Lo esencial en pocas palabras:

  • El sistema KSeF es obligatorio en Polonia a partir del 1 de febrero de 2026, pero solo para los sujetos pasivos establecidos en territorio polaco.
  • Las empresas no establecidas en Polonia no están alcanzadas por la obligación, pero pueden usar el sistema de forma voluntaria.
  • Solo las facturas electrónicas en formato estructurado a través de KSeF se reconocen como conformes para las empresas sujetas a la obligación.
  • El KSeF centraliza la emisión, recepción y archivo de las facturas durante 10 años, con transmisión automática de los documentos.

En 2023, Polonia decidió integrarse al grupo de Estados miembros que hacen obligatoria la facturación electrónica. En este contexto, el sistema KSeF representa una evolución importante de la digitalización fiscal y del control de IVA polaco.

Ya en 2022 había obtenido la autorización de la Comisión Europea para instaurar este dispositivo, con una excepción a las reglas europeas en materia de IVA. Esta autorización establece una limitación importante: los sujetos pasivos no establecidos en Polonia quedan excluidos de la obligación.

Es importante destacar que el sistema de facturación electrónica polaco ya funcionaba desde 2022 de manera voluntaria. Las empresas podían usarlo de forma opcional antes de que sea obligatorio.

La facturación electrónica, inicialmente prevista para 2024, tuvo su entrada en vigencia postergada, principalmente por ajustes técnicos necesarios. El sistema KSeF finalmente se volvió obligatorio el 1 de febrero de 2026, exclusivamente para los sujetos pasivos establecidos en Polonia. Las empresas no establecidas no están alcanzadas por esta obligación.

Esta evolución afecta directamente a las empresas que operan con IVA en Polonia e implica ponerse en regla con las obligaciones fiscales polacas.

Sobre el mismo tema:
Polonia: Facturación electrónica obligatoria a partir de 2024

¿Qué es el KSeF?

El KSeF es la sigla de Krajowy System e-Faktur. Se trata del sistema nacional de facturación electrónica implementado en Polonia.

En el marco de este dispositivo, todos los sujetos pasivos establecidos en Polonia deben emitir sus facturas de venta en un formato electrónico estructurado, conforme a los requisitos técnicos impuestos por el sistema KSeF. Esta obligación alcanza exclusivamente a las transacciones realizadas entre sujetos pasivos de IVA, es decir, las operaciones B2B.

Esto se enmarca plenamente en las reglas de facturación electrónica B2B Polonia y en las prácticas europeas de facturación electrónica Europa.

Es importante distinguir dos tipos de facturas electrónicas previstas por la normativa polaca:

La factura electrónica estructurada KSeF

Se emite directamente a través del sistema KSeF y debe respetar estrictamente el formato y los criterios técnicos definidos por la administración fiscal. Solo esta factura cumple con la obligación legal aplicable a las empresas establecidas en Polonia.

La factura electrónica “clásica”

Se trata también de una factura emitida en formato electrónico (PDF, EDI, etc.), pero su formato queda libre. Puede generarse desde cualquier software y según las modalidades elegidas por el emisor. A diferencia de la factura KSeF, no cumple con los requisitos del sistema estructurado obligatorio.

Solo la primera constituye una factura electrónica KSeF reconocida legalmente en el marco de la obligación.

Tipo de facturaFormato / TransmisiónCumple con la obligación KSeF
Factura KSeF estructuradaFormato estructurado vía KSeFSí
Factura electrónica clásicaPDF, EDI, otroNo
Factura en papelPapelNo

¿Cuál es el contenido y la estructura de una factura KSeF?

Las facturas KSeF deben respetar un formato estructurado muy preciso, basado en un esquema XML definido por la administración fiscal polaca.

Este formato incluye, entre otros:

  • Datos del proveedor (nombre, domicilio, número de IVA)
  • Datos del cliente
  • Número de factura único asignado por el sistema
  • Fecha de emisión y fecha de entrega
  • Detalle de las líneas de facturación:
    • Descripción de los bienes/servicios
    • Cantidades
    • Precios unitarios
  • Alícuotas de IVA aplicables
  • Montos neto, IVA y total
👉 Particularidad importante
El número de factura ya no lo generás vos como empresa, sino que lo genera el propio sistema KSeF después de la validación.
ElementoPresencia en KSeF
Número de facturaGenerado por KSeF
FormatoXML estructurado
FirmaNo obligatoria
ValidaciónAutomática por el sistema

¿Cuál es el ciclo de vida de una factura en KSeF?

El funcionamiento del KSeF se basa en un proceso bien definido.

Estas son las principales etapas:

  1. Creación de la factura en el sistema contable
  2. Conversión al formato estructurado KSeF (XML)
  3. Transmisión al sistema KSeF
  4. Validación por la administración fiscal
  5. Asignación de un identificador único
  6. Puesta a disposición automática al destinatario
¿Cómo funciona el sistema nacional de facturación electrónica KSeF en Polonia?
📌 Punto clave
Una factura se considera emitida únicamente después de su validación por el sistema KSeF.

¿Cuáles son los objetivos del sistema KSeF para la administración fiscal polaca?

El sistema KSeF no responde únicamente a una obligación técnica. Persigue varios objetivos estratégicos para la administración fiscal polaca.

Entre los principales:

  • Reducción del fraude en el IVA
    Gracias al acceso en tiempo real a los datos de facturación, la administración puede detectar anomalías más rápido.
  • Control automatizado de las transacciones
    Como las facturas están estructuradas, se pueden analizar automáticamente mediante algoritmos.
  • Mejora de la recaudación fiscal
    Una mejor visibilidad permite optimizar los controles y los ingresos fiscales.
  • Simplificación de las auditorías
    Las inspecciones fiscales se facilitan gracias al acceso directo a los datos.

¿Cuáles son las ventajas del sistema KSeF en Polonia?

Transmisión automática de las facturas

El emisor no necesita enviar la factura al destinatario: se transmite automáticamente y queda accesible en el espacio del destinatario sujeto pasivo.

Base de datos centralizada

KSeF no se limita a una simple herramienta de emisión de facturas: también constituye una verdadera base de datos fiscal.

Cada usuario tiene acceso en línea a:

  • Todas las facturas de venta emitidas a través del sistema
  • Todas las facturas de compra recibidas a través del sistema

Archivo a largo plazo

Las facturas se conservan durante 10 años, garantizando un archivo seguro y conforme a los requisitos regulatorios.

¿Cuáles son los desafíos del sistema KSeF en Polonia?

Adaptación de los sistemas informáticos

Las empresas deben adaptar sus sistemas contables internos para cumplir con los requisitos técnicos del KSeF.

Formato estricto de las facturas

Solo las facturas en formato estructurado, enviadas y aceptadas por el sistema, son reconocidas como válidas por la administración.

Facturación internacional

La obligación KSeF también se aplica a las facturas emitidas a sujetos pasivos extranjeros. Hay que definir con ellos el modo de transmisión.

✔ Ventajas⚠ Desafíos
Transmisión automática
Las facturas se transmiten automáticamente y quedan accesibles en el espacio del destinatario.		Adaptación de sistemas
Los sistemas contables deben adaptarse a los requisitos técnicos del KSeF.
Acceso centralizado
Consulta en línea de todas las facturas de venta y compra a través de una única base.		Formato estructurado
Solo las facturas conformes al formato KSeF son válidas.
Archivo por 10 años
Las facturas se conservan automáticamente durante 10 años.		Facturación internacional
Acuerdo necesario con los socios extranjeros sobre el modo de transmisión.

¿Cuáles son las sanciones previstas en caso de incumplimiento?

Están previstas sanciones para los sujetos pasivos establecidos en Polonia que no cumplan con la obligación.

Sin embargo, su aplicación está suspendida hasta fin de año 2026.

Las empresas no establecidas no están alcanzadas por estas sanciones.

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¿Las empresas extranjeras están alcanzadas por la obligación KSeF?

No.

El artículo 106ga §2 punto 2 del Código de IVA polaco excluye explícitamente a los sujetos pasivos no establecidos en Polonia de la obligación.

La decisión europea que autoriza la excepción a la directiva 2006/112/CE también precisa:

« Por excepción al artículo 218 de la directiva 2006/112/CE, Polonia está autorizada a aceptar únicamente facturas emitidas por sujetos pasivos establecidos en su territorio en forma electrónica. »

⚠️ En consecuencia
Ningún cliente o socio polaco puede exigirle a una empresa extranjera una factura a través de KSeF. Tal pedido sería contrario a la normativa.

Las empresas no establecidas pueden seguir:

  • Emir facturas en papel
  • Emitir facturas electrónicas en formato libre

¿Las empresas extranjeras pueden usar KSeF de forma voluntaria?

Sí.

Aunque no están sujetas a la obligación, las empresas no establecidas en Polonia tienen la posibilidad de usar el sistema de forma voluntaria.

Esto les permite:

  • Emitir sus facturas de venta a través de KSeF
  • Recibir facturas de compra locales directamente en el sistema

Se trata de una elección estratégica que queda a criterio del sujeto pasivo extranjero, y no de una exigencia regulatoria.

Situación de la empresaObligación de emitir vía KSeFPosibilidad de uso voluntario
Sujeto pasivo establecido en PoloniaSí (obligatorio)—
Sujeto pasivo no establecido en PoloniaNo (excluido)Sí (posible)
Sujeto pasivo no establecido con establecimiento estable en PoloniaSí si interviene establecimiento estable—

¿Cuáles son las mejores prácticas para cumplir con el sistema KSeF?

Para anticipar de forma eficaz la obligación KSeF, las empresas pueden seguir varias recomendaciones:

Eje estratégicoAcciones recomendadas
Anticipar las evoluciones técnicas– Auditoría de los sistemas existentes
– Identificación de las brechas
Probar el sistema– Uso del entorno de pruebas de KSeF
– Validación de los flujos de facturación
Formar a los equipos– Sensibilización de los departamentos contables
– Formación en los nuevos procesos
Colaborar con expertos como ASD Group en Polonia– Acompañamiento fiscal
– Soporte

En el marco de la generalización del sistema KSeF en Polonia, ASD Group acompaña a las empresas en su cumplimiento en Polonia con las obligaciones de facturación electrónica y del IVA. Gracias a nuestra experiencia en fiscalidad europea y a nuestras soluciones digitales, asegurás tus operaciones y facilitás tu desarrollo en Polonia.

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Fuentes:

FAQ KSeF: preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica en Polonia

FAQ KSeF sobre la facturación electrónica en Polonia

¿El KSeF es obligatorio en Polonia?

Sí, el sistema KSeF es obligatorio desde el 1 de febrero de 2026 para todas las empresas establecidas en Polonia que realizan operaciones B2B.

¿Las empresas extranjeras tienen que usar KSeF?

No, las empresas no establecidas en Polonia no están sujetas a la obligación, pero pueden usar el sistema de manera voluntaria.

¿Cuál es el formato de una factura KSeF?

Las facturas deben emitirse en formato estructurado XML conforme a los requisitos técnicos de la administración fiscal polaca.

¿Se puede enviar una factura en PDF en Polonia?

Sí, únicamente para las empresas no sujetas a la obligación de KSeF. Las empresas establecidas deben usar el sistema KSeF.

¿Durante cuánto tiempo se conservan las facturas?

Las facturas se archivan automáticamente durante 10 años en el sistema KSeF.

¿Una factura KSeF es inmediatamente válida tras su emisión?

No. Una factura debe ser enviada al sistema KSeF y validada por la administración fiscal antes de considerarse oficialmente emitida.

¿Qué pasa si una factura es rechazada por KSeF?

En caso de rechazo, la factura no es válida. Tenés que corregirla y volver a enviarla hasta que sea validada por el sistema.

¿Cómo reciben los destinatarios una factura a través de KSeF?

Las facturas están disponibles directamente en el sistema KSeF. El destinatario recibe una notificación y puede consultar o descargar la factura desde la plataforma.

¿KSeF se aplica únicamente a empresas sujetas al IVA?

Sí, el sistema se aplica a operaciones B2B entre sujetos pasivos de IVA establecidos en Polonia.

¿KSeF es compatible con los sistemas contables existentes?

Sí, pero es necesario adaptarlos. El software debe poder generar facturas en formato XML conforme y comunicarse con la plataforma KSeF.

¿KSeF funciona en tiempo real?

Sí, las facturas se transmiten y validan casi en tiempo real, lo que permite un mejor control fiscal y una mayor trazabilidad.

¿Las facturas internacionales están alcanzadas por KSeF?

Las operaciones internacionales pueden verse alcanzadas desde el punto de vista de la empresa polaca, pero las condiciones dependen del estatus de las partes y de su lugar de establecimiento.

Noémie Almot
Community Manager y Redactora

Noémie es redactora especializada en ASD Group. Crea y gestiona artículos de blog, así como noticias en nuestros sitios web, enfocándose en el IVA, los impuestos internacionales, las operaciones aduaneras, la normativa laboral y el comercio internacional. Con su estilo claro y didáctico, convierte temas complejos y técnicos en contenidos fácilmente comprensibles y relevantes para las empresas.