment avec l’introduction du système KSeF et le renforcement des obligations de facturation électronique. Grâce à ASD Taxflow, vous simplifiez l’ensemble de vos processus fiscaux et sécurisez votre conformité.
Týká se povinnost KSeF zahraničních podniků?
Ne.
Článek 106ga §2 bod 2 polského zákona o DPH výslovně vylučuje plátce DPH neusazené v Polsku z povinnosti.
Evropské rozhodnutí povolující výjimku z direktivy 2006/112/ES rovněž uvádí:
„S výjimkou z článku 218 směrnice 2006/112/ES je Polsko oprávněno přijímat pouze elektronické faktury vystavené plátci DPH usazenými na polském území.“
Podniky neusazené v Polsku mohou nadále:
- Vystavovat papírové faktury
- Vystavovat elektronické faktury ve volném formátu
Mohou zahraniční podniky používat KSeF dobrovolně?
Ano.
I když nejsou povinností vázány, podniky neusazené v Polsku mají možnost systém používat dobrovolně.
To jim umožňuje:
- Vystavovat faktury za prodej prostřednictvím KSeF
- Přijímat místní faktury za nákup přímo v systému
Jedná se o strategickou volbu zahraničního plátce DPH, nikoli o regulační povinnost.
| Situace podniku | Povinnost vystavovat přes KSeF | Možnost dobrovolného používání |
|---|---|---|
| Plátce usazený v Polsku | Ano (povinné) | — |
| Plátce neusazený v Polsku | Ne (vyloučeno) | Ano (možné) |
| Plátce neusazený s stálou provozovnou v Polsku | Ano, pokud se zapojí stálá provozovna | — |
Jaké jsou osvědčené postupy pro splnění požadavků systému KSeF?
Pro efektivní přípravu na povinnost KSeF mohou společnosti postupovat podle několika doporučení:
| Strategická oblast | Doporučené kroky |
|---|---|
| Předvídání technických změn | – Audit stávajících systémů – dentifikace nedostatků |
| Testování systému | – Využití testovacího prostředí KSeF – Validace fakturačních toků |
| Školení týmů | – Zvyšování povědomí účetních oddělení – Školení nových procesů |
| Spolupráce s odborníky, jako je ASD Group v Polsku | – Daňové poradenství – Podpora |
V rámci zavádění systému KSeF v Polsku vás ASD Group podporuje při plnění povinností v oblasti elektronické fakturace a DPH v Polsku. Díky našim odborným znalostem v oblasti evropského daňového práva a našim digitálním řešením můžete zabezpečit své operace a usnadnit rozvoj svého podnikání v Polsku.
Zajistěte soulad s DPH v Polsku
Předcházejte rizikům díky auditu DPH a analýze vašich fakturačních toků. Využijte odborné znalosti specialistů ASD Group pro strukturování a zabezpečení vašich aktivit v Polsku.
Zdroje:
- Článek 218 směrnice 2006/112/ES (pdf ve francouzštině)
- 106ga §2 bod 2 polského zákona o DPH (v polštině)
- ksef.podatki.gov.pl (v polštině)
FAQ KSeF: často kladené otázky k elektronické fakturaci v Polsku
Je KSeF v Polsku povinný?
Ano, systém KSeF je povinný od 1. února 2026 pro všechny společnosti usazené v Polsku, které provádějí B2B transakce.
Musí zahraniční společnosti používat KSeF?
Ne, společnosti neusazené v Polsku nepodléhají této povinnosti, ale mohou systém používat dobrovolně.
Jaký je formát faktury KSeF?
Faktury musí být vystaveny ve strukturovaném formátu XML v souladu s technickými požadavky polské daňové správy.
Je možné zaslat fakturu ve formátu PDF v Polsku?
Ano, ale pouze pro společnosti, které nepodléhají povinnosti KSeF. Společnosti usazené v Polsku musí systém KSeF používat.
Jak dlouho jsou faktury uchovávány?
Faktury jsou automaticky archivovány po dobu 10 let v systému KSeF.
Je faktura KSeF okamžitě platná po vystavení?
Ne. Faktura musí být odeslána do systému KSeF a validována daňovou správou, než je považována za oficiálně vystavenou.
Co se stane, pokud je faktura systémem KSeF zamítnuta?
V případě zamítnutí není faktura platná. Musí být opravena a znovu odeslána, dokud není validována.
Jak příjemci obdrží fakturu přes KSeF?
Faktury jsou dostupné přímo v systému KSeF. Příjemce je informován a může si fakturu zobrazit nebo stáhnout na platformě.
Platí KSeF pouze pro plátce DPH?
Ano, systém se vztahuje na B2B transakce mezi subjekty registrovanými k DPH usazenými v Polsku.
Je KSeF kompatibilní se stávajícími účetními systémy?
Ano, ale je nutná úprava. Software musí být schopen generovat faktury ve strukturovaném XML formátu a komunikovat s platformou KSeF.
Funguje KSeF v reálném čase?
Ano, faktury jsou přenášeny a validovány téměř v reálném čase, což umožňuje lepší daňovou kontrolu a vyšší sledovatelnost.
Jsou mezinárodní faktury zahrnuty do KSeF?
Mezinárodní transakce mohou být dotčeny z pohledu polské společnosti, avšak podmínky závisí na statusu stran a místě jejich usazení.
Noémie Almot
Community Manager a Redaktorka
Noémie je specializovanou redaktorkou ve společnosti ASD Group. Vytváří a spravuje blogové články i novinky na našich webových stránkách, se zaměřením na DPH, mezinárodní daně, celní operace, sociální předpisy a mezinárodní obchod. Svým jasným a vzdělávacím stylem písemnosti činí složitá a technická témata snadno pochopitelná a relevantní pro firmy.
