À partir du 1er juillet 2024*, les entreprises soumises à la TVA seront légalement tenues de fournir des factures électroniques. Découvrez dans cet article comment vous pouvez mettre en place la dématérialisation de vos factures en toute sérénité, afin que vous soyez prêt en avance.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Une facture électronique, également connue sous le nom d’e-facture, est une facture qui ne nécessite pas de support papier.
Toutes les étapes, de la création à l’envoi, en passant par la réception et l’intégration de la facture, sont entièrement dématérialisées, ce qui facilite son intégration dans votre système comptable.
Avec la facture électronique, dites adieu au papier et bonjour à la simplicité.
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Qui est concerné par la facturation électronique ?
La facturation électronique concerne différents acteurs économiques en France. Voici les principaux concernés :
- Entreprises : Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique ou leur taille, sont concernées par la facturation électronique. Elles doivent être en mesure d’émettre et/ou de recevoir des factures électroniques, selon les obligations légales qui leur sont applicables.
- Entités publiques : Les entités publiques, telles que les administrations publiques, les collectivités territoriales, les établissements publics, etc., sont également concernées par la facturation électronique. Elles doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques émises par leurs fournisseurs et partenaires commerciaux.
- Fournisseurs de services de facturation électronique : Les fournisseurs de services spécialisés dans la facturation électronique proposent des solutions techniques et des plateformes permettant aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes aux normes légales et aux formats requis.
Il est essentiel que les acteurs concernés se familiarisent avec les obligations légales relatives à la facturation électronique et prennent les mesures nécessaires pour se conformer à ces exigences.
Quels sont les changements induits par l’adoption de la facture électronique ?
La facturation électronique obligatoire pour les transactions interentreprises (B2B) simplifie le traitement des factures entrantes et sortantes ainsi que la production des déclarations de TVA.
- Les factures entrantes peuvent être facilement intégrées dans les systèmes comptables des entreprises.
- Les factures sortantes peuvent être vérifiées à l’avance pour leur conformité, permettant ainsi le rejet immédiat des factures non conformes.
- Les clients peuvent suivre facilement l’avancement du traitement de leurs factures.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
Réduction des coûts
La facturation électronique peut réduire les coûts de traitement et d’envoi des factures papier, ainsi que les coûts liés à la gestion manuelle des paiements et des factures.
Gain de temps
La facture électronique permet de réduire le temps de traitement des factures, de l’émission à la réception, ainsi que le temps de gestion des litiges et des erreurs.
Fiabilité accrue
La facture électronique offre une meilleure traçabilité et une réduction des risques d’erreurs ou de pertes de factures. De plus, les échanges électroniques sont protégés par des systèmes de sécurité et d’authentification.
Respect de l’environnement
La facture électronique permet de réduire la consommation de papier et les émissions de CO2 associées à l’impression et à l’envoi de factures papier.
Quel est le calendrier* de l’introduction de la facture électronique ?
Le calendrier de mise en œuvre de la réforme a été élaboré pour permettre à tous les types d’entreprises et à leurs partenaires (tels que les éditeurs de logiciels et les plateformes de flux) de se préparer efficacement.
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France : Le gouvernement propose la facturation électronique obligatoire à compter de 2024
Que devez-vous faire en 2023 pour vous préparer à la facture électronique ?
La facturation électronique obligatoire simplifie le traitement des factures entrantes et sortantes.
Voici les principales actions qu’une entreprise doit envisager de mettre en place en 2023 afin de se préparer au passage à la facturation électronique obligatoire en France à partir du 1er juillet 2024* :
Identifier les processus de facturation actuels de l’entreprise
L’entreprise doit réaliser un état des lieux de ses processus de facturation afin d’identifier les processus susceptibles d’être impactés par le passage à la facturation électronique.
Se former
Il est important que les personnes impliquées dans le processus de facturation soient formées sur la facturation électronique et les outils informatiques à utiliser.
Identifier un prestataire de service de facturation électronique
L’entreprise doit sélectionner un prestataire de service de facturation électronique qui répond aux normes et aux standards en vigueur en France.
Adapter son système d’information
L’entreprise doit adapter son système d’information pour pouvoir émettre des factures électroniques conformes aux exigences légales et fiscales.
Tester le système
L’entreprise doit tester le système de facturation électronique avant la date d’entrée en vigueur de l’obligation pour s’assurer que tout fonctionne correctement.
Communiquer avec les partenaires commerciaux
L’entreprise doit communiquer avec ses partenaires commerciaux afin de s’assurer qu’ils sont également prêts pour le passage à la facturation électronique.
Mettre en place une solution d’archivage
L’entreprise doit mettre en place une solution d’archivage électronique conforme à la réglementation en vigueur pour garantir la conservation des factures électroniques sur le long terme.
Comment faire accepter la facture électronique à ses clients ?
Pour faciliter l’acceptation de la facture électronique par vos clients, voici quelques conseils pratiques :
- Communication proactive : Informez vos clients à l’avance de votre transition vers la facturation électronique. Expliquez les avantages de ce mode de facturation, tels que la réduction des coûts, la rapidité de traitement et la simplification administrative. Répondez à leurs éventuelles questions et préoccupations.
- Formation et assistance : Proposez une formation ou une assistance personnalisée à vos clients pour les aider à comprendre et à utiliser efficacement la facturation électronique. Mettez à leur disposition des ressources telles que des guides d’utilisation, des tutoriels ou des vidéos explicatives.
- Options de formats et de canaux : Offrez différentes options de formats de facturation électronique, adaptées aux préférences et aux capacités techniques de vos clients. Proposez des factures au format PDF, XML ou EDI, par exemple. Assurez-vous également de proposer plusieurs canaux de transmission, tels que les plateformes en ligne, les courriels sécurisés ou les portails dédiés.
- Personnalisation : Essayez d’adapter la facture électronique aux préférences de vos clients en termes de structure et de contenu. Respectez les éventuelles exigences spécifiques de chaque client en matière de numérotation, de données à inclure ou de formats de fichiers.
- Assistance technique : Fournissez une assistance technique réactive pour aider vos clients à résoudre tout problème technique ou difficulté rencontrés lors de l’utilisation de la facturation électronique. Répondez rapidement à leurs demandes d’assistance et proposez des solutions adéquates.
- Avantages supplémentaires : Mettez en avant les avantages supplémentaires de la facturation électronique, tels que la possibilité d’accéder à un historique complet des factures en ligne, la simplification de la gestion des paiements ou la réduction des erreurs de traitement.
En mettant en œuvre ces mesures, vous pouvez encourager vos clients à accepter et à adopter la facturation électronique, en leur offrant un soutien adapté et en mettant en évidence les avantages qui en découlent.
En conclusion, il est essentiel de se préparer dès maintenant à l’obligation de la facture électronique en France à partir de 2024*. En anticipant ces changements, vous vous assurez d’être en conformité avec la législation en vigueur et de faciliter vos transactions commerciales.
Ne laissez pas cette évolution vous prendre au dépourvu et assurez la continuité de vos activités commerciales en vous conformant aux exigences légales.
Chez ASD Group, nous nous préparons dès à présent pour nos clients en mettant en œuvre toutes les mesures nécessaires pour faciliter la transition vers la facturation électronique. N’hésitez pas à contacter nos experts pour plus d’information.
Le contenu de cette page est destiné à un usage informatif et ne constitue pas un conseil juridique, financier ou fiscal. Pour des conseils spécifiques applicables à votre entreprise, veuillez contacter ASD Group.
