Si votre entreprise réalise des ventes au Canada et envoie des employés non-résidents travailler temporairement au Canada, il est essentiel de connaitre les obligations qui y sont liées et les solutions possibles.
Dans un article précédent, nous avons expliqué ce qu’est une dérogation pour employé non-résident et démystifié ses avantages et ses exigences.
Dans le présent article, nous allons démêler les complexités de l’attestation d’employeur non résident, en vous fournissant les connaissances essentielles pour naviguer dans le paysage fiscal canadien en toute confiance.
Nous vous donnerons des conseils pratiques pour vous aider à mieux comprendre cette solution.
À la fin de cet article, vous aurez une bonne idée des obligations fiscales de votre entreprise lorsqu’elle envoie des employés non-domiciliés au Canada et des outils pour naviguer facilement sur ce terrain.
Pourquoi des obligations fiscales ?
Les employés non-résidents qui travaillent temporairement au Canada ont les mêmes obligations de retenue, de versement et de déclaration que les employés résidents canadiens.
Cela signifie que tout employeur, y compris un employeur non-résident, doit retenir des montants au nom de l’obligation fiscale de l’employé au Canada, même si l’employé est susceptible d’être exonéré d’impôt en raison d’une convention fiscale.
Pour être exempté de l’obligation de retenue, le salarié doit demander et obtenir une dérogation à l’impôt sur le revenu auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) si les conditions sont remplies.
Toutefois, les employeurs non-résidents admissibles qui versent des revenus d’emploi à des employés non-résidents admissibles pour l’exécution de tâches au Canada peuvent obtenir une certification d’employeur non-résident afin de bénéficier de l’allègement de la retenue à la source de l’impôt sur le revenu :
Qu’est-ce qu’une attestation d’employeur non-résident ?
Cette certification sert de mécanisme pour simplifier les procédures de conformité fiscale tant pour l’employeur que pour les employés. Lorsqu’une entreprise non-résidente obtient la certification, cela signifie qu’elle répond à certains critères fixés par l’Agence du revenu du Canada (ARC). La certification permet à l’entreprise d’être exemptée de l’obligation de retenir et de verser l’impôt sur le revenu au nom de ses employés non-résidents travaillant au Canada.
Quelles sont les conditions à remplir ?
Pour obtenir la certification d’employeur non-résident au Canada, l’employeur non-résident et ses employés doivent satisfaire à certains critères.
Statut de non-résident
L’employeur doit être un non-résident du Canada à des fins fiscales. Cela signifie que la société n’est pas constituée ou résidente au Canada et qu’elle n’a pas d’établissement permanent au Canada. Un établissement permanent est une place d’affaires fixe, telle qu’un bureau, une succursale ou une usine, par l’intermédiaire de laquelle l’employeur exerce son activité au Canada.
Admissibilité aux conventions fiscales
L’employeur doit être résident d’un pays ayant conclu une convention fiscale avec le Canada. Les conventions fiscales sont des accords bilatéraux qui empêchent la double imposition et déterminent le traitement fiscal des activités transfrontalières.
Employés admissibles
Les employés envoyés pour travailler au Canada doivent également répondre à certains critères (citoyenneté, pays de résidence, montant du salaire payé au Canada, seuil de 10 000 $CAN…etc.) Pour être éligible, la période totale d’emploi au Canada ne doit pas dépasser 45 jours au cours de l’année civile. L’emploi au Canada ne dure pas plus de 90 jours et les employés éligibles ne sont pas présents au Canada pendant plus de 183 jours au cours d’une période de 12 mois.
Activités pertinentes
Les activités de l’employeur au Canada doivent entrer dans le champ d’application de la convention fiscale et être éligibles à la certification. Les activités admissibles les plus courantes sont la participation à des réunions, à des programmes de formation ou la fourniture d’expertise et de conseils sur une base temporaire.
La demande doit être reçue au moins 30 jours avant qu’un employé non-résident admissible ne commence à fournir des services au Canada ou que le paiement initial pour les services d’emploi ne soit effectué.
Processus de demande : L’employeur doit remplir et soumettre à l’ARC la demande d’attestation d’employeur non-résident. La demande requiert des informations détaillées sur l’employeur, les employés, la nature du travail au Canada et les dispositions des conventions fiscales.
Voici deux exemples d’études de cas qui illustrent des scénarios dans lesquels les employés non-résidents peuvent déclencher une obligation de retenue d’impôt pour les entreprises non-résidentes opérant au Canada :
Études de cas : scénarios déclenchant une obligation de retenue d’impôt à la source au Canada
Contrat de projet de construction
Exemple de l’entreprise ABC Construction (basée en Europe)
Scénario : ABC Construction obtient un important projet de construction au Canada. Pour mener à bien ce projet, elle envoie une équipe de travailleurs qualifiés depuis son siège européen. Ces travailleurs européens sont des non-résidents du Canada. Étant donné que le projet de construction implique la prestation de services au Canada, ABC Construction est tenue d’effectuer une retenue d’impôt à la source. L’entreprise doit déduire et verser les impôts requis sur les salaires versés aux employés non-résidents travaillant sur le projet.
Engagement de services de conseil
Exemple d’une société de conseil internationale (basée aux États-Unis)
Scénario : Une société de conseil internationale est engagée par un client canadien pour fournir des services de conseil. Dans le cadre de cette mission, elle envoie une équipe de consultants depuis ses bureaux de New York pour travailler sur place avec le client. Les consultants sont des non-résidents du Canada.
En raison de la nature de leur travail, les consultants non-résidents sont réputés rendre des services au Canada. Par conséquent, Global Consulting Firm est responsable de la retenue et du versement des impôts en leur nom, conformément à la réglementation fiscale canadienne.
Ces études de cas mettent en lumière différents scénarios dans lesquels les employés non-résidents travaillant au Canada peuvent entraîner des obligations de retenue d’impôt pour leurs entreprises respectives.
Quels sont les avantages de la certification de l’employeur non-résident ?
Allégement de la retenue d’impôt
La certification de l’employeur non-résident permet de s’affranchir de certaines obligations en matière de retenue à la source. Normalement, lorsque des employés non-résidents travaillent au Canada, leurs employeurs sont tenus de retenir et de verser l’impôt sur le revenu en leur nom. Toutefois, les employeurs éligibles peuvent être exemptés de cette obligation de retenue, ce qui se traduit par une amélioration des flux de trésorerie et une réduction des charges administratives.
Économies de coûts
En éliminant la nécessité de retenir et de verser l’impôt sur le revenu, la certification peut entraîner des économies substantielles pour les employeurs non résidents. Au lieu d’allouer des ressources aux procédures de conformité fiscale, les entreprises peuvent consacrer ces fonds à d’autres priorités, telles que l’expansion, la recherche et le développement, ou les programmes de développement des employés. Cela peut contribuer à une exploitation plus efficace et plus saine sur le plan financier.
Simplification des procédures de paie
La gestion des salaires des employés non-résidents peut s’avérer complexe, compte tenu des diverses réglementations et exigences fiscales. Toutefois, grâce à la certification, les entreprises bénéficient de processus de paie simplifiés. En éliminant la nécessité de retenir l’impôt à la source, les employeurs peuvent rationaliser leurs opérations de paie, ce qui réduit les complexités administratives et améliore l’efficacité. La certification peut être valable jusqu’à deux ans.
Amélioration de la satisfaction des employés
Lorsque les employés non-résidents sont soumis à une retenue d’impôt, cela peut créer des complications et des frustrations. En obtenant la certification, vous allégez ce fardeau pour vos employés, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et un meilleur moral. Des employés plus heureux sont plus susceptibles d’être engagés, productifs et motivés, contribuant ainsi au succès global de votre organisation.
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Note : Cet article fournit des informations générales sur les obligations fiscales pour les entreprises non-résidentes envoyant des employés au Canada et la dispense fiscale pour les employés non-résidents.
Le contenu de cette page est destiné à un usage informatif et ne constitue pas un conseil juridique, financier ou fiscal.
Cependant, les lois fiscales peuvent être complexes et varier d’un cas à l’autre. Il est donc conseillé de nous consulter pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
