Als het bedrijf in de Europese Unie is gevestigd, gebeurt de vergoeding volgens de zogenaamde “9e richtlijnprocedure”, door het indienen van een aanvraag via het elektronische portaal dat toegankelijk is in zijn lidstaat van vestiging.Het vergoedingsverzoek kan rechtstreeks door het bedrijf of via een fiscaal vertegenwoordiger worden ingediend.
Indien het bedrijf buiten de Europese Unie is gevestigd, vindt de vergoeding plaats volgens de zogenaamde “13e richtlijnprocedure”, door rechtstreeks een vergoedingsverzoek in te dienen bij de belastingdienst van de lidstaat waar de vergoeding wordt aangevraagd.Opgelet: sommige lidstaten, zoals Frankrijk, schrijven voor dat de aanvraag moet worden ingediend door een plaatselijke fiscaal vertegenwoordiger die door het bedrijf is erkend en aangewezen.