Voor de functie van fiscaal vertegenwoordiger, die in sommige EU-landen verplicht is, gelden bepaalde voorwaarden. Lees meer over de vereiste voorwaarden voor de uitoefening van deze functie.
Het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger is door bepaalde lidstaten van de Europese Unie opgelegd als wettelijke verplichting voor bedrijven die niet in de Europese Unie zijn gevestigd. Dit houdt in dat een operator wordt aangewezen die de formaliteiten van het btw-plichtige bedrijf zal regelen.
Zo voert de door het buitenlandse bedrijf aangestelde erkende vertegenwoordiger alle fiscale en aangifteverplichtingen betreffende de btw uit van de belastingplichtige die niet in de EU gevestigd is.
Een aantal voorwaarden zijn vereist om fiscaal vertegenwoordiger te kunnen zijn. Lees ons artikel over fiscale vertegenwoordiging voor meer informatie.
Overigens is de informatie in dit artikel van algemene aard. Aarzel niet om contact op te nemen met onze experts voor specifieke informatie over een van de lidstaten.
Hoe stelt u een fiscaal vertegenwoordiger aan?
Een fiscaal vertegenwoordiger moet worden aangesteld voordat een transactie in het doelgebied tot stand komt. Een bedrijf waarvan het vestigingsland een land buiten de EU is, moet een correct ondertekende volmacht sturen naar de belastingdienst waarvan het afhankelijk is.
Op die manier moet een schriftelijke aanvraag voor een vertegenwoordigingsmandaat worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf en naar de belastingdienst worden gestuurd. Deze laatste moet de volgende informatie verstrekken:
- De naam en het adres van het vertegenwoordigde bedrijf;
- de naam en het adres van de fiscaal vertegenwoordiger;
- de aanwijzing van de vertegenwoordiger door het niet in de EU gevestigde bedrijf;
- de aanvaarding van de benoeming door de vertegenwoordiger;
- de verbintenis van de vertegenwoordiger om de verplichtingen na te komen;
- de ingangsdatum van de volmacht.
Belastingplichtigen ontvangen een schriftelijk antwoord waarin ze worden geïnformeerd over de goedkeuring of weigering van hun verzoek.
Anderzijds kan het niet-ingezeten bedrijf slechts één enkele vertegenwoordiger aanstellen voor alle geleverde diensten.
Waarom stelt u een fiscaal vertegenwoordiger aan?
Het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger is een wettelijke verplichting die door bepaalde EU-landen wordt opgelegd aan bedrijven die niet in de EU zijn gevestigd, waarvan het land van vestiging een land is dat geen clausule heeft inzake wederzijdse bijstand bij de invordering van belastingschulden, en die op het genoemde EU-grondgebied transacties uitvoert waarvoor genoemde bedrijven btw-plichtig zijn.
Behalve dat het een wettelijke verplichting is, kunnen bedrijven die niet in een van de EU-landen zijn gevestigd zo gebruikmaken van een eenvoudig en voordelig alternatief voor een fysieke vestiging.
Het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger biedt immers de mogelijkheid aan bedrijven die niet zijn gevestigd in de EU om de Europese markt te betreden zonder een filiaal op te richten. Dit stelt het bedrijf in staat om de kosten en beperkingen te vermijden die gepaard gaan met het opzetten van een filiaal.
Als transparante tussenpersoon zorgt de fiscaal vertegenwoordiger ervoor dat alle btw-verplichtingen worden nagekomen bij de lokale belastingdienst. Zo worden alle activiteiten van het bedrijf vanuit het buitenland aangestuurd.
Daarnaast is een buitenlands bedrijf dat een fiscaal vertegenwoordiger heeft aangesteld in een lidstaat van de Europese Unie en geen vaste inrichting heeft voor de vennootschapsbelasting, niet onderworpen aan belastingafdracht over de winst in die lidstaat.
Wat zijn de taken van de fiscaal vertegenwoordiger?
De fiscaal vertegenwoordiger treedt op namens een buiten de EU gevestigd bedrijf dat belastbare transacties verricht. Hij staat garant voor de conformiteit van zijn klanten en ziet toe op de naleving van de fiscale en boekhoudkundige handelingen van het bedrijf.
Zo neemt de fiscaal vertegenwoordiger in het bijzonder het volgende op zich namens zijn klant:
- btw-registratie bij de lokale overheid;
- beheren van de btw-teruggaveverzoeken;
- controleren van documenten en uitgevoerde transacties;
- betalen van de btw;
- contacten onderhouden met lokale belastingdiensten;
- assisteren bij een eventuele belastingcontrole.
Hoe staat uw fiscaal vertegenwoordiger u bij?
De fiscaal vertegenwoordiger biedt volledige ondersteuning aan zijn klant. Hij begeleidt de klant bij alle problematiek die met btw te maken heeft.
De fiscaal vertegenwoordiger helpt namelijk bij:
- Analyse van activiteiten. De vertegenwoordiger zal een controle van uw activiteiten uitvoeren om ervoor te zorgen dat de geldende lokale regels worden nageleefd.
- Controle en conformiteit van facturen. Alvorens een teruggaveverzoek in te dienen, controleert de fiscaal vertegenwoordiger de conformiteit van de verstuurde en ontvangen facturen om het risico op terugvordering te beperken en problemen tijdens de btw-teruggave te vermijden.
- Monitoring van regelgeving. De fiscaal vertegenwoordiger zorgt voor monitoring van regelgeving en informeert zijn klant regelmatig over hervormingen en wijzigingen op fiscaal gebied.
- Assistentie bij controles. De fiscaal vertegenwoordiger begeleidt zijn klant bij belastingcontroles en verdedigt zijn belangen zo goed mogelijk.
Wanneer moet u een fiscaal vertegenwoordiger aanstellen?
Zodra een buiten de Europese Unie gevestigd bedrijf btw-plichtig is in een van de EU-lidstaten, is het noodzakelijk om een in die lidstaat erkende fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen.
Zo moeten bedrijven die niet in Europa zijn gevestigd en die een van de volgende transacties verrichten, een beroep doen op een fiscaal vertegenwoordiger in de lidstaat waar de transactie wordt uitgevoerd:
- importeren van goederen uit een derde land naar een EU-lidstaat waarvoor btw verplicht en automatisch wordt verlegd in de btw-aangifte;
- exporteren vanuit een van de EU-landen naar een derde land;
- intracommunautair inkopen van goederen in een EU-land naar een ander EU-land;
- intracommunautair leveren van goederen vanuit een EU-lidstaat aan een belastingplichtige die voor btw-doeleinden in een andere EU-lidstaat gevestigd en geïdentificeerd is;
- lokaal verkopen van goederen waarvoor de leverancier btw-plichtig is.
Anderzijds wordt het niet aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger, wanneer deze maatregel door de lidstaat verplicht is gesteld, gesanctioneerd. Er kunnen boetes en achterstandsrentes worden toegepast die van invloed kunnen zijn op de teruggave van aftrekbare btw.
Ter herinnering: bedrijven die zijn gevestigd in een derde land dat een clausule inzake wederzijdse bijstand bij de invordering van belastingschulden heeft afgesloten met de EU, zijn vrijgesteld van het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger. Btw-registratie is echter nog steeds noodzakelijk om aan de verplichtingen te voldoen.
Wat zijn de verplichtingen van een fiscaal vertegenwoordiger?
De fiscaal vertegenwoordiger ziet toe op de naleving van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen met betrekking tot btw voor transacties op het EU-grondgebied waar hij zijn vertegenwoordiging uitoefent.
Daarom moet de fiscaal vertegenwoordiger:
- De boekhouding van zijn klant bijhouden voor de transacties op het Europese grondgebied, op kosten van de fiscaal vertegenwoordiger;
- Periodieke btw-aangiften indienen op basis van de door de vertegenwoordigde aangeleverde elementen en de btw betalen die deze laatste verschuldigd is;
- Aangiften van intracommunautaire leveringen (DEB) en Europese aangiften van diensten (DES) indienen.
Waarom kiezen voor ASD Group?
Wij zijn gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijven die intracommunautaire transacties uitvoeren en wij stellen onze ervaring tot uw dienst om u bij te staan in uw dagelijks bedrijfsvoering en om uw activiteiten veilig te stellen. Als u voor ASD Group kiest, profiteert u van:
- Een team van fiscale specialisten, verspreid over de hele wereld. Onze experts begeleiden u bij al uw stappen en regelen al uw btw-formaliteiten;
- constante monitoring van de regelgeving om veranderingen in de regelgeving op het gebied van belastingen te identificeren en zo uw naleving te garanderen;
- specifieke hulpmiddelen om uw stromen en uw drempels te controleren om de uitgevoerde transacties te beveiligen.
Neem voor meer informatie over het aanstellen van een fiscaal vertegenwoordiger contact op met onze experts.
