Obligation légale ou option efficace et économique, le représentant fiscal est un outil essentiel pour les entreprises redevables de la TVA en UE.
Les entreprises établies hors de l’Union européenne doivent demander un numéro individuel d’identification à la TVA et déposer des déclarations de TVA périodiques dans les pays de l’UE dans lesquels ils sont redevables de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
C’est pourquoi, dans plusieurs États membres, la représentation fiscale est une obligation légale imposée à toutes les entreprises établies hors du territoire de l’UE qui réalisent des opérations imposables sur leur territoire.
Attention, les informations fournies ci-dessous n’ont qu’un caractère général. Pour des informatiques spécifiques à un État membre, contactez-nous.
Qu’est-ce que la représentation fiscale ?
La représentation fiscale est une obligation légale imposée par l’administration fiscale de certains pays européens aux entreprises étrangères résidant hors de l’Union européenne, dans un pays n’ayant conclu aucune clause d’assistance mutuelle au recouvrement des créances fiscales et réalisant, sur ledit territoire de l’UE, des opérations pour lesquels ils sont redevables de la TVA.
Avoir recours à la représentation fiscale offre de nombreux avantages. Comme expliqué, il s’agit dans certains États membres d’une obligation, mais cela représente également une alternative simple et économique pour se développer sur de nouveaux marchés dans l’Union européenne.
En effet, en ayant recours à la représentation fiscale, les entreprises établies hors de l’UE réalisant des mouvements de marchandises sur les marchés européens pourront le faire sans créer de filiale ou d’entité établie sur le territoire européen. Ainsi, nul besoin de disposer de locaux physiques et/ou d’employés sur place ce qui permet d’éviter les coûts et les contraintes relatifs à une implantation.
De plus, les entreprises ayant recours à un représentant fiscal n’étant pas considérée comme établie en Europe ne seront pas soumises à l’impôt sur les bénéfices dans l’État membre où ont lieu les transactions.
Quand désigner un représentant fiscal ?
Il est nécessaire de désigner un représentant fiscal dès lors qu’une entreprise établie hors de l’Union européenne prévoit de réaliser des opérations pour lesquelles elle est redevable de la TVA dans l’un des États membres de l’Union européenne.
Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive d’opérations qui rendent une société redevable de la TVA et qui entraînent une nécessité d’immatriculation dans l’État membre où l’opération est réalisée :
- Les importations dans un État membre de l’UE de marchandises en provenance d’un pays situé en dehors de l’UE pour lesquelles la TVA est obligatoirement et automatiquement autoliquidée dans la déclaration de TVA (exemple : la France depuis le 1er janvier 2022) ;
- Les exportations au départ d’un État membre de l’UE vers un pays situé en dehors de l’UE ;
- Les acquisitions intracommunautaires de marchandises dans un État membre de l’UE en provenance d’un autre État membre de l’UE ;
- Les livraisons intracommunautaires de marchandises depuis un État membre de l’UE à destination d’un assujetti établi et identifié à la TVA dans un autre État membre de l’UE ;
- Les ventes locales de marchandises pour lesquelles le fournisseur est redevable de la TVA.
Par ailleurs, le défaut de désignation d’un représentant fiscal, quand celle-ci est une obligation imposée par l’État membre, est sanctionné par les administrations fiscales européennes par le biais de pénalités et intérêts de retard et peut entraîner par réciprocité des contraintes en termes de récupération de la TVA déductible.
Pour rappel : les entreprises établies hors de l’UE sont exemptées de désigner un représentant fiscal si le pays d’établissement de l’entreprise est l’un des pays avec lequel l’Union européenne a conclu une clause d’assistance mutuelle au recouvrement des créances fiscales avec l’UE. Toutefois, l’assujetti non-résident devra s’immatriculer afin d’obtenir un numéro de TVA et de s’acquitter de ses obligations fiscales.
Qui peut être représentant fiscal TVA ?
Pour être représentant fiscal TVA, il est nécessaire de respecter différentes conditions fixées par l’État membre :
- Le représentant fiscal doit être une entreprise assujettie à la TVA. Ainsi, cette dernière doit être recensée comme redevable de la TVA auprès des services de l’administration fiscale du pays ;
- Disposer d’une organisation administrative et de moyens humains et matériels lui permettant d’assurer sa mission de représentation ;
- Disposer d’une solvabilité financière en relation avec ses obligations de représentant ;
- Le représentant fiscal doit disposer d’une bonne moralité fiscale. C’est pourquoi des contrôles réguliers sont auprès de ce dernier afin de s’assurer de leur moralité indiscutable ;
- Le représentant fiscal doit disposer du siège social de son activité ou d’un établissement stable sur le territoire.
Qui peut être représentant fiscal accrédité ?
Pour obtenir la qualité de représentant fiscal, il est nécessaire de faire une demande d’accréditation auprès des autorités de contrôle dédiées. Pour cela, une demande écrite devra être réalisée.
De plus, pour être désigné comme représentant fiscal, il sera nécessaire de respecter les conditions énoncées ci-dessus.
Par ailleurs, seules les sociétés ou les organismes suivants peuvent prétendre accéder au titre de représentant fiscal accrédité :
- Une filiale de l’entreprise établie hors de l’Union européenne ;
- Un client ou un fournisseur ;
- Un commissionnaire en douane agréé ;
- Un commerçant ;
- Un industriel ;
- Un établissement bancaire ou de crédit réalisant des opérations imposables ;
- Une entreprise spécialisée dans la représentation fiscale.
Quels documents fournir ?
Pour désigner un représentant fiscal, l’entreprise établie hors de l’Union européenne devra établir un mandat avant tout dépôt des demandes de remboursement.
Le mandat de représentation doit être une demande écrite signée par le représentant légal de l’entreprise et transmise au service des impôts dont elle dépend. Il doit comporter les informations suivantes :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- Le nom et l’adresse du représentant fiscal ;
- La désignation par l’entreprise non-résidente de l’UE du représentant ;
- L’acceptation par le représentant de sa désignation ;
- L’engagement du représentant d’accomplir ses obligations ;
- La date de prise d’effet du mandat.
Attention, il n’est possible de désigner qu’un seul et unique représentant pour l’ensemble des opérations effectuées.
Une fois le mandat transmis au service des impôts des entreprises, une notification écrite sera envoyée à l’entreprise afin de lui faire part de la décision prise par l’administration.
À noter : sauf s’il est établi pour une période donnée, le mandat de représentation est établi pour une période indéfinie. Ainsi, il est valable jusqu’à résiliation du contrat.
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