Of het nu gaat om een wettelijke verplichting of een kosteneffectieve optie, de fiscaal vertegenwoordiger is een essentieel instrument voor bedrijven die btw-plichtig zijn in de EU.
Bedrijven die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, moeten een individueel btw-identificatienummer aanvragen en periodiek btw-aangifte doen in de EU-landen waar zij belasting over de toegevoegde waarde (btw) verschuldigd zijn.
In verschillende lidstaten is fiscale vertegenwoordiging dan ook een wettelijke verplichting die wordt opgelegd aan alle buiten het grondgebied van de EU gevestigde bedrijven die belastbare handelingen verrichten op hun grondgebied.
Let op: de hieronder verstrekte informatie is slechts van algemene aard. Voor specifieke informatie over een lidstaat kunt u contact met ons opnemen.
Wat is fiscale vertegenwoordiging?
Fiscale vertegenwoordiging is een wettelijke verplichting die door de belastingautoriteiten van bepaalde Europese landen wordt opgelegd aan buitenlandse bedrijven die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, in een land dat geen clausule van wederzijdse bijstand heeft gesloten voor de invordering van belastingschulden, en die op dat EU-grondgebied handelingen verrichten waarvoor zij btw-plichtig zijn.
Er zijn veel voordelen verbonden aan fiscale vertegenwoordiging. Zoals gezegd is dit in sommige lidstaten een verplichting, maar het is ook een eenvoudig en kosteneffectief alternatief om uit te breiden naar nieuwe markten in de Europese Unie.
Door gebruik te maken van fiscale vertegenwoordiging zullen bedrijven die buiten de EU gevestigd zijn en goederen op Europese markten verhandelen dit immers kunnen doen zonder een dochteronderneming of een op Europees grondgebied gevestigde entiteit op te richten. Dit betekent dat het niet nodig is om fysieke panden en/of werknemers ter plaatse te hebben, waardoor de kosten en beperkingen van het opzetten van een bedrijf kunnen worden vermeden.
Bovendien zullen bedrijven die gebruik maken van een fiscaal vertegenwoordiger en die niet worden beschouwd als in Europa gevestigd, niet worden onderworpen aan winstbelasting in de lidstaat waar de transacties plaatsvinden.
Wanneer stelt u een fiscaal vertegenwoordiger aan?
Een fiscaal vertegenwoordiger moet worden aangesteld wanneer een buiten de Europese Unie gevestigd bedrijf voornemens is handelingen te verrichten waarvoor het in een van de EU-lidstaten btw-plichtig is.
Hieronder volgt een niet-uitputtende lijst van handelingen die ervoor zorgen dat een bedrijf btw-plichtig is en waarvoor registratie vereist is in de lidstaat waar de handeling plaatsvindt:
- Invoer in een EU-lidstaat van goederen uit een land buiten de EU waarvoor de btw verplicht en automatisch in de btw-aangifte wordt aangegeven (bijvoorbeeld Frankrijk sinds 1 januari 2022);
- Uitvoer van een EU-lidstaat naar een land buiten de EU;
- Intracommunautaire verwervingen van goederen in een EU-lidstaat vanuit een andere EU-lidstaat;
- Intracommunautaire leveringen van goederen vanuit een EU-lidstaat aan een belastingplichtige die in een andere EU-lidstaat is gevestigd en voor btw-doeleinden is geïdentificeerd;
- lokale verkopen van goederen waarvoor de leverancier btw-plichtig is.
Bovendien wordt het niet aanwijzen van een fiscaal vertegenwoordiger, wanneer dit een door de lidstaat opgelegde verplichting is, door de Europese belastingautoriteiten bestraft met boetes en achterstandsrente en dit kan op basis van het wederkerigheidsbeginsel leiden tot beperkingen wat betreft de invordering van aftrekbare btw.
Ter herinnering: buiten de EU gevestigde bedrijven zijn vrijgesteld van de aanstelling van een fiscaal vertegenwoordiger indien het land van vestiging van het bedrijf een van de landen is waarmee de Europese Unie een clausule heeft gesloten inzake wederzijdse bijstand bij de invordering van belastingschulden met de EU. De niet-ingezeten belastingplichtige zal zich echter moeten laten registreren om een btw-nummer te verkrijgen en aan zijn/haar fiscale verplichtingen te voldoen.
Wie kan fiscaal vertegenwoordiger voor btw zijn?
Om fiscaal vertegenwoordiger voor de btw te kunnen zijn, moet worden voldaan aan verschillende voorwaarden die door de lidstaat worden gesteld:
- De fiscale vertegenwoordiger moet een in de BTW geregistreerde onderneming zijn. Deze moet dus als BTW-plichtige bij de belastingdienst van het land zijn geregistreerd;
- beschikken over een administratieve organisatie en over personele en materiële middelen die hem in staat stellen zijn vertegenwoordigingsopdracht uit te voeren;
- financieel solvabel zijn ten opzichte van zijn verplichtingen als vertegenwoordiger;
- De fiscaal vertegenwoordiger moet van goed fiscaal gedrag zijn. Daarom wordt regelmatig gecontroleerd of de fiscaal vertegenwoordiger van onbesproken zedelijk gedrag is;
- De fiscale vertegenwoordiger moet een maatschappelijke zetel of een vaste inrichting op het grondgebied hebben.
Wie kan erkend fiscaal vertegenwoordiger zijn?
Om fiscaal vertegenwoordiger te worden, moet accreditatie worden aangevraagd bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten. Daartoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend.
Om als fiscaal vertegenwoordiger te worden aangesteld, zal bovendien aan de hierboven vermelde voorwaarden moeten worden voldaan.
Bovendien komen alleen de volgende bedrijven of organisaties in aanmerking om erkend fiscaal vertegenwoordiger te worden:
- Een buiten de Europese Unie gevestigde dochteronderneming van de onderneming;
- Een klant of leverancier;
- Een erkend douane-expediteur;
- Een handelaar;
- Een industrieel;
- Een bank- of kredietinstelling die belastbare handelingen verricht;
- Een onderneming gespecialiseerd in fiscale vertegenwoordiging.
Welke documenten levert u aan?
Om een fiscaal vertegenwoordiger te kunnen aanwijzen, moet het buiten de Europese Unie gevestigde bedrijf een machtiging vaststellen voordat een verzoek om teruggave wordt ingediend.
De volmacht moet een schriftelijk verzoek zijn, ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf en toegezonden aan het belastingkantoor waaronder het bedrijf valt. Het moet de volgende informatie bevatten:
- De naam en het adres van de onderneming;
- De naam en het adres van de fiscaal vertegenwoordiger;
- De aanwijzing van de vertegenwoordiger door de niet in de EU gevestigde onderneming;
- De aanvaarding door de vertegenwoordiger van zijn benoeming;
- De verbintenis van de vertegenwoordiger om zijn verplichtingen na te komen;
- De ingangsdatum van het mandaat.
Let op: het is slechts mogelijk om één vertegenwoordiger aan te wijzen voor alle uitgevoerde verrichtingen.
Zodra de volmacht aan de belastingdienst voor ondernemers is doorgegeven, wordt een schriftelijke kennisgeving naar het bedrijf gezonden om het in kennis te stellen van het door de autoriteiten genomen besluit.
Opgelet: het vertegenwoordigingsmandaat wordt, tenzij het voor een bepaalde periode geldt, voor onbepaalde tijd vastgesteld. Het is dus geldig tot de opzegging van het contract.
Waarom een beroep doen op de ASD Group?
Wij zijn gespecialiseerd in intracommunautaire btw-uitwisselingen en stellen onze ervaring tot uw dienst om u bij te staan in uw dagelijkse werk en uw handelen veilig te stellen. Profiteer van vele voordelen:
- Optimale ondersteuning. Als fiscaal vertegenwoordiger zorgen wij voor al uw btw- en parafiscale belastingformaliteiten.
- Een team van specialisten tot uw dienst. Met ons netwerk van 27 agentschappen wereldwijd kunt u profiteren van een team van fiscale specialisten gespecialiseerd in intracommunautaire btw die u bijstaan in al uw procedures.
- Controle en naleving van de regelgeving. Wij beveiligen uw formaliteiten door de wijzigingen in de regelgeving voor de btw in uw doellanden in kaart te brengen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen in de belastingheffing.
- Controle en veiligheid. Onze specifieke tools verzekeren de controle van de stromen en drempels om uw operaties te beveiligen.
Voor meer informatie over welke EU-landen een erkende vertegenwoordiger eisen voor belastbare diensten die op hun grondgebied worden verricht, kunt u contact opnemen met onze experts. U kunt altijd een beroep doen op ASD Group en ons het verkrijgen van uw BTW-nummer en het indienen van uw aangiften toevertrouwen.
