Em que consiste a representação fiscal em Portugal?

A representação fiscal em Portugal refere-se à obrigação de certas entidades estrangeiras nomearem um representante fiscal local para as suas obrigações de IVA. Isto aplica-se geralmente a empresas não estabelecidas em Portugal e estabelecidas fora da União Europeia em países que não tenham assinado cláusula de assistência mútua para recuperação de dívidas fiscais com Portugal, que realizem operações sujeitas a IVA em Portugal. Para as empresas estabelecidas na União Europeia ou em países que tenham assinado a referida cláusula, a representação fiscal é facultativa.

A função do representante fiscal consiste em representar a entidade estrangeira perante as autoridades fiscais portuguesas e garantir o cumprimento das suas obrigações fiscais. Isso inclui a apresentação de declarações fiscais, o pagamento de impostos, a comunicação com a autoridade fiscal e o tratamento de questões fiscais.

Em geral, a nomeação de um representante fiscal é obrigatória para as entidades estrangeiras que tenham obrigações fiscais em Portugal, nomeadamente no que diz respeito ao IVA (imposto sobre o valor acrescentado), ao imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas, ao imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, etc. Os requisitos específicos de representação fiscal podem variar dependendo da natureza das atividades e obrigações fiscais da entidade estrangeira. Neste artigo veremos as diferentes modalidades de representação fiscal em Portugal.

Quais são as missões de um representante fiscal em Portugal?

Em primeiro lugar, tanto o representante fiscal como a empresa do país terceiro onde exerce funções estão vinculados a um mandato de representação fiscal. Será responsável por garantir que as obrigações contabilísticas e fiscais relativas ao IVA da empresa estrangeira em território português são respeitadas. Em este sentido, as missões que lhe competem são as seguintes:

• Declarações fiscais: Prepare e envie as declarações fiscais necessárias.
• Pagamento de impostos: Garantir o pagamento atempado de todos os impostos devidos em Portugal.
• Comunicação com as autoridades fiscais portuguesas: Atuar como intermediário no tratamento de questões fiscais junto das autoridades.
• Inscrição no registo fiscal português: Garantir o registo e obtenção do número de identificação fiscal.
• Gestão das obrigações de IVA: Gerir a cobrança e envio de IVA, quando aplicável.
• Cumprimento legal: Garantir o cumprimento da legislação fiscal portuguesa.
• Proteção contra sanções: Prevenir sanções garantindo o cumprimento fiscal em Portugal.
• Aconselhamento fiscal: Prestação de aconselhamento para otimizar a situação fiscal em Portugal.

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Quais os passos para nomear um representante fiscal em Portugal?

• Comece por encontrar um representante fiscal qualificado e experiente em Portugal. Pode consultar advogados, contabilistas, consultores fiscais ou empresas de serviços fiscais como o Grupo ASD que possui um sólido conhecimento da fiscalidade portuguesa.
• Discuta as suas necessidades fiscais específicas com o potencial representante fiscal. Explique a sua situação, atividades e obrigações fiscais em Portugal. O representante fiscal precisará entender suas necessidades para prestar um serviço adequado.
• Depois de selecionar um representante fiscal, será necessário celebrar um contrato de representação fiscal. Este contrato deve definir claramente as responsabilidades, honorários, condições de pagamento e outros termos relevantes do representante fiscal.
• O representante fiscal deve aceitar oficialmente a sua função, assinando uma declaração de aceitação. Esta declaração deve ser submetida às autoridades fiscais portuguesas para confirmar que o representante fiscal concorda em agir como tal para a sua entidade estrangeira.
• Terá de fornecer ao representante fiscal uma autorização formal que lhe permitirá agir em seu nome junto das autoridades fiscais portuguesas. Esta autorização pode ser necessária para tratar de questões fiscais em seu nome.
• Uma vez nomeado o representante fiscal, este trabalhará consigo para garantir que as suas obrigações fiscais em Portugal são devidamente cumpridas. Isto pode envolver a preparação e apresentação de declarações fiscais, IVA, pagamento de impostos, comunicação com as autoridades fiscais portuguesas e tratamento de quaisquer possíveis questões fiscais.
• Não deixe de acompanhar regularmente o trabalho do seu representante fiscal para garantir que todas as suas obrigações fiscais em Portugal são cumpridas e que está em conformidade com a legislação fiscal em vigor.

Em que contextos é necessária a nomeação de um representante fiscal em Portugal?

Em Portugal é necessária a nomeação de um representante fiscal em diversos contextos, nomeadamente para entidades estrangeiras estabelecidas fora da União Europeia que tenham obrigações fiscais ou interesses económicos no país.

Eis alguns dos contextos em que pode ser exigida ou recomendada a nomeação de um representante fiscal em Portugal:

• É uma empresa estrangeira que desenvolve atividades sujeitas a IVA em Portugal;
• Não existe nenhum instrumento jurídico relativo à assistência mútua no país terceiro onde se encontra estabelecido com um âmbito de aplicação semelhante ao previsto pela Directiva 76/308/CEE [10] e pelo Regulamento (CE) n.º 1798/2003 (assistência mútua na recuperação de dívidas) *;
• Realiza operações que o tornam sujeito passivo de IVA em Portugal (exemplos: vendas locais para as quais não é aplicável nenhum mecanismo de autoliquidação, entregas intracomunitárias, aquisições intracomunitárias, exportações, etc.)

*Atualmente, apenas a Noruega assinou a cláusula com Portugal

Caso se encontre numa destas condições, será obrigado a procurar e nomear um representante fiscal em Portugal.

Em que condições não é necessária a nomeação de representante fiscal em Portugal?

Possíveis condições alternativas que significarão que a sua empresa não terá de nomear um representante fiscal são:

• Estar estabelecido em Portugal, na União Europeia ou na Noruega*
• Não estar sujeito a IVA
• Não realizar operações tributáveis em Portugal

Quais são as vantagens da representação fiscal em Portugal?

A relação entre a empresa terceira e o representante fiscal desempenhará um papel crucial na facilitação das operações comerciais transfronteiriças e oferecerá vantagens consideráveis, tais como:

• Garantir o cumprimento da regulamentação fiscal em vigor na União Europeia e, portanto, em Portugal.
• A possibilidade de a empresa estrangeira exercer atividades comerciais em Portugal.
• Boa transparência e governação fiscal através do cumprimento das obrigações de reporte e registo, bem como da representação fiscal.
• A promoção e, portanto, o desenvolvimento das trocas económicas entre o Estado Português e a empresa estrangeira.

Quais são as informações essenciais a serem lembradas?

• É fundamental salientar que, apesar destas alterações, a nomeação de um representante fiscal continua a ser obrigatória na maioria dos casos.
• Caso se encontre numa das situações em que necessita de representante fiscal, é importante saber que o prazo para designar um ou registar-se para receber informação digitalmente é de 15 dias.
• Sabemos que podem ser aplicadas sanções em caso de não designação, que variam entre os 75 e os 7.500 euros, com potenciais consequências no direito de interposição de recursos administrativos e judiciais.

Certifique-se de seguir as regras e requisitos específicos para representação fiscal em Portugal, pois podem variar dependendo da natureza das suas atividades e obrigações fiscais. É altamente recomendável que consulte um fiscal ou advogado especializado em fiscalidade portuguesa para o orientar ao longo do processo e garantir que tudo está corretamente implementado. Com o Grupo ASD mantenha-se informado sobre a evolução fiscal recente em Portugal, pois estes ajustamentos podem ter um impacto significativo nas obrigações fiscais dos não residentes. Tome as medidas necessárias para cumprir as novas regulamentações e evitar penalidades financeiras indesejadas.