Le représentant fiscal, obligatoire dans certains pays de l’UE, est une fonction soumise à certains pré-requis. Découvrez les conditions nécessaires à l’exercice de cette fonction.
La désignation d’un représentant fiscal est une obligation légale imposée par certains membres de l’Union européenne aux entreprises non-établies dans l’Union européenne. Il s’agit de désigner un opérateur qui sera en charge des formalités de l’entreprise redevable de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Ainsi, le représentant accrédité désigné par l’entreprise étrangère réalise l’ensemble des obligations fiscales et déclaratives en matière de TVA de l’assujetti non-résident de l’UE.
Plusieurs conditions sont nécessaires pour être représentant fiscal. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à la représentation fiscale.
Par ailleurs, les informations fournies dans cet article sont générales. Pour des informations spécifiques à l’un des États membres, n’hésitez pas à faire appel à nos experts.
Comment désigner un représentant fiscal ?
La désignation d’un représentant fiscal doit être réalisée en amont de la réalisation de toute opération sur le territoire cible. L’entreprise ayant pour pays d’établissement un pays tiers à l’UE devra faire parvenir un pouvoir dûment signé auprès du service des impôts dont elle dépend.
Ainsi, une demande écrite pour un mandat de représentation doit être effectuée par le représentant légal de la société et transmise à l’administration fiscale. Cette dernière doit fournir les renseignements suivants :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise représentée ;
- Le nom et l’adresse du représentant fiscal ;
- La désignation par l’entreprise non-résidente de l’UE du représentant ;
- L’acceptation par le représentant de sa désignation ;
- L’engagement du représentant d’accomplir ses obligations ;
- La date de prise d’effet du mandat.
Les assujettis recevront une réponse par écrit les informant de la validation ou du refus de leur demande.
D’autre part, l’entreprise non-résidente ne peut désigner qu’un seul représentant pour l’ensemble des prestations de services effectuées.
Pourquoi désigner un représentant fiscal ?
Nommer un représentant fiscal est une obligation légale imposée par plusieurs pays de l’UE aux entreprises non-résidentes dans l’UE et ayant pour pays d’établissement un pays ne disposant d’aucune clause d’assistance mutuelle au recouvrement des créances fiscales et réalisant, sur ledit territoire de l’UE, des opérations pour lesquelles lesdites sociétés sont redevables de la TVA.
Au-delà d’une obligation légale, cela permet également aux entreprises non établies dans l’un des pays de l’UE de bénéficier d’une alternative simple et économique à l’implantation physique.
En effet, la désignation d’un représentant fiscal offre la possibilité aux entreprises non-résidente de l’UE de pénétrer le marché européen sans la création d’une filiale. Cela permet ainsi à l’entreprise de supprimer les coûts et les contraintes liés à une implantation.
En tant qu’intermédiaire transparent, le représentant fiscal se charge d’accomplir l’ensemble des obligations en matière de TVA auprès de l’administration fiscale locale. Ainsi, l’ensemble de l’activité de l’entreprise est gérée depuis l’étranger.
Par ailleurs, une société étrangère ayant désigné un représentant fiscal dans un État membre de l’Union européenne et ne disposant pas d’un établissement stable aux fins de l’impôt sur les sociétés, ne sera pas soumise au paiement de l’impôt sur les bénéfices de cet État membre.
Quelles sont les missions du représentant fiscal ?
Le représentant fiscal agit pour le compte d’une entreprise établie hors de l’UE réalisant des opérations taxables. Il est le garant de la conformité de ses clients et veille au respect des opérations fiscales et comptables de l’entreprise.
Ainsi, le représentant fiscal prend notamment en charge pour le compte de son client :
- L’immatriculation à la TVA auprès de l’administration locale ;
- La gestion des demandes de remboursement de la TVA :
- Le contrôle des documents et des opérations réalisées ;
- Établir les déclarations ;
- Le dépôt des demandes de remboursement ;
- Le suivi des demandes.
- Le paiement de la TVA ;
- Effectuer le lien avec les administrations fiscales locales ;
- Porter assistance en cas de contrôle fiscal.
Comment intervient votre représentant fiscal ?
Le représentant fiscal offre un accompagnement complet à son client. Il l’accompagne dans l’ensemble de ses problématiques liées à la TVA.
En effet, le représentant fiscal intervient sur :
- L’analyse de l’activité. Le représentant va effectuer un contrôle de votre activité afin de s’assurer du respect des règles locales en vigueur.
- Le contrôle et la conformité des factures. Avant tout dépôt de demande remboursement le représentant fiscale vérifie la conformité des factures émises et reçues pour limiter les risques de redressement et éviter tout problème lors de la récupération de la TVA.
- La veille réglementaire. Le représentant fiscal assure une veille réglementaire et informe son client de manière régulière sur les réformes et les changements en matière de fiscalité.
- L’assistance en cas de contrôle. Le représentent fiscale accompagne son client en cas de contrôle fiscal et défend au mieux ses intérêts.
Quand devez-vous désigner un représentant fiscal ?
Dès lors qu’une entreprise établie hors de l’Union européenne est redevable de la TVA dans l’un des États membres de l’UE, il est nécessaire de désigner un représentant fiscal accrédité dans ledit État membre.
Ainsi, les entreprises non établies en Europe réalisant notamment l’une des opérations suivantes doivent faire appel à un représentant fiscal dans l’État membre où l’opération est réalisée :
- Une importation de marchandises depuis un pays tiers vers un État membre de l’UE pour laquelle la TVA est obligatoirement et automatiquement autoliquidée dans la déclaration de TVA ;
- Une exportation depuis l’un des pays de l’UE vers un pays tiers ;
- Une acquisition intracommunautaire de marchandises dans un pays de l’UE vers un autre pays de l’UE ;
- Une livraison intracommunautaire de marchandises depuis un pays membre de l’UE à destination d’un assujetti établi et identifié à la TVA dans un autre État membre de l’UE ;
- Une vente locale de marchandises pour laquelle le fournisseur est redevable de la TVA.
D’autre part, le défaut de désignation d’un représentant fiscal, lorsque cette mesure est imposée par l’État membre, est sanctionné. Des pénalités et des intérêts de retard peuvent être appliqués ce qui peut affecter la récupération de la TVA déductible.
Pour rappel : les entreprises établies dans un pays tiers ayant conclu une clause d’assistance mutuelle au recouvrement des créances fiscales avec l’UE sont exemptées de nommer un représentant fiscal. Cependant, une immatriculation à la TVA reste nécessaire pour s’acquitter de ses obligations.
Quelles sont les obligations d’un représentant fiscal ?
Le représentant fiscal veille au respect des obligations comptables et fiscales liées à la TVA pour les opérations sur le territoire de l’UE sur lequel il exerce sa représentation.
Par conséquent, le représentant fiscal doit :
- Tenir la comptabilité de son client pour les opérations effectuées sur le territoire européen à la charge du représentant fiscal ;
- Déposer les déclarations de TVA périodiques sur la base des éléments fournis par le représenté et s’acquitter de la TVA due par ce dernier ;
- Déposer les Déclarations d’échanges de biens (DEB) et les Déclarations européennes de services (DES).
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