O que é a representação fiscal em Portugal?

A representação fiscal em Portugal refere-se à obrigação de certas entidades estrangeiras nomearem um representante fiscal local para as suas obrigações em matéria de IVA. Isto aplica-se geralmente às empresas não estabelecidas em Portugal e estabelecidas fora da União Europeia em países que não assinaram uma cláusula de assistência mútua na cobrança de créditos fiscais com Portugal, que realizem operações sujeitas a IVA em Portugal. Para as empresas estabelecidas na União Europeia ou em países que assinaram a referida cláusula, a representação fiscal é facultativa.

O representante fiscal tem como função representar a entidade estrangeira perante as autoridades fiscais portuguesas e assegurar o cumprimento das suas obrigações fiscais. Isso inclui a apresentação das declarações fiscais, o pagamento de impostos, a comunicação com a administração fiscal e a gestão de questões fiscais.

Em geral, a designação de um representante fiscal é obrigatória para as entidades estrangeiras que têm obrigações fiscais em Portugal, nomeadamente em matéria de IVA (imposto sobre o valor acrescentado), imposto sobre o rendimento das empresas, imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, etc. As exigências específicas em matéria de representação fiscal podem variar em função da natureza das atividades e das obrigações fiscais da entidade estrangeira.

Neste artigo, veremos as diferentes modalidades da representação fiscal em Portugal.

Quais são as funções de um representante fiscal em Portugal?

Em primeiro lugar, o representante fiscal e a empresa de um país terceiro para a qual exerce as suas funções estão vinculados por um mandato de representação fiscal. Ele será responsável por garantir que as obrigações contabilísticas e fiscais relacionadas com o IVA da empresa estrangeira em território português sejam devidamente cumpridas. A este respeito, as funções que lhe incumbem são as seguintes:

• Declarações fiscais: Preparar e apresentar as declarações fiscais necessárias.
• Pagamento de impostos: Garantir o pagamento atempado de todos os impostos devidos em Portugal.
• Comunicação com as autoridades fiscais portuguesas: Atuar como intermediário para tratar de questões fiscais com as autoridades.
• Inscrição no registo fiscal português: Garantir a inscrição e a obtenção de um número de identificação fiscal.
• Gestão das obrigações de IVA: Gerir a recolha e o pagamento do IVA, quando aplicável.
• Conformidade legal: Garantir o cumprimento das leis fiscais portuguesas.
• Proteção contra sanções: Prevenir sanções garantindo a conformidade fiscal em Portugal.
• Assessoria fiscal: Fornecer conselhos para otimizar a situação fiscal em Portugal.

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Quais são os passos para designar um representante fiscal em Portugal?

• Comece por procurar um representante fiscal qualificado e competente em Portugal. Pode consultar advogados, contabilistas, consultores fiscais ou empresas de serviços fiscais como o ASD Group, que possui um sólido conhecimento da fiscalidade portuguesa.
• Discuta as suas necessidades fiscais específicas com o representante fiscal potencial. Explique a sua situação, as suas atividades e as suas obrigações fiscais em Portugal. O representante fiscal deverá compreender as suas necessidades para fornecer um serviço adequado.
• Após selecionar um representante fiscal, deverá celebrar um contrato de representação fiscal. Este contrato deve definir claramente as responsabilidades do representante fiscal, os honorários, as modalidades de pagamento e outras condições relevantes.
• O representante fiscal deve aceitar oficialmente o seu papel assinando uma declaração de aceitação. Esta declaração deve ser submetida às autoridades fiscais portuguesas para confirmar que o representante fiscal aceita atuar como tal para a sua entidade estrangeira.
• Deverá fornecer ao representante fiscal uma autorização formal que lhe permita agir em seu nome perante as autoridades fiscais portuguesas. Esta autorização pode ser necessária para tratar de questões fiscais em seu nome.
• Uma vez que o representante fiscal esteja em funções, ele colaborará consigo para garantir que as suas obrigações fiscais em Portugal sejam devidamente cumpridas. Isso pode envolver a preparação e apresentação de declarações fiscais, de IVA, o pagamento de impostos, a comunicação com as autoridades fiscais portuguesas e a gestão de qualquer questão fiscal eventual.
• Certifique-se de monitorizar regularmente o trabalho do seu representante fiscal para garantir que todas as suas obrigações fiscais em Portugal sejam cumpridas e que está em conformidade com a legislação fiscal em vigor.

Em que contextos é necessário designar um representante fiscal em Portugal?

Em Portugal, é necessário designar um representante fiscal em vários contextos, nomeadamente para entidades estrangeiras estabelecidas fora da União Europeia que têm obrigações fiscais ou interesses económicos no país.

Eis alguns dos contextos em que pode ser necessário ou recomendado designar um representante fiscal em Portugal:

• É uma empresa estrangeira que exerce atividades sujeitas a IVA em Portugal;
• Não existe no país fora da UE onde está estabelecido nenhum instrumento jurídico relativo à assistência mútua com um alcance semelhante ao previsto pela diretiva 76/308/CEE [10] e pelo regulamento (CE) n.º 1798/2003 (assistência mútua em matéria de cobrança de créditos)*;
• Realiza operações que o tornam responsável pelo IVA em Portugal (exemplos: vendas locais para as quais nenhum mecanismo de autoliquidação é aplicável, entregas intracomunitárias, aquisições intracomunitárias, exportações, etc.).

* Atualmente, apenas a Noruega assinou a cláusula com Portugal.

Se estiver numa destas condições, será obrigado a encontrar e designar um representante fiscal em Portugal.

Em que condições a designação de um representante fiscal em Portugal não é necessária?

As eventuais condições alternativas que farão com que a sua empresa não tenha de designar um representante fiscal são:

• Estar estabelecido em Portugal, na União Europeia ou na Noruega*
• Não estar sujeito ao IVA
• Não realizar operações tributáveis em Portugal

Quais são as vantagens da representação fiscal em Portugal?

A relação entre a empresa de um país terceiro e o representante fiscal desempenhará um papel crucial na facilitação das operações comerciais transfronteiriças e oferecerá vantagens consideráveis, como:

• A garantia de conformidade com as regulamentações fiscais em vigor na União Europeia e, portanto, em Portugal.
• A possibilidade de a empresa estrangeira realizar atividades comerciais em Portugal.
• Uma boa transparência e governação fiscal por meio do cumprimento das obrigações declarativas, de registo e da representação fiscal.
• A promoção, e desta forma, o desenvolvimento das trocas económicas entre o Estado português e a empresa estrangeira.

Quais são as informações essenciais a reter?

• É crucial notar que, apesar destas alterações, a designação de um representante fiscal permanece obrigatória na maioria dos casos.
• Se estiver numa das situações em que precisa de um representante fiscal, é importante saber que o prazo para designar um ou inscrever-se para receber informações por via digital é de 15 dias.
• É importante saber que podem ser aplicadas penalidades em caso de não designação, variando de 75 a 7.500 euros, com potenciais consequências sobre o direito de interpor recursos administrativos e judiciais.

Certifique-se de cumprir as regras e exigências específicas em matéria de representação fiscal em Portugal, pois estas podem variar em função da natureza das suas atividades e das suas obrigações fiscais. É altamente recomendável consultar um especialista fiscal ou um advogado especializado em fiscalidade portuguesa para o orientar ao longo do processo e garantir que tudo está corretamente implementado.

Com o ASD Group, mantenha-se informado sobre as recentes evoluções fiscais em Portugal, pois esses ajustes podem ter um impacto significativo nas obrigações fiscais dos não residentes.
Tome as medidas necessárias para cumprir as novas regulamentações e evitar sanções financeiras indesejadas.