Das Wichtigste in Kürze:

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  • Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht insbesondere für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €.
  • Ab dem 1. Januar 2028 wird die Pflicht zur Ausstellung elektronischer B2B-Rechnungen auf die betroffenen Unternehmen ausgeweitet.
  • Elektronische Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wobei in Deutschland insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet werden.

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend?

Die elektronische B2B-Rechnungsstellung wird in Deutschland schrittweise verpflichtend1. Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von Rechnungen sind Übergangsfristen vorgesehen.

DatumWesentliche Verpflichtung
1. Januar 2025Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können
1. Januar 2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €2
1. Januar 2028Allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer B2B-Rechnungen

Welche Unternehmen sind von der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland betroffen?

Die Reform betrifft hauptsächlich die inländischen B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Die betroffenen Unternehmen müssen ihre Systeme und Rechnungsstellungsprozesse schrittweise an die neuen Anforderungen anpassen.

Sie müssen insbesondere in der Lage sein:

  • elektronische Rechnungen zu empfangen;
  • Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen;
  • Rechnungsdaten automatisch zu verarbeiten;
  • deren elektronische Aufbewahrung gemäß den geltenden Anforderungen sicherzustellen.
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Welche Formate für elektronische Rechnungen werden in Deutschland verwendet?

Elektronische Rechnungen müssen insbesondere der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die beiden wichtigsten in Deutschland verwendeten Formate sind:

  • XRechnung: ein strukturiertes XML-Format für die automatisierte Datenverarbeitung;
  • ZUGFeRD: ein Hybridformat, das ein PDF-Dokument mit strukturierten XML-Daten kombiniert.

Ein einfaches per E-Mail versandtes PDF entspricht daher allein nicht der Definition einer strukturierten elektronischen Rechnung.

Welche sind die wichtigsten Anforderungen, Ausnahmen und Archivierungsvorschriften in Deutschland?

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland betrifft hauptsächlich die nationalen B2B-Transaktionen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 169313 ausgestellt werden, wie XRechnung oder ZUGFeRD in der Hybridversion, um deren elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Bestimmte Vorgänge unterliegen jedoch Ausnahmen:

SituationAusnahme
Steuerfreie UmsätzeVon der Umsatzsteuer befreite Umsätze im Sinne des § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
KleinbetragsrechnungenRechnungen mit einem Betrag von höchstens 250 € gemäß § 33 UStDV
FahrausweiseFahrausweise für die Personenbeförderung gemäß § 34 UStDV

Unternehmen müssen außerdem besondere Aufbewahrungspflichten einhalten. Elektronische Rechnungen müssen 8 Jahre lang aufbewahrt werden, und der strukturierte Teil der Rechnung muss unverändert in seinem Originalformat erhalten bleiben, um die Integrität und Auswertbarkeit der Daten während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten.

Wie sollten sich Unternehmen auf die kommenden Fristen vorbereiten?

Die betroffenen Unternehmen sollten die Entwicklung ihrer Prozesse zur elektronischen Rechnungsstellung vorausschauend angehen und insbesondere prüfen:

  1. Die von der Verpflichtung betroffenen Umsätze;
  2. Die Fähigkeit ihrer Systeme, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten;
  3. Die Kompatibilität ihres ERP-Systems oder Rechnungsstellungsprogramms mit den erforderlichen Formaten;
  4. Die Modalitäten der Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen;
  5. Die geltenden Vorschriften zur elektronischen Archivierung.

Ein Umsatzsteuer- und Rechnungsstellungsprozess-Audit ermöglicht es zudem, mögliche Compliance-Risiken und die für den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erforderlichen Anpassungen frühzeitig zu identifizieren.

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Quellen:

  1. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (auf Deutsch) ↩︎
  2. Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (auf Deutsch) ↩︎
  3. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (PDF auf Deutsch) ↩︎