Die Funktion des in einigen EU-Ländern obligatorischen Steuervertreters ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Erfahren Sie, welche Voraussetzungen sie für diese Funktion mitbringen müssen.
Die Ernennung eines Steuervertreters ist eine gesetzliche Verpflichtung, die einige EU-Mitgliedstaaten nicht in der EU ansässigen Unternehmen auferlegen. Dabei geht es um die Ernennung eines Repräsentanten, der die Formalitäten für das umsatzsteuerpflichtige Unternehmen übernimmt.
Somit erfüllt der vom ausländischen Unternehmen ernannte akkreditierte Vertreter alle steuerlichen und umsatzsteuerlichen Pflichten des nicht in der EU ansässigen Steuerpflichtigen.
Um die Rolle des Steuervertreters übernehmen zu können, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema steuerliche Vertretung.
Die Inhalte dieses Artikels sind jedoch von allgemeiner Natur. Wenn Sie spezifische Informationen zu einem der Mitgliedstaaten benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Experten.
Wie wird ein Steuervertreter ernannt?
Die Ernennung eines Steuervertreters muss vor der Durchführung jeglicher Geschäfte im Zielgebiet erfolgen. Nicht in einem EU-Land ansässige Unternehmen müssen eine ordnungsgemäß unterzeichnete Vollmacht an das für sie zuständige Finanzamt senden.
Der gesetzliche Vertreter des Unternehmens muss einen von ihm unterzeichneten schriftlichen Antrag auf steuerliche Vertretung an das für das Unternehmen zuständige Finanzamt übermitteln. Diese muss die folgenden Angaben enthalten:
- den Namen und die Adresse des Unternehmens
- den Namen und die Adresse des Steuervertreters
- die Benennung des Vertreters durch das nicht in der EU ansässige Unternehmen
- die Annahme der Benennung durch den Vertreter
- die Zusage des Vertreters, seine Verpflichtungen zu erfüllen
- das Datum, an dem die Vollmacht in Kraft tritt
Daraufhin erhält das steuerpflichtige Unternehmen eine schriftliche Antwort mit der Bestätigung oder Ablehnung des Antrags.
Ein gebietsfremdes Unternehmen kann immer nur einen Vertreter für alle erbrachten Leistungen ernennen.
Warum muss ein Steuervertreter ernannt werden?
Die Ernennung eines Steuervertreters ist eine gesetzliche Verpflichtung, die mehrere EU-Länder Unternehmen auferlegen, die nicht in der EU ansässig sind, sondern in einem Land, das keine Amtshilfeklausel für die Beitreibung von Steuerforderungen hat, und in diesem EU-Gebiet Umsätze tätigen, in dem sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus ermöglicht dies nicht in der EU ansässigen Unternehmen außerdem eine einfache und kostengünstige Alternative zu einer physischen Niederlassung.
Denn durch die Ernennung eines Steuervertreters erhalten nicht in der EU ansässige Unternehmen die Möglichkeit, den europäischen Markt ohne Gründung einer Niederlassung vor Ort zu erschließen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen die mit einer Niederlassung verbundenen Kosten und Einschränkungen vermeiden.
Als transparenter Vermittler übernimmt der Steuervertreter die Erfüllung aller umsatzsteuerlichen Verpflichtungen gegenüber der örtlichen Steuerbehörde. So kann die gesamte Geschäftstätigkeit des Unternehmens vom Ausland aus gelenkt werden.
Außerdem muss ein ausländisches Unternehmen, das einen steuerlichen Vertreter in einem EU-Mitgliedstaat ernannt hat und dort keine Betriebsstätte für Zwecke der Körperschaftssteuer besitzt, keine Gewinnsteuer in diesem Mitgliedstaat zahlen.
Welche Aufgaben hat ein Steuervertreter?
Der Steuervertreter handelt im Auftrag eines außerhalb der EU ansässigen Unternehmens, das steuerpflichtige Umsätze erzielt. Er ist der Garant für die Einhaltung aller Vorschriften und sorgt dafür, dass die Steuer- und Buchhaltungsvorgänge des Unternehmens ordnungsgemäß durchgeführt werden.
In diesem Zusammenhang übernimmt der Steuervertreter im Auftrag seines Mandanten unter anderem folgende Aufgaben:
- Anmeldung zur Umsatzsteuer bei der örtlichen Steuerbehörde
- Verwaltung von Anträgen auf Erstattung der Umsatzsteuer
- Überprüfung von Dokumenten und durchgeführten Geschäftsvorgängen
- Zahlung der Umsatzsteuer
- Kontaktaufnahme zu den örtlichen Steuerbehörden
- Unterstützung bei Steuerprüfungen
Wie wird der Steuervertreter tätig?
Der Steuervertreter bietet seinem Mandanten eine umfassende Betreuung an. Er begleitet ihn bei allen Problemen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer.
Konkret wird der Steuervertreter in folgenden Fällen tätig:
- Analyse der Geschäftstätigkeit: Der Vertreter führt eine Überprüfung Ihrer Geschäftstätigkeit durch, um die Einhaltung der örtlich geltenden Vorschriften sicherzustellen.
- Überprüfung und Konformität von Rechnungen: Vor der Einreichung eines Erstattungsantrags überprüft der Steuervertreter die Konformität der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, um das Risiko einer Berichtigung zu minimieren und Probleme bei der Rückerstattung der Umsatzsteuer zu vermeiden.
- Regulatorische Überwachung: Der Steuervertreter überwacht die Vorschriften und informiert seinen Mandanten regelmäßig über Reformen und Änderungen im Steuerbereich.
- Unterstützung bei Kontrollen: Der Steuervertreter begleitet seinen Mandanten bei Steuerprüfungen und verteidigt seine Interessen bestmöglich.
Wann müssen Sie einen Steuervertreter ernennen?
Sobald ein außerhalb der Europäischen Union ansässiges Unternehmen in einem der EU-Mitgliedstaaten umsatzsteuerpflichtig wird, muss es einen in diesem Mitgliedstaat akkreditierten Steuervertreter ernennen.
Somit müssen nicht in Europa ansässige Unternehmen im jeweiligen EU-Mitgliedstaat einen Steuervertreter beauftragen, wenn sie eine der folgenden Geschäftstätigkeiten durchführen:
- Import von Waren aus einem Drittland in einen EU-Mitgliedstaat, bei dem die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuererklärung obligatorisch und automatisch übergeht
- Export aus einem der EU-Länder in ein Drittland
- innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren von einem EU-Land in ein anderes EU-Land
- innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren aus einem EU-Mitgliedstaat an einen Steuerpflichtigen, der in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig und dort umsatzsteuerlich registriert ist
- lokale Verkäufe von Waren, für die der Lieferant umsatzsteuerpflichtig ist
Darüber hinaus wird die Nichtbestellung eines Steuervertreters bestraft, wenn diese Maßnahme vom Mitgliedstaat vorgeschrieben ist. Es können Strafzahlungen und Verzugszinsen anfallen, was die Rückerstattung der Umsatzsteuer beeinträchtigen kann.
Zur Erinnerung: Unternehmen, die in einem Drittland ansässig sind, das mit der EU eine Klausel über die gegenseitige Unterstützung bei der Beitreibung von Steuerforderungen vereinbart hat, sind von der Pflicht zur Ernennung eines Steuervertreters befreit. Zur Erfüllung aller Verpflichtungen ist eine Registrierung für die Umsatzsteuer jedoch weiterhin erforderlich.
Welche Pflichten hat ein Steuervertreter?
Der Steuervertreter sorgt dafür, dass die umsatzsteuerlichen Buchführungs- und Steuerpflichten für Umsätze in dem EU-Gebiet, in dem er seine Vertretung ausübt, eingehalten werden.
Daher muss der Steuervertreter:
- die Buchhaltung seines Mandanten für die auf europäischem Gebiet getätigten Geschäfte zu Lasten des Steuervertreters führen
- regelmäßige Umsatzsteuererklärungen auf Grundlage der vom Vertretenen bereitgestellten Dokumente einreichen und die vom Vertretenen geschuldete Umsatzsteuer entrichten
- Warenhandelsmeldungen (Instrastat-Erklärungen, DEB) und europäische Dienstleistungsmeldungen (DES) einreichen
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