Alemanha: quais são os prazos da faturação eletrónica?

Quando é que a faturação eletrónica se torna obrigatória na Alemanha?

A faturação eletrónica B2B é progressivamente tornada obrigatória na Alemanha¹. Desde 1 de janeiro de 2025, as empresas estabelecidas na Alemanha devem estar em condições de receber faturas eletrónicas. Estão previstos períodos transitórios para a emissão das faturas.

Que empresas são abrangidas pela faturação eletrónica na Alemanha?

A reforma abrange principalmente as transações B2B domésticas realizadas entre empresas estabelecidas na Alemanha. As empresas abrangidas devem adaptar progressivamente os seus sistemas e processos de faturação às novas exigências.

Devem, nomeadamente, ser capazes de:

• receber faturas eletrónicas;
• emitir faturas num formato estruturado;
• tratar automaticamente os dados de faturação;
• assegurar a sua conservação eletrónica em conformidade com as exigências aplicáveis.

Que formatos de fatura eletrónica são utilizados na Alemanha?

As faturas eletrónicas devem, nomeadamente, ser conformes à norma europeia EN 16931. Os dois principais formatos encontrados na Alemanha são:

• XRechnung : um formato XML estruturado destinado ao tratamento automatizado dos dados;
• ZUGFeRD : um formato híbrido que associa um documento PDF e dados XML estruturados.

Um simples PDF enviado por e-mail não corresponde, por si só, à definição de uma fatura eletrónica estruturada.

Quais são as principais exigências, exceções e regras de arquivo na Alemanha?

A faturação eletrónica obrigatória na Alemanha abrange principalmente as transações B2B nacionais realizadas entre duas empresas estabelecidas na Alemanha. As faturas devem ser emitidas num formato eletrónico estruturado conforme à norma europeia EN 16931³, como a XRechnung ou a ZUGFeRD em versão híbrida, de forma a permitir o seu tratamento eletrónico.

Algumas operações beneficiam, no entanto, de exceções:

As empresas devem igualmente respeitar obrigações de arquivo específicas. As faturas eletrónicas devem ser conservadas durante 8 anos e a parte estruturada da fatura deve ser preservada intacta no seu formato de origem, de forma a garantir a integridade e a explorabilidade dos dados durante toda a duração legal de conservação.

Como devem as empresas preparar-se para os próximos prazos?

As empresas abrangidas devem antecipar a evolução dos seus processos de faturação eletrónica, verificando nomeadamente:

1. As operações abrangidas pela obrigação;
2. A capacidade das suas ferramentas para receber e tratar faturas eletrónicas;
3. A compatibilidade do seu ERP ou software de faturação com os formatos exigidos;
4. As modalidades de emissão e de transmissão das faturas;
5. As regras de arquivo eletrónico aplicáveis.

Uma auditoria de IVA e dos fluxos de faturação permite igualmente identificar antecipadamente os eventuais riscos de conformidade e as adaptações necessárias à passagem para a faturação eletrónica.

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Fontes:

1. Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 (em alemão) ↩︎
2. Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (em alemão) ↩︎
3. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (pdf em alemão) ↩︎