Quer seja uma obrigação legal ou uma opção eficaz e rentável, o representante fiscal é um instrumento essencial para as empresas sujeitas ao IVA na UE.
As empresas estabelecidas fora da União Europeia devem requerer um número individual de identificação do IVA e apresentar declarações periódicas de IVA nos países da UE onde estão sujeitas ao imposto sobre o valor acrescentado (IVA).
Por conseguinte, em vários Estados-membros, a representação fiscal é uma obrigação legal imposta a todas as empresas estabelecidas fora do território da UE que efetuem transações tributáveis no seu território.
Note-se que as informações fornecidas abaixo são apenas de natureza geral. Para informações específicas de cada Estado-membro, contacte-nos.
O que é a representação fiscal?
A representação fiscal é uma obrigação legal imposta pelas autoridades fiscais de certos países europeus às empresas estrangeiras domiciliadas fora da União Europeia, num país que não tenha celebrado uma cláusula de assistência mútua para a cobrança de créditos fiscais e para a realização de transações nesse território da UE em relação às quais estejam sujeitos ao IVA.
São muitas as vantagens de recorrer à representação fiscal. Como já foi explicado, em alguns Estados-membros, trata-se de uma obrigação, mas é também uma alternativa simples e rentável para a expansão para novos mercados na UE.
De facto, utilizando a representação fiscal, as empresas estabelecidas fora da UE que movimentam mercadorias nos mercados europeus poderão fazê-lo sem criar uma filial ou uma entidade estabelecida em território europeu. Isto significa que não há necessidade de instalações físicas e/ou de empregados no local, evitando assim os custos e os constrangimentos de uma implementação.
Além disso, as empresas que utilizam um representante fiscal que não é considerado estabelecido na Europa não estarão sujeitas ao imposto sobre os rendimentos no Estado-membro onde as transações se realizam.
Quando nomear um representante fiscal?
Deve ser nomeado um representante fiscal quando uma empresa estabelecida fora da União Europeia planeia realizar transações em relação às quais esteja sujeita ao IVA num dos Estados-membros da União Europeia.
Segue-se uma lista não exaustiva de transações que tornam uma empresa sujeita ao IVA e que exigem o registo no Estado-membro onde a transação é efetuada:
- Importações para um Estado-Membro da UE de bens provenientes de um país fora da UE para os quais o IVA é obrigatória e automaticamente autoliquidado na declaração de IVA (por exemplo, França desde 1 de janeiro de 2022);
- Exportações de um Estado-Membro da UE para um país fora da UE;
- Aquisições intracomunitárias de bens num Estado-Membro da UE a partir de outro Estado-Membro da UE;
- Entregas intracomunitárias de bens de um Estado-Membro da UE a um sujeito passivo estabelecido e identificado para efeitos de IVA noutro Estado-Membro da UE;
- Vendas locais de bens relativamente aos quais o fornecedor é devedor de IVA.
Além disso, a não nomeação de um representante fiscal, quando esta é uma obrigação imposta pelo Estado-membro, é sancionada pelas administrações fiscais europeias, com penalidades e juros de mora, e pode conduzir a restrições em termos de recuperação do IVA dedutível.
Recorda-se: as empresas estabelecidas fora da UE estão isentas de nomear um representante fiscal, se o país de estabelecimento da empresa for um dos países com o qual a União Europeia tenha celebrado uma cláusula de assistência mútua para a cobrança de créditos fiscais com a UE. No entanto, o sujeito passivo não residente terá de se registar para obter um número de IVA e para cumprir as suas obrigações fiscais.
Quem pode ser um representante fiscal do IVA?
Para ser representante fiscal do IVA é necessário cumprir várias condições estabelecidas pelo Estado-membro:
- O representante fiscal deve ser uma empresa registada para efeitos de IVA. Assim, esta última deve estar registada como sujeito passivo de IVA junto das autoridades fiscais do país;
- Dispor de uma organização administrativa e de recursos humanos e materiais que lhe permitam cumprir a sua missão de representação;
- Ter uma solvência financeira em relação às suas obrigações de representante;
- O representante fiscal deve ter um bom carácter fiscal. O representante fiscal deve ter um bom carácter fiscal, razão pela qual são efectuados controlos regulares do representante fiscal, a fim de garantir a sua inquestionável idoneidade moral;
- O representante fiscal deve ter uma sede ou um estabelecimento permanente no território.
Quem pode ser um representante fiscal acreditado?
Para se tornar um representante fiscal, é necessário solicitar a acreditação às autoridades de controlo competentes. Para tal, deve ser apresentado um pedido por escrito.
Além disso, para ser nomeado como representante fiscal, será necessário cumprir as condições acima referidas.
Ademais, apenas as seguintes empresas ou organizações são elegíveis para se tornarem representantes fiscais acreditados:
- Uma filial da empresa estabelecida fora da União Europeia;
- Um cliente ou fornecedor;
- Um agente aduaneiro autorizado;
- Um comerciante;
- Um industrial;
- Uma instituição bancária ou de crédito que efectue operações tributáveis;
- Uma empresa especializada em representação fiscal.
Que documentos fornecer?
Para nomear um representante fiscal, a empresa estabelecida fora da União Europeia terá de estabelecer um mandato antes da apresentação de qualquer pedido de reembolso.
O mandato deve ser um pedido escrito assinado pelo representante legal da empresa e remetido para a repartição fiscal competente. Deve incluir as seguintes informações:
- Nome e endereço da empresa;
- Nome e o endereço do representante fiscal;
- A nomeação do representante pela sociedade não residente na UE;
- A aceitação pelo representante da sua nomeação;
- O compromisso do representante de cumprir as suas obrigações;
- A data efectiva do mandato.
Atenção, só pode ser nomeado um único representante para todas as operações realizadas.
Uma vez enviado o mandato ao serviço de impostos sobre as sociedades, será enviada uma notificação escrita à empresa para a informar da decisão tomada pela administração.
Nota: a menos que seja estabelecido por um período de tempo específico, o mandato de representação é estabelecido por um período indeterminado. Assim, é válido até à rescisão do contrato.
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