Obbligo legale o soluzione efficace ed economica: il rappresentante fiscale è uno strumento essenziale per le imprese assoggettate all’IVA nell’UE.
Le imprese con sede al di fuori dell’Unione europea devono richiedere un numero individuale di identificazione IVA e presentare dichiarazioni IVA periodiche nei paesi dell’UE in cui sono soggette all’imposta sul valore aggiunto (IVA).
Ecco perché, in diversi Stati membri, la rappresentanza fiscale è un obbligo legale imposto a tutte le imprese stabilite al di fuori del territorio dell’UE che effettuano operazioni imponibili sul territorio di tali stati.
Attenzione: le informazioni fornite di seguito sono solo di carattere generale. Per informazioni specifiche su uno Stato membro, contattaci.
Cos’è la rappresentanza fiscale?
La rappresentanza fiscale è un obbligo legale imposto dalle autorità fiscali di alcuni paesi europei alle imprese estere residenti al di fuori dell’Unione europea, in un paese che non ha stipulato alcuna clausola di mutua assistenza per il recupero dei crediti fiscali e che realizzano, su detto territorio dell’UE, operazioni per le quali sono soggette a IVA.
Il ricorso alla rappresentanza fiscale offre numerosi vantaggi. Come spiegato, in alcuni Stati membri si tratta un obbligo, ma rappresenta anche un’alternativa semplice ed economica per espandersi in nuovi mercati dell’Unione europea.
Infatti, ricorrendo alla rappresentanza fiscale, le imprese con sede al di fuori dell’UE che effettuano la circolazione delle merci nei mercati europei potranno farlo senza creare una filiale o un’entità stabilita sul territorio europeo. Non è quindi necessario disporre di sedi fisiche e/o dipendenti in loco, il che consente di evitare i costi e i vincoli relativi a un insediamento.
Inoltre, le imprese che si avvalgono di un rappresentante fiscale e non sono considerate stabilite in Europa non saranno soggette all’imposta sugli utili nello Stato membro in cui avvengono le operazioni.
Quando nominare un rappresentante fiscale?
La nomina di un rappresentante fiscale è necessaria quando un’impresa con sede al di fuori dell’Unione europea intende effettuare operazioni per le quali è assoggettata all’IVA in uno degli Stati membri dell’Unione europea.
Di seguito un elenco non esaustivo delle operazioni che rendono una società assoggettata all’IVA e che comportano la necessità della registrazione nello Stato membro in cui l’operazione viene effettuata:
- Importazioni in uno Stato membro dell’UE di beni provenienti da un Paese extra UE per i quali l’IVA è obbligatoriamente e automaticamente invertita nella dichiarazione IVA (ad esempio, la Francia dal 1° gennaio 2022);
- Esportazioni da uno Stato membro dell’UE verso un Paese extra-UE;
- Acquisti intracomunitari di beni in uno Stato membro dell’UE da un altro Stato membro dell’UE;
- Cessioni intracomunitarie di beni da uno Stato membro dell’UE a un soggetto passivo stabilito e identificato ai fini IVA in un altro Stato membro dell’UE;
- Vendite locali di beni per i quali il fornitore è soggetto all’IVA.
Inoltre, la mancata nomina di un rappresentante fiscale, qualora si tratti di un obbligo imposto dallo Stato membro, è sanzionata dalle amministrazioni fiscali europee mediante sanzioni e interessi di mora e può comportare, secondo il principio della reciprocità, vincoli in termini di recupero dell’IVA deducibile.
Ricordiamo che le imprese con sede al di fuori dell’UE sono esentate dalla nomina di un rappresentante fiscale se il paese di insediamento dell’impresa è uno dei paesi con cui l’Unione europea ha stipulato una clausola di mutua assistenza per il recupero dei crediti fiscali con l’UE. Tuttavia, il soggetto passivo non residente deve registrarsi per ottenere una partita IVA e adempiere ai propri obblighi fiscali.
Chi può svolgere il ruolo di rappresentante fiscale IVA?
Un rappresentante fiscale IVA deve rispettare diverse condizioni stabilite dallo Stato membro per poter svolgere tale ruolo:
- Il rappresentante fiscale deve essere una società con partita IVA. Pertanto, quest’ultima deve essere registrata come soggetto passivo IVA presso le autorità fiscali del Paese;
- disporre di un’organizzazione amministrativa e di risorse umane e materiali che gli consentano di svolgere la propria missione di rappresentanza;
- avere una solvibilità finanziaria in relazione ai suoi obblighi di rappresentanza;
- Il rappresentante fiscale deve avere una buona reputazione fiscale. Per questo motivo vengono effettuati controlli regolari su questi ultimi per garantirne l’indiscutibile moralità;
- il rappresentante fiscale deve avere una sede legale o una stabile organizzazione nel territorio.
Chi può svolgere il ruolo di rappresentante fiscale accreditato?
Per ottenere la qualifica di rappresentante fiscale è necessario richiedere l’accreditamento presso le autorità di controllo dedicate. A tale scopo sarà necessaria una richiesta scritta.
Per essere nominato rappresentante fiscale, sarà inoltre necessario rispettare le condizioni sopra indicate.
Infine, possono rivendicare l’accesso al titolo di rappresentante fiscale accreditato solo le seguenti società o entità:
- Una filiale della società stabilita al di fuori dell’Unione Europea;
- Un cliente o un fornitore;
- Un agente doganale autorizzato;
- Un commerciante;
- Un industriale;
- Un istituto bancario o di credito che effettua operazioni imponibili;
- Una società specializzata nella rappresentanza fiscale.
Quali documenti bisogna fornire?
Per nominare un rappresentante fiscale, l’impresa con sede al di fuori dell’Unione europea deve elaborare un mandato prima di presentare eventuali istanze di rimborso.
Il mandato di rappresentanza deve essere una richiesta scritta firmata dal rappresentante legale dell’impresa e inviata all’ufficio tributario da cui dipende. Deve includere le seguenti informazioni:
- Nome e indirizzo della società;
- Nome e indirizzo del rappresentante fiscale;
- La nomina del rappresentante da parte della società non residente nell’UE;
- L’accettazione della nomina da parte del rappresentante;
- L’impegno del rappresentante ad adempiere ai suoi obblighi;
- La data di decorrenza del mandato.
Attenzione: è possibile designare un solo rappresentante per tutte le operazioni effettuate.
Una volta trasmesso il mandato all’ufficio tributario, verrà inviata comunicazione scritta all’impresa per informarla della decisione adottata dall’amministrazione.
Nota: a meno che non sia stabilito a tempo determinato, il mandato di rappresentanza è a tempo indeterminato. Pertanto, è valido fino alla risoluzione del contratto.
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