Alemanha: quais são os prazos da faturação eletrônica?

Quando a faturação eletrônica se torna obrigatória na Alemanha?

A faturação eletrônica B2B está sendo progressivamente tornada obrigatória na Alemanha¹. Desde 1º de janeiro de 2025, as empresas estabelecidas na Alemanha devem estar em condições de receber faturas eletrônicas. Períodos transitórios estão previstos para a emissão das faturas.

Quais empresas estão abrangidas pela faturação eletrônica na Alemanha?

A reforma abrange principalmente as transações B2B domésticas realizadas entre empresas estabelecidas na Alemanha. As empresas abrangidas devem adaptar progressivamente seus sistemas e processos de faturação às novas exigências.

Elas devem, em especial, ser capazes de:

• receber faturas eletrônicas;
• emitir faturas em formato estruturado;
• processar automaticamente os dados de faturação;
• assegurar a conservação eletrônica de acordo com as exigências aplicáveis.

Quais formatos de fatura eletrônica são utilizados na Alemanha?

As faturas eletrônicas devem, em especial, estar em conformidade com a norma europeia EN 16931. Os dois principais formatos encontrados na Alemanha são:

• XRechnung : um formato XML estruturado destinado ao processamento automatizado dos dados;
• ZUGFeRD : um formato híbrido que associa um documento PDF a dados XML estruturados.

Um simples PDF enviado por e-mail não corresponde, por si só, à definição de uma fatura eletrônica estruturada.

Quais são as principais exigências, exceções e regras de arquivamento na Alemanha?

A faturação eletrônica obrigatória na Alemanha abrange principalmente as transações B2B nacionais realizadas entre duas empresas estabelecidas na Alemanha. As faturas devem ser emitidas em um formato eletrônico estruturado conforme a norma europeia EN 16931³, como a XRechnung ou a ZUGFeRD em versão híbrida, a fim de permitir o seu processamento eletrônico.

Algumas operações, no entanto, beneficiam de exceções:

As empresas devem também respeitar obrigações específicas de arquivamento. As faturas eletrônicas devem ser conservadas durante 8 anos e a parte estruturada da fatura deve ser preservada intacta no seu formato original, a fim de garantir a integridade e a utilizabilidade dos dados durante todo o prazo legal de conservação.

Como as empresas devem se preparar para os próximos prazos?

As empresas abrangidas devem antecipar a evolução dos seus processos de faturação eletrônica, verificando em especial:

1. As operações abrangidas pela obrigação;
2. A capacidade das suas ferramentas de receber e processar faturas eletrônicas;
3. A compatibilidade do seu ERP ou software de faturação com os formatos exigidos;
4. As modalidades de emissão e de transmissão das faturas;
5. As regras de arquivamento eletrônico aplicáveis.

Uma auditoria de IVA e dos fluxos de faturação também permite identificar antecipadamente os eventuais riscos de conformidade e as adaptações necessárias para a passagem à faturação eletrônica.

Equipe editorial do ASD Group
Especialistas em IVA, alfândega e regulamentação internacional

A equipe do ASD Group é um coletivo de especialistas especializados. Ela cria e escreve os artigos de blog e as notícias dos nossos sites, com foco em IVA, impostos internacionais, operações aduaneiras, regulamentação social e comércio internacional. Com uma linguagem clara e didática, a equipe torna assuntos complexos e técnicos facilmente compreensíveis e relevantes para você e sua empresa.

• LinkedIn

Fontes:

1. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (em alemão) ↩︎
2. Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (em alemão) ↩︎
3. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (pdf em alemão) ↩︎