Het belangrijkste in het kort:

  • Sinds 1 januari 2025 moeten in Duitsland gevestigde ondernemingen in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen.
  • Vanaf 1 januari 2027 geldt de verplichting tot uitgifte met name voor ondernemingen met een jaaromzet van meer dan 800.000 €.
  • Vanaf 1 januari 2028 wordt de verplichting tot uitgifte van elektronische B2B-facturen algemeen toegepast op de betrokken ondernemingen.
  • Elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, met name de in Duitsland gebruikte formaten XRechnung en ZUGFeRD.

Wanneer wordt elektronische facturatie verplicht in Duitsland?

De elektronische B2B-facturatie wordt in Duitsland geleidelijk verplicht gesteld1. Sinds 1 januari 2025 moeten in Duitsland gevestigde ondernemingen in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen. Er zijn overgangsperiodes voorzien voor de uitgifte van facturen.

DatumBelangrijkste verplichting
1 januari 2025Ondernemingen moeten elektronische facturen kunnen ontvangen
1 januari 2027Verplichting tot uitgifte voor ondernemingen met een jaaromzet van meer dan 800.000 €2
1 januari 2028Algemene toepassing van de verplichting tot uitgifte van elektronische B2B-facturen

Welke ondernemingen vallen onder de elektronische facturatie in Duitsland?

De hervorming betreft voornamelijk de nationale B2B-transacties tussen in Duitsland gevestigde ondernemingen. De betrokken ondernemingen moeten hun systemen en factureringsprocessen geleidelijk aanpassen aan de nieuwe eisen.

Zij moeten met name in staat zijn om:

  • elektronische facturen te ontvangen;
  • facturen in een gestructureerd formaat uit te geven;
  • factureringsgegevens automatisch te verwerken;
  • de elektronische bewaring ervan te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke eisen.
Lees ook

Welke elektronische factuurformaten worden in Duitsland gebruikt?

Elektronische facturen moeten met name voldoen aan de Europese norm EN 16931. De twee belangrijkste formaten die in Duitsland worden gebruikt, zijn:

  • XRechnung: een ges tructureerd XML-formaat bedoeld voor de geautomatiseerde verwerking van gegevens;
  • ZUGFeRD: een hybride formaat dat een PDF-document combineert met gestructureerde XML-gegevens.

Een eenvoudige per e-mail verzonden PDF voldoet dus op zichzelf niet aan de definitie van een gestructureerde elektronische factuur.

Wat zijn de belangrijkste eisen, uitzonderingen en archiveringsregels in Duitsland?

De verplichte elektronische facturatie in Duitsland betreft voornamelijk de nationale B2B-transacties tussen twee in Duitsland gevestigde ondernemingen. Facturen moeten worden uitgegeven in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 169313, zoals XRechnung of ZUGFeRD in hybride versie, om elektronische verwerking mogelijk te maken.

Voor bepaalde transacties gelden echter uitzonderingen:

SituatieUitzondering
Vrijgestelde transactiesVan btw vrijgestelde transacties in de zin van § 4 nr. 8 tot 29 UStG
Facturen van gering bedragFacturen met een bedrag van ten hoogste 250 €, overeenkomstig § 33 UStDV
VervoersbewijzenVervoersbewijzen voor passagiers als bedoeld in § 34 UStDV

Ondernemingen moeten tevens voldoen aan specifieke archiveringsverplichtingen. Elektronische facturen moeten 8 jaar worden bewaard en het gestructureerde deel van de factuur moet intact in het oorspronkelijke formaat worden bewaard , om de integriteit en de bruikbaarheid van de gegevens gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn te waarborgen.

Hoe moeten ondernemingen zich voorbereiden op de komende deadlines?

De betrokken ondernemingen moeten de evolutie van hun elektronische factureringsprocessen anticiperen door met name te controleren:

  1. De transacties die onder de verplichting vallen;
  2. De capaciteit van hun tools om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken;
  3. De compatibiliteit van hun ERP of factureringssoftware met de vereiste formaten;
  4. De modaliteiten voor de uitgifte en verzending van facturen;
  5. De toepasselijke regels voor elektronische archivering.

Een btw-audit en controle van de factureringsstromen maakt het eveneens mogelijk om vooraf eventuele compliance-risico’s en de noodzakelijke aanpassingen voor de overstap naar elektronische facturatie te identificeren.

Verricht u activiteiten in Duitsland?

Ontdek onze diensten in Duitsland en profiteer van de begeleiding van onze experts om uw fiscale en regelgevende verplichtingen veilig te stellen.

Neem contact op met onze Duitsland-experts >

Redactieteam ASD Group
Experts in btw, douane en internationale regelgeving

Het team van ASD Group is een collectief van gespecialiseerde experts. Wij creëren en beheren de blogartikelen en het nieuws op onze websites, met een focus op btw, internationale belastingen, douane-operaties, sociale regelgeving en internationale handel. Met een heldere en educatieve schrijfstijl maken wij complexe en technische onderwerpen gemakkelijk begrijpelijk en relevant voor uw ondernemin

Bronnen:

  1. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (in het Duits) ↩︎
  2. Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (in het Duits) ↩︎
  3. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (pdf in het Duits) ↩︎