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Les formulaires W-8 et W-9 aux USA : le guide essentiel

Temps de lecture : 4 minutes

L’expansion sur le marché des États-Unis représente souvent une opportunité majeure pour les entreprises non-américaines cherchant à croître et à réussir au niveau mondial. Cette démarche peut ouvrir l’accès à l’une des plus grandes économies mondiales.

Pour les entreprises non américaines qui s’aventurent sur le vaste et lucratif marché des États-Unis, il est essentiel de comprendre et de respecter la réglementation fiscale américaine et exigences légales. Deux formulaires jouent un rôle essentiel dans ce parcours : les formulaires W-9 et W-8.

Les formulaires W-8 et W-9 sont essentiels pour les entreprises et les particuliers qui entretiennent des relations commerciales avec des sociétés aux États-Unis, particulièrement sous l’angle de la conformité fiscale.

Vous a-t-on déjà demandé de remplir un formulaire W-9 ou W-8 ? Nous vous expliquons à quoi servent ces formulaires.

Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?

Le formulaire W-9 est un document officiel de l’Internal Revenue Service (IRS), l’administration fiscale des États-Unis qui collecte l’impôt sur le revenu et des taxes diverses sur l’emploi, les sociétés et les successions notamment. Il est exigé auprès des individus ou entreprises fournissant des biens ou services. Voici ce que contient généralement le formulaire W-9 :

  • Le nom légal de l’entreprise.
  • Le Numéro d’Identification Fiscale (TIN), qui est un numéro d’identification attribué aux contribuables par les administrations fiscales.

Quelle est l’utilité du formulaire W-9 ?

L’utilité du formulaire W-9 est de collecter les informations fiscales nécessaires pour respecter les obligations de déclaration de revenu aux États-Unis. Son objectif principal est de recueillir les informations d’identification d’une personne ou d’une entité, telles que :

  • Information sur le TIN : L’objectif premier du formulaire W-9 est de recueillir le TIN du destinataire. Cela permet d’assurer une identification de la personne ou entreprise et une déclaration correcte à l’IRS.
  • Rapport d’Informations : Les entités américaines utilisent les informations fournies sur le formulaire W-9 pour préparer les déclarations d’informations, facilitant la documentation des paiements à des entités non-américaines.

Conseil pratique : Si une entreprise américaine vous demande de remplir un formulaire W-9, fournissez des informations précises, y compris votre TIN. Ne pas le faire peut entraîner une retenue à la source, où un pourcentage de vos revenus sera retenu à des fins fiscales.

Qu’est-ce que le formulaire W-8 ?

Le formulaire W-8 est un document utilisé par les non-résidents américains pour certifier leur statut d’étranger et établir leur éligibilité à des exemptions ou réductions de retenue à la source sur les paiements qu’ils reçoivent des États-Unis.

La série W-8 comprend divers formulaires adaptés à différents types d’entités étrangères. Les formulaires couramment utilisés incluent W-8BEN, W-8BEN-E et W-8ECI, chacun répondant à des circonstances spécifiques basées sur le statut étranger du destinataire et la nature des revenus. Voici quelques détails sur ces différents formulaires :

  • W-8BEN : Utilisé par les individus non américains pour certifier leur statut de non-résident afin d’éviter la double imposition ou de bénéficier de taux de retenue réduits en vertu d’un traité fiscal.
  • W-8BEN-E : Utilisé par les entités étrangères pour certifier leur statut de non-résident afin d’éviter la double imposition ou de bénéficier de taux de retenue réduits en vertu d’un traité fiscal.
  • W-8ECI : Utilisé par les personnes non américaines (individus ou entités) pour déclarer que certains revenus sont liés à des activités commerciales ou des affaires menées aux États-Unis et sont donc imposables.

Quelle est l’utilité du formulaire W-8 ?

Le formulaire W-8 permet aux non-résidents étrangers de certifier leur statut fiscal et de réclamer des avantages fiscaux sur les revenus qu’ils perçoivent aux États-Unis, notamment pour :

  • La demande d’avantages liés des traités fiscaux : Les sociétés étrangères peuvent utiliser les formulaires W-8 pour déclarer leur statut étranger, leur permettant de revendiquer des taux d’imposition réduits ou des exemptions selon les conventions fiscales applicables entre les É.-U. et leur pays d’origine.
  • Éviter la retenue à la source : Compléter un formulaire W-8 aide les sociétés étrangères à éviter la retenue à la source sur leurs revenus d’origine américaine.

Information pratique : Pour tirer parti des dispositions des traités fiscaux, il est crucial pour les entités non-américaines de remplir le formulaire W-8 correct qui correspond à leur statut et au type de revenus reçus de sources américaines.

Que faire si une entreprise américaine vous demande de remplir un formulaire W-8 ou W-9 ?

Différents formulaires W-8 et W-9
Différents formulaires possibles W-8 et W-9.

Si une entreprise américaine vous demande de remplir un formulaire W-8 ou W-9, cela signifie qu’elle a besoin de vos informations fiscales pour des raisons de déclaration et de retenue à la source. Voici ce que vous devez faire dans chaque cas :

  • Analyser la demande : Déterminez votre situation d’affaires aux USA et la pertinence du type de formulaire à remplir.
  • Préparer les informations : Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires, telles que votre TIN pour le W-9 ou des détails sur votre statut étranger pour le formulaire W-8 pertinent.

Quelles sont les informations essentielles à retenir ?

Lorsqu’une entreprise américaine vous demande de remplir un formulaire W-8 ou W-9, il est essentiel de comprendre les informations clés à retenir. Voici les points essentiels à garder à l’esprit :

  • L’entrée sur le marché américain offre une opportunité majeure pour les entreprises non-américaines désirant se développer globalement, grâce à l’accès à l’une des plus grandes économies mondiales.
  • Les entreprises doivent comprendre et se conformer à un ensemble complexe de réglementations et d’exigences légales, notamment fiscales, pour opérer aux États-Unis.
  • Ces formulaires sont importants pour les entreprises et les particuliers engagés dans des activités commerciales avec des entités américaines, en particulier pour la conformité fiscale.
  • Formulaire W-9 : Demande les informations telles que le nom légal et le Numéro d’Identification Fiscale (TIN), essentielles pour l’identification fiscale et la documentation des paiements. Fournir rapidement des informations précises, y compris le TIN, pour éviter des retenues à la source.
  • Formulaire W-8 (W-8BEN, W-8BEN-E, W-8ECI) : Utilisés par les entreprises étrangères pour certifier leur statut de non-résident, éviter la double imposition, et bénéficier de taux de retenue réduits ou d’exemptions en vertu de traités fiscaux. Choisir le formulaire approprié en fonction du statut et des revenus pour tirer parti des avantages des traités fiscaux et éviter la retenue à la source.

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