Najważniejsze w skrócie:

  • Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorstwa mające siedzibę w Niemczech muszą być w stanie otrzymywać faktury elektroniczne.
  • Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania będzie dotyczył w szczególności przedsiębiorstw osiągających ponad 800 000 € rocznego obrotu.
  • Od 1 stycznia 2028 r. obowiązek wystawiania faktur elektronicznych B2B zostanie uogólniony na zainteresowane przedsiębiorstwa.
  • Faktury elektroniczne muszą być zgodne z europejską normą EN 16931, w szczególności z formatami XRechnung i ZUGFeRD stosowanymi w Niemczech.

Kiedy fakturowanie elektroniczne staje się obowiązkowe w Niemczech?

Fakturowanie elektroniczne B2B jest stopniowo wprowadzane jako obowiązkowe w Niemczech1. Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorstwa mające siedzibę w Niemczech muszą być w stanie otrzymywać faktury elektroniczne. Przewidziano okresy przejściowe na wystawianie faktur.

DataGłówny obowiązek
1 stycznia 2025 r.Przedsiębiorstwa muszą być w stanie otrzymywać faktury elektroniczne
1 stycznia 2027 r.Obowiązek wystawiania dla przedsiębiorstw przekraczających 800 000 € rocznego obrotu2
1 stycznia 2028 r.Uogólnienie obowiązku wystawiania faktur elektronicznych B2B

Jakie przedsiębiorstwa są objęte fakturowaniem elektronicznym w Niemczech?

Reforma dotyczy głównie krajowych transakcji B2B zawieranych między przedsiębiorstwami mającymi siedzibę w Niemczech. Zainteresowane przedsiębiorstwa muszą stopniowo dostosowywać swoje systemy i procesy fakturowania do nowych wymagań.

Muszą one w szczególności być w stanie:

  • otrzymywać faktury elektroniczne;
  • wystawiać faktury w formacie strukturalnym;
  • automatycznie przetwarzać dane fakturowe;
  • zapewnić ich elektroniczne przechowywanie zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.
Przeczytaj również

Jakie formaty faktury elektronicznej są stosowane w Niemczech?

Faktury elektroniczne muszą być w szczególności zgodne z europejską normą EN 16931. Dwa główne formaty stosowane w Niemczech to:

  • XRechnung : strukturalny format XML przeznaczony do automatycznego przetwarzania danych;
  • ZUGFeRD : format hybrydowy łączący dokument PDF ze strukturalnymi danymi XML.

Zwykły plik PDF wysłany pocztą elektroniczną nie spełnia zatem samodzielnie definicji strukturalnej faktury elektronicznej.

Jakie są główne wymagania, wyjątki i zasady archiwizacji w Niemczech?

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w Niemczech dotyczy głównie krajowych transakcji B2B zawieranych między dwoma przedsiębiorstwami mającymi siedzibę w Niemczech. Faktury muszą być wystawiane w strukturalnym formacie elektronicznym zgodnym z europejską normą EN 169313, takim jak XRechnung lub ZUGFeRD w wersji hybrydowej, aby umożliwić ich elektroniczne przetwarzanie.

Niektóre operacje korzystają jednak z wyjątków:

SytuacjaWyjątek
Operacje zwolnioneOperacje zwolnione z VAT w rozumieniu § 4 nr 8 do 29 UStG
Faktury o niskiej wartościFaktury o wartości mniejszej lub równej 250 €, zgodnie z § 33 UStDV
Bilety przewozoweBilety przewozowe dla pasażerów, o których mowa w § 34 UStDV

Przedsiębiorstwa muszą również przestrzegać szczegółowych obowiązków archiwizacyjnych. Faktury elektroniczne muszą być przechowywane przez 8 lat, a strukturalna część faktury musi być zachowana nienaruszona w oryginalnym formacie, aby zapewnić integralność i możliwość wykorzystania danych przez cały ustawowy okres przechowywania.

Jak przedsiębiorstwa powinny przygotować się do nadchodzących terminów?

Zainteresowane przedsiębiorstwa powinny przewidzieć ewolucję swoich procesów fakturowania elektronicznego, sprawdzając w szczególności:

  1. Operacje objęte obowiązkiem;
  2. Zdolność swoich narzędzi do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych;
  3. Zgodność swojego systemu ERP lub oprogramowania do fakturowania z wymaganymi formatami;
  4. Zasady wystawiania i przesyłania faktur;
  5. Obowiązujące zasady elektronicznej archiwizacji.

Audyt VAT i przepływów fakturowania pozwala również zidentyfikować z wyprzedzeniem ewentualne ryzyka związane z zgodnością oraz niezbędne dostosowania do przejścia na fakturowanie elektroniczne.

Prowadzą Państwo działalność w Niemczech?

Poznaj nasze usługi w Niemczech i skorzystaj z wsparcia naszych ekspertów, aby zabezpieczyć swoje obowiązki podatkowe i regulacyjne.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. Niemiec >

Zespół redakcyjny ASD Group
Eksperci ds. podatku VAT, cel i regulacji międzynarodowych

Zespół ASD Group to kolektyw wyspecjalizowanych ekspertów. Tworzymy i redagujemy artykuły na blogu oraz aktualności na naszych stronach, ze szczególnym uwzględnieniem podatku VAT, podatków międzynarodowych, operacji celnych, przepisów społecznych oraz handlu międzynarodowego. Dzięki jasnemu i przystępnemu stylowi sprawiamy, że złożone i techniczne zagadnienia stają się łatwo zrozumiałe i przydatne dla Państwa firmy.

Źródła:

  1. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (w języku niemieckim) ↩︎
  2. Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (w języku niemieckim) ↩︎
  3. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (pdf w języku niemieckim) ↩︎