El representante fiscal, una figura obligatoria en algunos países de la Unión Europea, es una función que está sujeta a ciertos prerrequisitos. Descubra qué condiciones son necesarias para el ejercicio de esta función.
El nombramiento de un representante fiscal es una obligación jurídica que ciertos miembros de la Unión Europea imponen a las empresas no comunitarias. Se trata del nombramiento de un operador que será responsable de los trámites de la empresa sujetos al impuesto sobre el valor añadido (IVA).
De esta forma, el representante acreditado que la empresa extranjera haya designado cumple con todas las obligaciones fiscales y de declaración del IVA del sujeto pasivo extracomunitario.
Para ser representante fiscal se deben cumplir ciertas condiciones. Si desea más información, consulte el artículo sobre la representación fiscal.
La información que figura en el presente artículo es general. Si necesita información específica para uno de los Estados miembro, no dude en ponerse en contacto con nuestros expertos.
¿Cómo se nombra a un representante fiscal?
El nombramiento de un representante fiscal debe tener lugar antes de llevar a cabo cualquier operación en el territorio de destino. Si la empresa está establecida en un país no que no pertenece a la Unión Europea, debe enviar un poder notarial debidamente firmado a la autoridad tributaria de la que depende.
Por lo tanto, el representante legal de la empresa debe solicitar por escrito un mandato de representación y remitirlo a las autoridades fiscales correspondientes. En él deberá proporcionar la siguiente información:
- Nombre y dirección de la empresa representada.
- Nombre y dirección del representante fiscal.
- Nombramiento del representante por parte de la empresa no residente en la UE.
- Aceptación del nombramiento por parte del representante.
- Compromiso del representante de cumplir con sus obligaciones.
- Fecha de entrada en vigor del mandato.
Los sujetos pasivos recibirán una respuesta por escrito en la que se les notificará la aprobación o denegación de su solicitud.
Por otro lado, la empresa no residente solo podrá nombrar a un representante para todos los servicios prestados.
¿Por qué se debe nombrar a un representante fiscal?
El nombramiento de un representante fiscal es una obligación legal que algunos países de la Unión Europea imponen a las sociedades no residentes en la UE cuando su país de establecimiento no dispone de una cláusula de asistencia mutua para el cobro de deudas tributarias y cuando realizan en el territorio comunitario operaciones por las cuales están sujetas al IVA.
Además de ser una obligación legal, permite que las empresas no establecidas en uno de los países de la UE disfruten de una alternativa simple y económica a la implantación física.
De hecho, el nombramiento de un representante fiscal ofrece a empresas extracomunitarias la posibilidad de entrar en el mercado europeo sin crear una filial, lo que les evita los costes y las limitaciones asociadas con la implantación.
El representante fiscal, en calidad de intermediario transparente, es responsable de cumplir con las autoridades fiscales locales todas las obligaciones relativas al IVA. De esta forma, toda la actividad de la empresa se gestiona desde el exterior.
Además, cuando una sociedad extranjera nombre a un representante fiscal en un Estado miembro de la Unión Europea y no disponga de una oficina permanente a efectos del impuesto de sociedades, no estará sujeta al pago del impuesto sobre la renta de dicho Estado miembro.
¿Cuáles son las funciones del representante fiscal?
El representante fiscal se encarga de las operaciones imponibles en nombre de una empresa establecida fuera de la UE. Es el garante del cumplimiento de sus clientes y vela por la observancia de las operaciones fiscales y contables de la empresa.
En concreto, el representante fiscal se encarga en nombre de su cliente de lo siguiente:
- El registro del IVA en la administración local.
- La gestión de las solicitudes de devolución del IVA.
- El control de los documentos y las operaciones realizadas.
- El pago del IVA.
- La comunicación con las autoridades fiscales locales.
- La asistencia en caso de inspección fiscal.
¿Cómo interviene el representante fiscal?
El representante fiscal proporciona apoyo integral a su cliente. Presta asistencia en todas las cuestiones relacionadas con el IVA.
En concreto, el representante fiscal interviene en:
- El análisis de la actividad. El representante llevará a cabo un control de la actividad con el fin de garantizar que se cumplan las normas locales vigentes.
- El control y la conformidad de las facturas. Antes de presentar una solicitud de devolución, el representante fiscal verifica si las facturas emitidas y recibidas son correctas para limitar los riesgos de rectificación y evitar cualquier problema a la hora de recuperar el IVA.
- El seguimiento normativo. El representante fiscal sigue de cerca la normativa e informa regularmente a su cliente sobre las reformas y los cambios en materia fiscal.
- La asistencia en caso de inspección. El representante fiscal acompaña a su cliente en caso de auditoría fiscal y defiende sus mejores intereses.
¿Cuándo se debe nombrar a un representante fiscal?
Siempre que una empresa establecida fuera de la Unión Europea esté sujeta al IVA en uno de los Estados miembro de la UE, será necesario nombrar a un representante fiscal acreditado en dicho Estado miembro.
De esta forma, las sociedades no establecidas en Europa que realicen, entre otras, alguna de las siguientes operaciones, deberán recurrir a un representante fiscal en el Estado miembro donde se lleve a cabo la operación:
- Una importación a un Estado miembro de la UE desde un tercer país de bienes para los cuales el IVA se autoliquida obligatoria y automáticamente en la declaración del IVA.
- Una exportación desde uno de los países de la UE a un tercer país.
- Una adquisición intracomunitaria de bienes en un país de la UE para otro país de la UE.
- Una entrega intracomunitaria de bienes desde un Estado miembro de la UE a un sujeto pasivo establecido y registrado a efectos del IVA en otro Estado miembro de la UE.
- Una venta local de bienes por los que el proveedor está sujeto al IVA.
Cuando el Estado miembro impone esta medida, no nombrar a un representante fiscal es sancionable. Pueden aplicarse sanciones e intereses de demora que podrían repercutir en la recuperación del IVA deducible.
Recordatorio: Las empresas establecidas en un tercer país que haya suscrito una cláusula de asistencia mutua para el cobro de deudas tributarias con la UE están exentas de nombrar a un representante fiscal. Sin embargo, sigue siendo necesario registrar el IVA para cumplir con sus obligaciones.
¿Cuáles son las obligaciones de un representante fiscal?
El representante fiscal vela por el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales relativas al IVA en las operaciones realizadas en el territorio de la UE donde ejerce su representación.
Por consiguiente, el representante fiscal debe:
- Llevar la contabilidad de su cliente para las operaciones realizadas en el territorio europeo a su cargo.
- Presentar periódicamente las declaraciones del IVA en función de la información proporcionada por el representado y pagar el IVA que este adeuda.
- Presentar declaraciones de intercambio de bienes (DEB) y declaraciones europeas de servicios (DES).
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