Jeżeli firma ma siedzibę w Unii Europejskiej, zwrot dokonywany jest w ramach tak zwanej procedury „dziewiątej dyrektywy” poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem portalu elektronicznego dostępnego w państwie członkowskim, w którym firma ma siedzibę. Wniosek o zwrot może zostać złożony bezpośrednio przez firmę lub przez pełnomocnika podatkowego.
Jeżeli firma ma siedzibę poza Unią Europejską, zwrot dokonywany jest w ramach tak zwanej „trzynastej dyrektywy” poprzez złożenie wniosku o zwrot bezpośrednio u organów podatkowych państwa członkowskiego, w którym zwrócono się o zwrot. Uwaga: niektóre państwa członkowskie, takie jak Francja, wymagają, aby wniosek został złożony przez lokalnego pełnomocnika podatkowego akredytowanego i mianowanego przez firmę.
