O representante fiscal, obrigatório em alguns países da UE, é uma função sujeita a determinados pré-requisitos. Descubra as condições necessárias para o exercício desta função.
A nomeação de um representante fiscal é uma obrigação legal imposta por alguns membros da União Europeia a empresas não estabelecidas na União Europeia. Trata-se de designar um operador que será responsável pelas formalidades da empresa sujeita ao imposto sobre o valor acrescentado (IVA).
Assim, o representante acreditado nomeado pela empresa estrangeira realiza todas as obrigações fiscais e de entrega de declarações em matéria de IVA do sujeito passivo não residente na UE.
São necessárias várias condições para ser representante fiscal. Para saber mais, consulte o nosso artigo dedicado à representação fiscal.
Ademais, as informações fornecidas neste artigo são genéricas. Para obter informações específicas de um dos Estados-Membros, não hesite em recorrer aos nossos peritos.
Como nomear um representante fiscal?
A nomeação de um representante fiscal deve ser efetuada antes da realização de qualquer transação no território-alvo. A empresa cujo país de estabelecimento é um país fora da UE terá de fazer chegar uma procuração devidamente assinada à repartição fiscal competente.
Deste modo, o representante legal da empresa deve apresentar um pedido escrito para um mandato de representação que é remetido para a autoridade fiscal. O pedido deve incluir as seguintes informações:
- O nome e endereço da empresa representada;
- O nome e endereço do representante fiscal;
- A nomeação do representante por parte da empresa não residente na UE;
- A aceitação pelo representante da sua nomeação;
- O compromisso do representante de cumprir as suas obrigações;
- A data de entrada em vigor do mandato.
Os sujeitos passivos receberão uma resposta escrita informando-os da validação ou recusa do seu pedido.
Por outro lado, a empresa não residente só pode nomear um representante para todos os serviços prestados.
Porquê nomear um representante fiscal?
A nomeação de um representante fiscal é uma obrigação legal imposta por vários países da UE às empresas não domiciliadas na UE e cujo país de estabelecimento não tenha uma cláusula de assistência mútua para a cobrança de créditos fiscais e que realize, nesse território da UE, transações em relação às quais essas empresas estejam sujeitas ao IVA.
Para além de uma obrigação legal, permite também que as empresas não estabelecidas num dos países da UE beneficiem de uma alternativa simples e económica à implantação física.
Na verdade, a nomeação de um representante fiscal dá a possibilidade de as empresas não residentes entrarem no mercado da UE sem a criação de uma filial. Isto permite à empresa eliminar os custos e os constrangimentos associados a uma implantação.
Na qualidade de intermediário transparente, o representante fiscal é responsável pelo cumprimento de todas as obrigações respeitantes ao IVA junto da administração fiscal local. Assim, toda a atividade da empresa é gerida a partir do estrangeiro.
Além disso, uma empresa estrangeira que tenha nomeado um representante fiscal num Estado-Membro da União Europeia e que não tenha um estabelecimento estável para efeitos do imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas, não estará sujeita ao pagamento do imposto sobre o rendimento nesse Estado-Membro.
Quais são as missões do representante fiscal?
O representante fiscal atua em nome de uma empresa estabelecida fora da UE que realiza transações tributáveis. É o garante do cumprimento dos seus clientes e assegura o cumprimento das operações fiscais e contabilísticas da empresa.
Assim, o representante fiscal encarrega-se, nomeadamente, em nome do seu cliente:
- Do registo para efeitos de IVA junto da administração local;
- Da gestão dos pedidos de reembolso do IVA;
- Do controlo dos documentos e das operações realizadas;
- Do pagamento do IVA;
- De fazer a ligação com as administrações fiscais locais;
- De prestar assistência em caso de fiscalização tributária.
Como atua o seu representante fiscal?
O representante fiscal oferece total apoio ao seu cliente. Apoia-o em todos os aspetos relativos ao IVA.
Com efeito, o representante fiscal atua sobre:
- A análise da atividade. O representante realizará um controlo da sua atividade para garantir o cumprimento das regras locais em vigor.
- O controlo e a conformidade das faturas. Antes de apresentar um pedido de reembolso, o representante fiscal verifica a conformidade das faturas emitidas e recebidas para limitar o risco de retificação e evitar quaisquer problemas aquando da recuperação do IVA.
- O acompanhamento regulamentar. O representante fiscal garante o acompanhamento regulamentar e informa o seu cliente, de forma regular, sobre reformas e alterações em matéria de fiscalidade.
- A assistência em caso de controlo. O representante fiscal acompanha o seu cliente em caso de auditoria fiscal e defende os seus melhores interesses.
Quando deve nomear um representante fiscal?
Sempre que uma empresa estabelecida fora da União Europeia esteja sujeita ao IVA num dos Estados-Membros da UE, é necessário nomear um representante fiscal acreditado nesse Estado-Membro.
Assim, as empresas não estabelecidas na Europa que efetuem, nomeadamente, uma das seguintes operações devem recorrer a um representante fiscal no Estado-Membro em que a operação é efetuada:
- Uma importação de mercadorias de um país terceiro para um Estado-Membro da UE, com o IVA a ser obrigatória e automaticamente imputado na declaração do IVA;
- Uma exportação de um dos países da UE para um país terceiro;
- Uma aquisição intracomunitária de mercadorias num país da UE para outro país da UE;
- Um fornecimento intracomunitário de mercadorias de um Estado-Membro da UE a um sujeito passivo estabelecido e identificado para efeitos de IVA noutro Estado-Membro da UE;
- Uma venda local de mercadorias em relação às quais o fornecedor está sujeito ao IVA.
Por outro lado, a não nomeação de um representante fiscal, quando esta medida for imposta pelo Estado-Membro, é punida. Podem ser aplicadas sanções e juros de mora que poderão afetar a recuperação do IVA dedutível.
Recorde-se : as empresas estabelecidas num país terceiro que tenha celebrado uma cláusula de assistência mútua para a cobrança de créditos fiscais com a UE estão isentas de nomear um representante fiscal. No entanto, o registo para efeitos do IVA continua a ser necessário para cumprir as suas obrigações.
Quais são as obrigações de um representante fiscal?
O representante fiscal assegura o cumprimento das obrigações contabilísticas e fiscais relacionadas com o IVA para as operações no território da UE em que exerce a sua representação.
Por conseguinte, o representante fiscal deve:
- Manter a contabilidade do seu cliente para as operações realizadas no território europeu, a expensas do representante fiscal;
- Entregar as declarações periódicas do IVA com base nos elementos fornecidos pelo representado e pagar o IVA devido por este último;
- Entregar as Declarações de Transação de Bens (DEB, na sigla em francês) e as Declarações Europeias de Serviços (DES, em francês).
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